Preuve des heures de travail effectuées

L'employeur n'a l'obligation de procéder au décompte de la durée du travail qu'en cas d'horaires individuels, selon les moyens qu'il souhaite. En cas de litige, comment apporter la preuve de la durée réelle de travail ?

Dans quels cas l'employeur a-t-il l'obligation de procéder au décompte des heures de travail ?

En cas d'horaires collectifs

En cas d'horaires collectifs, les obligations de l'employeur sont très restreintes puisque la loi lui impose uniquement d'afficher les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos.

S'il existe un dispositif d'aménagement du temps de travail (légal ou conventionnel), l'affichage doit en plus indiquer le nombre de semaines que comporte la période de référence et, pour chaque semaine incluse dans cette période, l'horaire et la répartition de la durée du travail.

L'affichage des changements de durée ou d'horaire de travail est réalisé en respectant un délai de 7 jours ou celui prévu par l'accord collectif (C. trav., art. D. 3171-5).

En cas d'horaires individualisés

Lorsque certains salariés bénéficient d'horaires individualisés, le chef d'établissement doit établir les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des contreparties et repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salariés concernés.

En toute hypothèse, la seule indication de l'amplitude de la journée de travail sans mention des périodes de travail effectif est insuffisante.

Le décompte des heures de travail doit s'effectuer en deux temps :

  • chaque jour. L'employeur peut utiliser les moyens qu'il souhaite pour enregistrer les heures de début et de fin de chaque période de travail ou pour relever le nombre d'heures de travail effectuées ;
  • chaque semaine. L'employeur doit récapituler toutes les heures de travail effectuées par chaque salarié, en utilisant les moyens qu'il souhaite.

Cette règle s'applique également aux salariés itinérants ou qui exercent principalement leurs fonctions en dehors de l'entreprise.

Attention, cette obligation ne s'applique pas aux salariés concernés par les conventions ou accords collectifs prévoyant un forfait en heures ou une quantification préalablement déterminée du temps de travail reposant sur des critères objectifs, dès lors que ces conventions ou accords fixent les modalités de contrôle de la durée du travail.

Comment décompter les heures de travail ?

En cas d'horaires individualisés, l'employeur a l'obligation de contrôler la durée de travail. Toutefois, aucune forme ne lui est imposée pour réaliser le décompte des heures. N'importe quel moyen peut être utilisé (enregistrement manuel, automatique ou informatique) et n'importe qui peut être rendu responsable du décompte (hiérarchie, salarié spécifiquement chargé de cette tâche ou salariés eux-mêmes par système déclaratif).

Pour autant, il est nécessaire que le contrôle effectué soit honnête, véridique et vérifiable.

Si le système de contrôle remplit ces conditions, le salarié qui s'oppose au pointage de son temps de travail ou n'utilise pas son badge commet une faute (éventuellement grave) sanctionnable par un licenciement (Cass. soc., 17 nov. 1998, n°96-44.198). Il en est de même des falsifications des feuilles de pointage, même à la demande d'un supérieur ou du pointage en lieu et place d'un salarié pour dissimuler des retards.

En cas de litige, comment apporter la preuve de la durée réelle de travail ?

En cas de litige, la preuve des heures de travail réellement effectuées incombe à la fois à l'employeur et au salarié.

Plus précisément, au moment où le salarié présente sa demande devant le Conseil de Prud'hommes, il doit fournir des éléments suffisants pour étayer celle-ci (bordereaux de remises de marchandises, fiches de pointage...). A défaut, sa demande sera rejetée.

Si l'employeur n'est pas en mesure de produire les décomptes horaires obligatoires (qu'il doit conserver pendant 1 an, voire 3 ans pour les salariés soumis à des conventions de forfait), les juges se prononceront sur la base des éléments de preuve apportés par le salarié. Sinon, ils pourront ordonner des mesures d'instruction.

Bien évidemment, l'acceptation sans protestation ni réserve d'un bulletin de paie incomplet par un salarié ne vaut pas renonciation de sa part au paiement des sommes auxquelles il a droit.