Comment embaucher son premier salarié ?

La création d'un premier emploi dans une association engendre de nombreux changements et implique de nouvelles responsabilités pour la gouvernance. La décision de devenir employeur doit avant tout être l'occasion de se questionner sur le projet et le fonctionnement de l'association.

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Pourquoi créer un premier emploi associatif ?

L'embauche n'est pas une fin en soi mais un moyen de réaliser au mieux le projet associatif. L'identification des compétences manquantes permet de déterminer les besoins en matière de recrutement afin de renforcer l'équipe de bénévoles.

Recruter pour la première fois peut modifier la dynamique interne et les responsabilités individuelles. Dans une association, c'est le bureau qui endosse la fonction employeur.

Près de 10 000 associations sont employeuses en France, représentant environ 200 000 salariés associatifs, soit 10 % de l'emploi privé.

Quelles sont les alternatives à l'embauche ?

Le recours à un auto-entrepreneur

L'auto-entrepreneur est un travailleur indépendant qui gère librement son activité et en supporte les risques. Si une association décide de faire intervenir un auto-entrepreneur, il ne doit y avoir aucun lien de subordination pour éviter que la relation ne soit requalifiée en contrat de travail.

Ce risque est particulièrement présent quand un auto-entrepreneur intervient uniquement avec les adhérents de l'association, à des horaires fixés par l'association, dans les locaux de l'association.

En cas de requalification par l'URSSAF, l'association aurait à supporter les charges salariales et patronales sur les rémunérations déjà payées, en plus de possibles sanctions pénales.

Le service civique

Le service civique permet à une personne d'accomplir une mission d'intérêt général dans différents domaines auprès d'organismes à but non lucratif ou de collectivités.

Il est destiné aux jeunes de 16 à 25 ans et donne lieu au versement d'une indemnité prise en charge par l'État. Le jeune et l'association signent un contrat de service civique.

La personne en service civique n'est pas un salarié : il n'y a pas de lien de subordination avec l'association, c'est un volontaire.

L'indemnisation des bénévoles

Le bénévole se distingue d'un salarié car :

• il ne perçoit pas de rémunération, quelle que soit sa forme (en argent, en nature), en dehors du remboursement de ses frais ;
• il n'a pas de lien de subordination avec l'association ;
• sa participation est volontaire et il peut librement l'arrêter.

À l'inverse, un salarié fournit un travail pour lequel il perçoit un salaire et exécute ce travail sous l'autorité de l'association (directives, contrôle, sanction).

Si un bénévole perçoit une rémunération en contrepartie d'un travail et en lien de subordination, il est considéré comme un salarié.

Quelles sont les responsabilités de l'employeur associatif ?

Le président de l'association devient employeur, ce qui n'est pas toujours évident à intégrer pour un dirigeant associatif, tant sur le plan psychologique que sur le plan de la disponibilité pour superviser le salarié.

Le président ne porte pas seul la responsabilité : il ne sera responsable personnellement que s'il agit en dehors de son mandat. Sinon, c'est l'association, en tant que personne morale, qui est responsable.

Les obligations de l'employeur

• fournir au salarié un travail correspondant à l'objet du contrat, en respectant les modalités de lieux, horaires et conditions d'exécution ;
• respecter la réglementation du travail (lois, conventions collectives, accords d'entreprise, usages) ;
• verser le salaire prévu au contrat accompagné du bulletin de paye ;
• s'acquitter des cotisations sociales et taxes.

Le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Le DUERP est obligatoire dès l'embauche du premier salarié et doit être mis à jour chaque année. Il permet d'identifier et de prévenir les risques professionnels, y compris les risques psychosociaux.

Comment financer un emploi associatif durable ?

Pour créer un emploi, il faut s'assurer que son financement soit possible et viable sur la durée prévue du contrat. La construction d'un plan de trésorerie permet de vérifier la capacité à financer les 12 premiers mois de l'embauche, d'anticiper les décalages d'encaissement des subventions et d'évaluer le besoin en fonds de roulement.

Les sources de financement

• subventions (conventions pluriannuelles avec les collectivités) ;
• recettes d'activités ;
• financements privés ;
• partenariats avec des organisations.

Les aides à la création d'emploi

• CREAP (Création d'Emplois Associatifs Pérennes) : dispositif régional accompagnant financièrement les associations souhaitant créer un emploi ;
• contrats aidés : dispositifs d'aide financière à l'embauche ;
• FONJEP (Fonds de coopération de la jeunesse et de l'éducation populaire) : aides de l'État pour soutenir un projet nécessitant l'embauche d'un salarié qualifié.

