Quels documents l'employeur doit-il remettre au salarié licencié ?

Au terme du contrat, l'employeur doit remettre au salarié un certificat de travail et une attestation pour Pôle emploi. En revanche, il n'a pas l'obligation de lui adresser un reçu pour solde de tout compte.

La remise du certificat de travail

Quand le certificat de travail doit-il être remis au salarié licencié ?

C'est à l'expiration du contrat que le certificat de travail doit être remis au salarié. Si le salarié a été dispensé de préavis, il doit être remis au terme du préavis non exécuté et indiquer cette date comme fin de contrat.

L'employeur a seulement pour obligation de tenir le certificat de travail à disposition du salarié. Il n'est donc pas obligé de l'envoyer à son domicile, sauf si une décision de justice l'a condamné à la remise du certificat de travail.

Il peut arriver que l'employeur refuse la remise du certificat de travail. Dans ce cas, le salarié doit saisir les prud'hommes, via le référé prud'homal ou via la procédure classique, et demander sous astreinte la remise de son certificat. Il dispose de cinq ans pour le faire.

Si le certificat de travail lui a simplement été remis tardivement, le salarié pourra obtenir des dommages et intérêts s'il démontre avoir subi un préjudice (impossibilité de s'inscrire au chômage, difficultés pour retrouver un travail, frais bancaire...) et s'il parvient à prouver qu'il a réclamé le certificat mais qu'il s'est heurté à une inertie de l'employeur ou à un refus.

Quelles sont les mentions obligatoires du certificat de travail ?

Le certificat de travail doit indiquer :

  • la date d'entrée dans l'entreprise ;
  • la date de sortie. Le certificat n'a pas à indiquer s'il y a eu licenciement ou démission ;
  • la nature du ou des emplois occupés ;
  • le maintien gratuit de la complémentaire santé et/ou de la prévoyance pendant un an.

Depuis le 1er janvier 2015, la disparition du DIF et son remplacement par le CPF a entraîné la suppression des mentions relatives au DIF (nombre d'heures acquises, coordonnées de l'Organisme paritaire collecteur agréé (Opca)). Il n'y a pas de mentions relatives au CPF puisque les heures inscrites sur le CPF sont conservées tout au long de la vie professionnelle.

Il n'est pas interdit à l'employeur d'ajouter d'autres mentions (qualité du travail du salarié, compétences...) , mais il doit obtenir l'accord du salarié. Il ne doit en aucun cas, apporter au certificat de travail une mention diffamatoire, discriminatoire ou préjudiciable au salarié.

La remise de l'attestation pour Pôle emploi

L'attestation, fournie par Pôle emploi, doit être remise quel que soit le type de contrat (CDD, CDI, apprentissage, contrat de professionnalisation, job d'été pour étudiant...) et le motif de la rupture (échéance d'un CDD, démission, licenciement pour faute grave ou lourde, etc.).

Quand l'attestation pour Pôle emploi doit-elle être remise ?

L'attestation doit être remise au moment de la rupture ou de l'expiration du contrat de travail. Si le salarié est dispensé de l'exécution du préavis, l'attestation peut être remise soit lors de son départ effectif de l'entreprise (si la dernière paie est établie), soit au plus tard le dernier jour du préavis non exécuté.

Lorsque le salarié ne parvient pas à obtenir la remise de l'attestation, il doit contacter Pôle emploi. Ce dernier va alors inviter l'employeur à fournir ce document, en l'informant des sanctions encourues s'il ne le fait pas. A défaut de réponse, Pôle emploi fait poursuivre la procédure par l'inspection du travail pour aboutir au paiement d'une amende.

Si cela ne suffit pas, le salarié devra saisir les prud'hommes et demander la remise de l'attestation sous astreinte ainsi que des dommages et intérêts pour le préjudice subi.

Que doit contenir l'attestation pour Pôle emploi ?

L'employeur doit, dans l'attestation pour Pôle emploi, préciser la nature de la rupture : fin de CDD, démission, licenciement économique ou personnel, etc. En cas de prise d'acte, il doit indiquer "prise d'acte" et non "démission".

En cas de licenciement, l'attestation ne doit pas non plus contenir les motifs personnels à l'origine de la rupture.

L'attestation Pôle emploi mentionne également la durée de l'emploi et les rémunérations brutes perçues au cours des 12 derniers mois. Si ces dernières sont inférieures à la réalité, le salarié devra saisir le Conseil de Prud'hommes et demander des dommages et intérêts.

La remise du solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte fait l'inventaire des sommes versées lors de la rupture (indemnités de licenciement, de préavis, de congés payés, de non-concurrence, rémunération d'heures supplémentaires, etc.). Sa remise est facultative et le salarié a même la possibilité de refuser de signer le reçu pour solde de tout compte sans que cela n'entraîne aucune conséquence.

Le reçu doit comporter la nature et le montant des sommes versées au salarié ; il ne peut pas renvoyer à un document annexe. Le reçu pour solde de tout compte qui fait état d'une somme globale et renvoie pour le détail des sommes versées au bulletin de paie annexé n'a pas d'effet libératoire (Cass. soc. 14-2-2018 no 16-16.617 FS-PB).

Les sommes figurant sur le solde de tout compte sont contestables pendant un délai de six mois. Au-delà, le salarié ne peut plus formuler de réclamations portant sur les sommes qu'il mentionne. Pour les autres, il peut faire une demande en justice dans la limite du délai de prescription applicable.

Le solde de tout compte doit en principe être dénoncé par lettre recommandée. Mais la Cour de cassation estime que la convocation de l’employeur devant le conseil de prud’hommes produit les mêmes effets qu’une dénonciation du reçu par lettre adressée à l’employeur (Cass. soc. 7-3-2018 n° 16-13.194 FS-PB).

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