Contestation d'une fiche de paie : procédure à suivre

Il arrive fréquemment que les fiches de paie contiennent des erreurs. Les plus fréquentes sont liées à la rémunération des heures supplémentaires, à l'indemnisation du salarié en arrêt maladie, à l'application d'une mauvaise convention collective ... De quels recours le salarié dispose-t-il ?

Comment le salarié peut-il contester sa fiche de paie ?

Le salarié dispose de 3 ans après la remise de sa fiche de paie pour contester son montant ou son exactitude auprès de son employeur ou du Conseil de Prud'hommes, même s'il a accepté sans réserves. Il pourra mettre en doute le montant de son salaire, les cotisations prélevées, le nombre d'heures travaillées, les jours de congés payés, sa qualification professionnelle, la convention collective mentionnée...

Le salaire se prescrivant dans les cinq ans, il ne pourra demander un rappel de salaires que sur les 3 dernières années.

Le bulletin de paie constitue une pièce justificative du paiement de son salaire, il est donc envoyé après. Accepter le bulletin de paie ne vaut pas présomption de paiement. Ainsi, si le salarié prétend ne pas avoir été rémunéré, ce sera à l'employeur de prouver qu'il l'a effectivement payé.

Comment prouver qu'un salarié a bien été payé ?

Même si l'employeur démontre la remise de l'attestation Pôle emploi ou la délivrance d'une fiche de paie, il doit prouver, notamment par la production de pièces comptables, le paiement du salaire.

Le simple débit du compte de l'employeur ou de simples tableaux conformes aux mentions du bulletin de paie ne sont pas suffisants pour prouver le paiement du salaire. Par ailleurs, la seule preuve d'une remise de chèques à l'ordre du salarié (par production de photocopies des chèques) est insuffisante : l'employeur doit en effet établir que le chèque a été encaissé.

Ce n'est pas au salarié de démontrer qu'il n'a pas reçu ses salaires et un juge ne peut pas lui demander de produire ses relevés de comptes personnels.

Si vous oubliez de lui remettre son bulletin de paie, vous pourrez être pénalement condamné à une amende dont le montant peut atteindre jusqu'à 450 euros par bulletin non remis ou irrégulier. De plus, le salarié pourra obtenir des dommages et intérêts pour le préjudice subi ainsi que la régularisation.

Les erreurs les plus fréquentes sur les fiches de paie des salariés

L'indication d'une mauvaise convention collective

La mention de la convention collective sur le bulletin de paie ne fait que présumer de son application dans l'entreprise. Vous pourrez toujours démontrer que c'est une autre convention collective qui est appliquée.

Il est aussi possible que vous appliquiez - volontairement ou par erreur - une convention collective qui ne correspond pas ou plus à votre activité principale. Si elle est plus défavorable pour les droits individuels du salarié (période d'essai, congés maladie, congés payés, indemnités de rupture) que celle qui devrait normalement être appliquée, il a le droit de s'en prévaloir et d'obtenir un rappel de salaires et de congés payé.

A l'inverse, si la convention collective que vous appliquez par erreur est plus avantageuse pour le salarié, vous n'avez pas le droit de vous en prévaloir pour demander un remboursement du trop-perçu.

Les exonérations salariales liées aux heures supplémentaires n'ont pas été comptabilisées

Effectuer des heures supplémentaires ouvre droit à certaines réductions de salariales . Si vous oubliez de les appliquer, vous vous exposez à devoir payer des dommages et intérêts au salarié.

La date d'entrée du salarié dans l'entreprise n'est pas la bonne

Le bulletin de paie doit mentionner la date d'entrée du salarié de l'entreprise. Son ancienneté est présumée se décompter à partir de cette date et sert à calculer l'indemnité de licenciement.

Si votre ancien salarié ne s'en est pas encore rendu compte, l'erreur est facilement réparable : il suffit de verser une régularisation ou d'effectuer une demande de remboursement du trop-perçu par le salarié.

S'il a déjà saisi le Conseil de Prud'hommes, vous allez devoir apporter la preuve de l'ancienneté à retenir.

La rémunération du salarié en arrêt maladie n'est pas conforme à la loi ou à la convention collective

L'employeur peut gérer comme il le souhaite l'arrêt maladie de son salarié, à condition de respecter les dispositions légales.

Il peut arriver qu'il oublie d'appliquer l'indemnisation et l'absence de délai de carence prévues dans la convention collective applicable à son entreprise.

Ensuite, il est possible que le contrat de travail contienne une clause de maintien de salaire et d'absence de délai de carence dans l'éventualité d'une absence pour maladie.