Quelles sont les règles qui s'appliquent à l'embauche d'un salarié ?

Un employeur est contraint de respecter le droit du travail, quel que soit son statut juridique (société, entreprise individuelle, association...).

Comment déterminer les règles à suivre ?

Un nouvel employeur, même lorsqu'il embauche un salarié pour la première fois, entre dans un cadre juridique précis comprenant des devoirs et des obligations.

Il se retrouve ainsi lié notamment à la réglementation issue du Code du travail et surtout de la convention collective du métier qu'il exerce.

C'est de la convention collective que découlent un grand nombre des obligations de l'employeur : clauses obligatoires du contrat de travail, salaire minimum à verser, avantages dont le salarié doit bénéficier, régime de prévoyance, OPCO, retraite complémentaire....

Le Code du travail et les décisions des tribunaux, notamment celles rendues par la Chambre sociale de la Cour de cassation, mettent eux aussi en place des règles obligatoires : documents à remettre au salarié, environnement de travail à assurer, règles d'hygiène et de sécurité à respecter...

Que faut-il faire avant d'embaucher une salarié ?

Se procurer sa convention collective

La convention collective est un document important qui précise ce qu'un employeur a le droit de faire ou de ne pas faire, de la phase de recrutement jusqu'à la toute fin du contrat de travail.

Il est possible de se procurer la convention collective applicable à l'activité principale de l'entreprise sur le site legifrance.gouv.fr via le code APE, un code composé de 4 chiffres et de 1 lettre, obtenu lors de l'inscription au registre du commerce et des sociétés.

Rédiger un DUER

Le DUER ou document unique d'évaluation des risques professionnels est un document dont la rédaction est obligatoire.

Il doit lister les risques liés aux métiers exercés dans l'entreprise, le but étant de prendre conscience des éléments de protection qui font défaut sur une unité de travail ou par métier.

En général, il faut s'appuyer sur le bilan annuel ou le registre unique de sécurité. Mais, dans le cadre d'une première embauche, il faudra se tourner vers la médecine du travail.

Le DUER doit être mis à jour annuellement.

Lorsqu'un salarié est exposé à d'importants facteurs de risques professionnels (bruit, travail de nuit, températures extrêmes...), l'employeur doit réaliser une fiche de pénibilité et le salarié bénéficier d'un compte professionnel de prévention sur lequel il accumule des points.

Afficher les informations obligatoires

De nombreux articles de loi, informations ou contacts doivent être affichés sur le lieu de travail : coordonnés de l'inspecteur du travail ou du médecin du travail, horaires de travail, jours et heures de repos collectifs, textes des articles du Code du travail réprimant le harcèlement moral et le harcèlement sexuel...

Il existe des modèles à remplir sur internet, qu'il faudra simplement compléter par les informations qui concernent l'entreprise.

Créer un registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est un document obligatoire sur lequel sont consignés le premier jour de l'embauche de chaque salarié ou stagiaire.

Ce document peut être demandé par l'inspecteur du travail à tout moment.

S'inscrire à un service de santé au travail

Chaque nouvel employé doit subir une visite d'information et de prévention.

Il appartient à l'employeur de s'inscrire à un service de santé au travail et de prendre un rendez-vous dans les 3 mois de l'arrivée du nouveau salarié.

Pour trouver le centre de médecine du travail auquel l'entreprise est rattachée, il est possible de consulter un annuaire sur le site Internet du centre de ressources pour les professionnels de la santé du travail.

La réglementation à respecter en matière de médecine au travail (visites médicales, rémunération des arrêts maladie, inaptitude...) est assez complexe et évolue au gré des décisions des tribunaux. C'est pourquoi il est recommandé de suivre régulièrement des formations droit du travail.

S’inscrire à une caisse de retraite complémentaire, prévoyance et mutuelle

La retraite complémentaire est obligatoire pour tous les salariés. Pour connaître sa caisse de retraite lorsque la convention collective ne donne aucune information, il faut se munir de son IDCC et se rendre sur le site de l'Agirc Arrco.

Il n'est pas obligatoire de souscrire une prévoyance pour les salariés non-cadres, sauf dispositions contraires de la convention collective ou d'accord de branche. Pour les cadres, la prévoyance est obligatoire et l'organisme de prévoyance est généralement inscrit dans la convention collective.

L’employeur doit également faire bénéficier tous ses salariés d'une mutuelle, sauf s'ils disposent déjà d’un régime de remboursement complémentaire des frais de santé.

Cotiser à un opérateur de compétences

L’opérateur de compétence est un organisme, souvent nommé dans la convention collective, chargé de financer et d’accompagner la formation professionnelle.

L'employeur doit obligatoirement cotiser pour cet organisme.

Un employeur doit organiser, au moins 1 fois tous les 2 ans, un entretien avec ses salariés, pour déterminer leurs besoins en formation.