Voter par procuration en assemblée générale : est-ce possible ?

Un des membres de l'association loi 1901 est indisponible mais souhaite tout de même pouvoir participer à la prise de décision. Peut-il voter par procuration ou par correspondance ? Quelle procédure faut-il respecter ?

Possible sauf si les statuts ou le règlement intérieur l'interdisent

Un membre de l'assemblée peut toujours voter par procuration, sauf si les statuts ou le règlement intérieur l'interdisent.

En effet, à défaut de précisions dans les statuts ou le règlement intérieur, le vote par procuration est de droit dans une association (Rép. min. Frédéric Dupont, 26 avr. 1979, Rev. Sociétés 1979, p. 629 ; Rép. min. Cousté, 10 mai 1979, Rev. Sociétés 1979, p. 630).

Le mode de calcul de la majorité requise pour adopter la décision peut aussi empêcher ce mode de vote. En effet, si la décision doit être prise à la majorité des seuls membres présents, il interdit le vote par procuration ou par correspondance.

Toutefois, des tribunaux ont déjà admis ce type de vote, malgré les statuts, après avoir observé que l'usage du vote par procuration ou par correspondance s'était instauré depuis plusieurs années (la convocation comportait un bulletin de vote permettant le vote par correspondance ou par procuration).

Procédure pour pouvoir voter par procuration lors de l'assemblée générale d'une association loi 1901

Voter par procuration impose de rédiger un acte, une lettre ou de remplir un formulaire prérédigé et signé par son auteur afin de conférer à une autre personne le pouvoir de voter en assemblée.

Pour éviter que la procuration ne soit source de difficultés, il est conseillé de :

  • désigner le nom de la personne chargée du vote (mandataire) et d'indiquer le sens du vote souhaité pour chaque question inscrite à l'ordre du jour. Le pouvoir en blanc, c'est-à-dire la procuration ne comportant ni l'une ni l'autre des mentions n'est pas interdit mais a plusieurs conséquences : le mandataire devra être désigné par l'organe ou la personne chargé de recevoir les pouvoirs en blanc et de les répartir entre les membres présents, s'il y en a plusieurs, puis consentir à représenter le membre absent. De plus, c'est lui seul qui décidera du sens à donner au vote ;
  • et, indiquer la date et l'assemblée pendant lesquelles la procuration est valable. De cette façon, si la procuration est donnée pour une assemblée en particulier, elle ne pourra pas être utilisée pour une autre et si elle est donnée pour plusieurs assemblées déterminées, elle sera aussi valable.

La procuration doit-elle obligatoirement indiquer le sens du vote ?

Non, il est possible de donner un pouvoir en blanc. Si la décision a pour objet l'élection du président, le titulaire du mandat peut alors les répartir ou les garder pour lui.

Pour limiter une telle pratique généralement génératrice d'abus, les statuts peuvent interdire toute représentation, limiter le nombre de mandats qu'une personne peut détenir ou encore préciser que le vote afférent aux procurations sera favorable à l'adoption des projets de résolutions proposés ou agrées par le conseil d'administration.

Combien de procurations peut recevoir une même personne ?

Aucune disposition légale ne limite le nombre de procurations que peut détenir une même personne. Mais les statuts ou le règlement intérieur peuvent prévoir une limite de mandats qui, si elle n'est pas respecté, peut rendre annulable le vote et la décision prise.

Pour éviter toute contestation ultérieure des décisions adoptées, il est recommandé d'inscrire sur la feuille de présence le nombre de procurations dont chaque participant dispose.