Les bonnes pratiques financières

• favoriser les financements pérennes aux appels à projet de court terme ;
• avoir un contact régulier avec sa banque et communiquer sur le projet de recrutement.

Quelles sont les étapes pratiques de l'embauche ?

Avant l'embauche

1. identifier précisément les besoins en recrutement et le budget (l'URSSAF propose un calculateur) ;
2. définir le poste, écrire l'offre de recrutement et la diffuser ;
3. définir des critères de sélection et un processus de recrutement adapté au poste.

Au moment de l'embauche

1. réaliser la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF dans les 8 jours précédant l'embauche ;
2. demander au salarié une copie de sa pièce d'identité et de l'attestation de droits (sécurité sociale) ;
3. vérifier si une autorisation de travail est obligatoire (salarié de moins de 16 ans ; ressortissant hors UE, Suisse et Espace Économique Européen) ;
4. adhérer à un OPCO (organisme paritaire collecteur agréé) en fonction de l'activité principale (code APE) ;
5. adhérer à un service de prévention et santé au travail (médecine du travail) ;
6. adhérer à une caisse de retraite complémentaire ;
7. adhérer à une institution de prévoyance (indemnisation du salarié en cas d'accident, incapacité, décès) ;
8. souscrire à une complémentaire santé (mutuelle).

Après l'embauche

1. créer le registre unique du personnel ;
2. élaborer le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) ;
3. rédiger le contrat de travail ;
4. rédiger la fiche de poste et l'actualiser chaque année ;
5. définir les procédures RH (télétravail, remboursement de frais, absence, déplacements) ;
6. transmettre toutes les informations et documents nécessaires au salarié (contrat, fiche de poste, convention collective, règlement intérieur, notice de mutuelle) ;
7. penser l'accueil, l'intégration et l'accompagnement à la prise de poste ;
8. prévoir une visite médicale d'embauche dans les 3 mois suivant l'arrivée du salarié.

Quelles sont les règles pour les associations sportives ?

Les associations sportives sont soumises à des obligations spécifiques issues du Code du sport :

• obligation de souscrire une assurance pour couvrir la responsabilité civile de l'association, de ses adhérents, de ses bénévoles et de ses salariés ;
• obligation de sécurité : les organisateurs doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité du public ;
• obligation de diplôme pour les éducateurs qui encadrent contre rémunération (article L.212-1 du Code du sport). L'employeur devra s'assurer qu'il respecte cette obligation en demandant à ses éducateurs leur carte professionnelle.

Comment gérer la fin du contrat de travail ?

La rupture conventionnelle

Quand le salarié et l'employeur sont d'accord pour mettre fin au contrat de travail (CDI), il est possible de faire une rupture conventionnelle. La procédure comprend :

• un ou plusieurs entretiens préalables ;
• la signature d'une convention de rupture ;
• la demande d'homologation de la convention de rupture par la DIRECCTE après un délai de rétractation.

Le licenciement pour motif économique

Si l'association n'a plus les moyens de payer son salarié ou si elle arrête l'activité pour laquelle elle l'avait embauché, il est possible de procéder à un licenciement pour motif économique. L'employeur doit proposer au salarié un Contrat de Sécurisation Professionnelle (CSP).

Le licenciement pour motif personnel

Si le salarié ne respecte plus son contrat, le droit du travail prévoit différents types de mesures disciplinaires (blâme, mise à pied) avant d'envisager un licenciement. Les motifs conduisant au licenciement doivent être démontrés par des faits objectifs, précis, imputables au salarié et liés à l'exercice du contrat de travail.

Les documents de fin de contrat

Quand un contrat de travail prend fin, l'employeur doit délivrer à son salarié :

• un certificat de travail ;
• une attestation Pôle Emploi ;
• un reçu pour solde de tout compte (en double exemplaire) ;
• une information sur la portabilité de ses droits de prévoyance et de complémentaire santé.

Le Chèque Emploi Associatif (CEA) est-il une solution clé en main ?

Le CEA, géré par l'URSSAF, est un moyen pour les associations de réaliser leurs bulletins de paye et de déclarer leurs cotisations sociales. Mais c'est un outil basé sur du déclaratif : c'est à l'association de s'assurer qu'elle choisit le bon contrat de travail, la convention collective applicable, que les taux de cotisation sont corrects, que les éventuels allègements de charges sont respectés.

Il est donc fortement conseillé aux associations qui utilisent le CEA de se faire accompagner dans sa mise en place. Une autre solution existe : le réseau des tiers de confiance de l'URSSAF, qui conseillent sur la paye et la gestion sociale.