Organiser un repas associatif

L'organisation de repas associatifs ouverts au public nécessite de respecter des rÚgles strictes en matiÚre d'hygiÚne et de sécurité alimentaire.

Elles rĂ©gissent chaque phase de l'organisation du repas associatif, depuis la prĂ©paration et la conservation des aliments (dĂ©cret du 16 septembre 2009), en passant par leur transport (arrĂȘtĂ© du 21 dĂ©cembre 2009) et leur distribution aux convives (arrĂȘtĂ© du 9 mai 1995).

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Stockage des aliments servant à préparer le repas associatif

Les aliments servant Ă  prĂ©parer les plats servis au cours d'un repas associatif doivent ĂȘtre protĂ©gĂ©s par des enveloppes de papier alimentaire, des films alimentaires plastiques ou des vitrines rĂ©frigĂ©rĂ©es et conservĂ©s aux tempĂ©ratures rĂ©glementaires.

Viandes, abats, produits laitiers, prĂ©parations froides et produits Ă©laborĂ©s doivent ĂȘtre conservĂ©s Ă  une tempĂ©rature infĂ©rieure ou Ă©gale Ă  4° C :

  • Produits de la pĂȘche et de la mer : 2° C ou moins
  • Produits congelĂ©s : -12° C ou moins
  • Produits surgelĂ©s ou glaces : –18° C ou moins
  • Repas prĂ©parĂ©s conservĂ©s : au chaud (63° C) ou au froid (3° C ou moins)

L'utilisation d'Ă©quipements frigorifiques est impĂ©rative pour la conservation et le rangement par catĂ©gories des produits frais, congelĂ©s ou surgelĂ©s aux tempĂ©ratures rĂ©glementaires. De mĂȘme, l'utilisation de vĂ©hicules agrĂ©Ă©s par les services vĂ©tĂ©rinaires et munis d'un thermomĂštre est nĂ©cessaire au transport des denrĂ©es alimentaires servant Ă  la prĂ©paration des repas associatifs.

Lieu de préparation du repas associatif

Les lieux oĂč sont prĂ©parĂ©s les aliments sont soumis Ă  une rĂšglementation stricte. Peu importe que ce lieu ne serve qu'occasionnellement Ă  l'organisation de repas ou que celui-ci soit en plein air.

Les locaux utilisĂ©s pour prĂ©parer le repas associatif doivent ĂȘtre prĂ©vus Ă  cet effet : locaux d'un professionnel de l'alimentation (boucher, traiteur, restaurateur, etc.), cuisine de salle des fĂȘtes ou de cantine scolaire.

Ils doivent ĂȘtre propres et rĂ©guliĂšrement entretenus avec des dĂ©tergents adaptĂ©s aux contacts alimentaires et Ă©quipĂ©s d'un lave-mains Ă  commande fĂ©morale ou humĂ©rale, d'un distributeur de savon antiseptique et d'un distributeur d'essuie-mains Ă  usage unique.

Toutes les surfaces des lieux de prĂ©paration des plats (Ă©quipements, sols, murs et plafonds) doivent ĂȘtre constituĂ©es de matiĂšre blanche ou de couleur claire, lisse, facilement lavable et imputrescible.

L'ensemble des personnes qui interviennent dans les lieux de préparation et de stockage des aliments doivent elles aussi prendre des précautions particuliÚres :

  • arborer une tenue adĂ©quate (blouse, charlotte ou couvre-chef propres et clairs) ;
  • se laver les mains (Ă  l'eau potable et en utilisant un savon agrĂ©Ă© pour le lavage des mains) jusqu'aux avant-bras dĂšs le dĂ©but des opĂ©rations puis autant de fois que l'exige chaque opĂ©ration ainsi qu'Ă  chaque changement d'opĂ©ration.

Compte tenu du caractĂšre contraignant de la rĂ©glementation, l'association peut avoir intĂ©rĂȘt Ă  faire appel Ă  un traiteur, puisque dans ce cas, le respect de la rĂ©glementation pĂšsera sur lui. Elle doit sinon veiller Ă  souscrire une assurance garantissant les risques d'intoxication alimentaire et couvrant sa responsabilitĂ© civile.

Quand les aliments ne sont pas prĂ©parĂ©s sur le lieu de leur consommation, ils doivent l'ĂȘtre par un professionnel dĂ©clarĂ© et titulaire d'un agrĂ©ment ou d'une dispense d'agrĂ©ment.

Lieu de prise du repas associatif

S'il est destinĂ© Ă  accueillir des personnes extĂ©rieures Ă  l'association, le lieu oĂč se tient le repas associatif va ĂȘtre considĂ©rĂ© comme un Établissement Recevant du Public (ERP) et, Ă  ce titre, soumis Ă  une rĂ©glementation en matiĂšre de sĂ©curitĂ©.

La rÚglementation vise tous les bùtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes extérieures sont admises, en plus du personnel. Peu importe que l'accÚs soit payant ou gratuit, qu'il soit libre, restreint ou sur invitation.

Les Ă©quipements obligatoires dĂ©pendent de l'activitĂ© et des sources de danger potentiel (stockage de produits, Ă©quipements Ă©lectriques...). La rĂšglementation exige au minimum un extincteur pour 200 Ă  300 m2 de surface, et par Ă©tage, une signalisation de sĂ©curitĂ© sur les issues, un plan d'Ă©vacuation avec les consignes de sĂ©curitĂ© par Ă©tage, les consignes de sĂ©curitĂ© affichĂ©es dans toutes les salles oĂč 5 personnes au moins peuvent ĂȘtre rĂ©unies ainsi qu'un registre de sĂ©curitĂ©.

Conservation d'échantillons témoins du repas associatif

Des Ă©chantillons reprĂ©sentatifs des diffĂ©rents plats servis aux convives doivent ĂȘtre conservĂ©s pendant 5 jours aprĂšs le repas associatif (note de service DGAL/SDHA: n° 99-8085 du 8 juin 1999).

De mĂȘme, l'association doit pouvoir fournir aux autoritĂ©s sanitaires :

  • les noms et adresses des fournisseurs (qui doivent ĂȘtre habilitĂ©s Ă  exercer une activitĂ© de commerce de dĂ©tail ou de gros) ;
  • la date de la transaction et de la livraison des produits munis des dates limites de consommation.
  • dans la mesure du possible, les numĂ©ros de lots et les volumes achetĂ©s.

Déclaration à la SACEM de la musique diffusée au cours du repas associatif

Si l'association diffuse de la musique au cours du repas associatif, que ce soit au moyen d'une radio ou d'une chaßne hi-fi, elle doit préalablement déclarer la manifestation à la Délégation régionale de la SACEM.

La démarche peut s'effectuer en ligne et, si elle est effectué avant l'évÚnement, permet d'obtenir une réduction de 20 %. L'association recevra ensuite la facture à acquitter.

Le calcul des droits d'auteur dépend des conditions d'organisation de l'évÚnement, et en premier lieu du caractÚre gratuit ou payant de celui-ci. La diffusion de musique dans un lieu public via un support enregistré (vinyles, CD, radio, fichiers numériques, TV
) est par ailleurs assujettie à des droits complémentaires : la rémunération équitable gérée par la Spré, également collectée par la SACEM.