Comment gérer la trésorerie d'une association ?
La gestion de la trésorerie d'une association consiste à contrôler ses dépenses et ses recettes, à prévoir ses entrées et ses sorties d'argent et à veiller qu'il y ait toujours de l'argent en caisse.
Qui doit gérer la trésorerie d'une association ?
Le trésorier de l'association a pour mission de gérer la trésorerie de l'association, c'est-à-dire de :
- contrôler le bon versement des cotisations par les membres ;
- effectuer un suivi des dépenses et établir un classement de leurs justificatifs ;
- établir le budget prévisionnel soumis à l'assemblée générale ;
- participer à l'élaboration du dossier en cas de demande de subvention en établissant notamment le budget prévu pour chaque activité ;
- gérer le compte bancaire et servir d'interlocuteur avec le banquier ;
- établir un rapport financier présenté à l'assemblée annuelle.
Mais, le trésorier d'une association doit également assurer la gestion des salaires, des subventions et la détermination du régime fiscal de l'association.
La gestion des salaires
L'association dispose de diverses possibilités pour gérer les salaires :
- la gestion directe : l'association effectue l'ensemble des opérations (DPAE, contrat de travail, bulletins de salaires, déclarations et paiements des charges sociales, DSN, arrêt maladie, ...),
- l'utilisation du chèque emploi associatif : l'association reste l'employeur mais le travail administratif est simplifié, et les calculs sont faits par l'URSSAF. L'association se contente de payer le salaire net au salarié et de communiquer (par internet) les éléments de calculs à l'URSSAF qui prélève directement les cotisations,
- le recours à une association intermédiaire qui sera l'employeur et mettra à disposition la personne. Dans ce cas, une facture sera établie par l'association intermédiaire qu'il suffira de régler.
Dans tous les cas de figure, l'association reste responsable de la personne qui intervient pour son compte.
La gestion des subventions
Il appartient au trésorier d'effectuer les demandes de subvention auprès des différents financeurs potentiels :
- les collectivités locales (mairie, communauté de commune, conseil général, conseil régional),
- l'État et ses services déconcentrés (Direction régionale des Affaires culturelles (DRAC), Direction régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale (DRJSCS), Directions régionales de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREAL), ...), Ministère du Tourisme,
- les structures parapubliques qui financent en fonction de thématiques qui leur sont propres (CAF, ANCV, DLA - France Active, ...).
Les subventions représentent une partie significative des ressources de certaines associations. Aucune loi n'oblige l'Etat ou une collectivité à verser une subvention à une association.
La détermination du régime fiscal de l'association
Association à but non lucratif ne veut pas dire association non fiscalisée !
La détermination du régime fiscal de l'association nécessite une étude approfondie de son mode de gestion et de la nature de ses activités.
Quels documents le trésorier doit-il utiliser pour gérer la trésorerie de l'association ?
Documents juridiques
Le trésorier de l'association doit avoir à sa disposition :
- la copie des statuts de l'association et du règlement intérieur, s'il y en a un,
- la liste des membres du conseil d'administration (adresse, dates de renouvellement...),
- la liste des adhérents pour déterminer ceux qui sont à jour de leur cotisation,
- les contrats en cours conclus par l'association : bail, téléphone, électricité...,
- les notifications de subvention.
Documents comptables
Il faut remettre au trésorier de l'association :
- le journal de banque : extraits de compte bancaire et carnets de chèques,
- l'inventaire des biens dont l'association est propriétaire : matériel et stocks,
- les bilans des 3 derniers exercices précédents,
- les procès-verbaux des assemblées générales ordinaires précédentes,
- le tableau des emprunt et des contrats de prêt.
Documents sociaux
Si l'association emploie des salariés, le trésorier de l'association doit se voir remettre :
- les déclarations aux différents organismes sociaux,
- le registre de médecine du travail,
- le registre du personnel,
- l'état des congés payés ainsi que les feuilles de demandes acceptées,
- l'état du plan de formation,
- les fiches de risques par poste de travail.
Comment le trésorier doit-il classer les documents ?
Dossier des factures
Le trésorier de l'association doit ouvrir 2 classeurs :
- un classeur "factures à payer",
- un classeur "factures payées".
A la réception de chaque facture, le trésorier doit vérifier la réalité de la dépense, c'est-à-dire déterminer qui a effectué la commande et si les quantités ou les marchandises reçues sont conformes à ce qui a été commandé.
Le trésorier doit ensuite attribuer un numéro à chaque pièce (les numéros doivent impérativement se suivre) puis mettre la facture dans le dossier "factures à payer".
Une fois la facture payée, le trésorier doit :
- inscrire la mention : payée le .............. par (nom de la banque).............. chèque n° ............. du (date de jour) ...........................,
- attribuer un numéro à chaque facture et justificatif,
- conserver chaque facture ou justificatif dans le classeur “factures payées”.
Au début de l'année comptable suivante, il faudra reprendre le classeur “factures à payer” et archiver les autres documents, à l'exception des factures payées d'immobilisations qui seront insérées dans le dossier des immobilisations.
Dossier des relevés bancaires
Le trésorier de l'association doit constituer un dossier des relevés bancaires.
A réception de chaque relevé bancaire, le trésorier procède à 4 opérations :
- il vérifie les montants indiqués (paiements et versements),
- il pointe les paiements sur les talons de chéquiers,
- il annote sur l'extrait de compte la nature des sommes payées,
- il classe les relevés bancaires par ordre chronologique (dates d'émission).
Dossier des fiches de caisse
Pour gérer les opérations qui ne donnent pas lieu à facture, le trésorier doit constituer un dossier des fiches de caisse.
Pour tenir son dossier de caisse, le trésorier procède à 3 opérations :
- il procède à une vérification de la fiche de caisse. Après vérification, la fiche de caisse est émargée par la personne qui l'a établie et par le trésorier quand il est d'accord,
- il attribue à la fiche de caisse un numéro à chaque pièce,
- il classe la fiche de caisse dans le dossier.
Dossier correspondance
Le dossier correspondance doit comprendre :
- les courriers émis ou reçus par le trésorier, classés et numérotés par ordre chronologique,
- les différents contrats et conventions en cours,
- le contrat de bail.
Dossier des immobilisations
Le dossier des immobilisations doit comprendre :
- la copie ou l'original de toutes les factures d'immobilisation,
- le détail de l'inventaire établi en fin d'exercice,
- le tableau des amortissements des immobilisations.
Au début de l'année comptable suivante, il faudra reprendre le dossier des immobilisations, et y insérer les factures payées d'immobilisations.
Comment changer le trésorier d'une association ?
Le conseil d'administration doit valider la nomination du trésorier par une délibération avec trace écrite de ses pouvoirs.
Le Président et le trésorier sont normalement les seules personnes disposant de la signature du compte bancaire de l'association.
Le nouveau trésorier doit notamment :
- utiliser les documents des différents organismes bancaires pour réaliser les changements de signature,
- récupérer les différents documents bancaires : remises de chèques, remises d'espèces, avis de virements,
- demander confirmation du solde bancaire indiqué par le précédent trésorier,
- récupérer le journal de banque utilisé par le précédent trésorier,
- vérifier que l'association est à jour de ses différents paiements.