Comment tenir la comptabilité d'une association ?

Toute association, quelle que soit son activité ou sa taille, est susceptible d'être contrôlée par l'administration fiscale. A ce titre, elle est tenue de tenir une comptabilité même élémentaire.

Comptabilité simplifiée ou comptabilité complète ?

La comptabilité de trésorerie recettes-dépenses (comptabilité simplifiée)

Les associations qui ne sont pas tenues de respecter le Plan comptable des associations peuvent se contenter de tenir une comptabilité simplifiée. Elle consiste à tenir un registre « recettes-dépenses » avec plusieurs colonnes distinguant les opérations de base (cotisations, achats, loyers...).

Malgré sa simplicité, cette forme de comptabilité s'avère la plupart du temps assez insuffisante, celle-ci ne permettant pas de repérer les erreurs, et a comme inconvénient majeur d'empêcher l'établissement d'états financiers (bilan, compte de résultat...). Or ces documents servent de référence et de base de négociation pour l'obtention d'un prêt ou de subventions.

La comptabilité d'engagement (comptabilité complète)

La comptabilité d'engagement est plus élaborée car il faut enregistrer chaque opération deux fois : c'est le principe de la comptabilité en partie double.

La comptabilité est basée sur le principe des « créances acquises et des dettes certaines ». Les opérations (recettes et dépenses) sont enregistrées dès lors qu'on les constate, même si elles ne sont pas encore payées : à la réception de la lettre signifiant l'attribution de la subvention, au moment de l'envoi des appels de cotisations, au moment de l'établissement des bulletins de paye ou du remplissage des déclarations fiscales et sociales...

Pourquoi enregistrer deux fois une même opération ? Il s'agit en réalité de la même opération vue sous deux angles différents : une fois au débit d'un compte et une autre fois au crédit d'un autre compte. De cette façon, il sera possible de déterminer la ressource utilisée et l'emploi qui en est fait. Le montant des deux enregistrements doit toujours être rigoureusement identique. C'est pourquoi le bilan et le compte de résultat (états financiers réalisés en fin d'exercice) restent toujours équilibrés quelles que soient les rubriques affectées par les écritures comptables.

Cette méthode, beaucoup plus fiable, et permettant l'établissement des états financiers, permet un contrôle permanent des comptes. Elle nécessite l'utilisation d'un logiciel comptable prenant en compte les spécificités du secteur associatif (il en existe des gratuits).

La plupart des logiciels de comptabilité et de gestion destinés aux associations disposent d'une aide permettant de saisir correctement les écritures comptables. Cela dit, les personnes les moins averties peuvent toujours solliciter l'aide des organismes proposant leurs services dans ce domaine (Maisons des associations, Points d'appui locaux à la vie associative...), recourir aux services d'un comptable ou d'un centre de gestion agrée.

Tenir une comptabilité simplifiée

La comptabilité simplifiée se limite à enregistrer les entrées et sorties d'argent. Ainsi, contrairement à la comptabilité d'engagement, la simple émission d'une facture non encore réglée ne suffit pas à donner lieu à une écriture comptable.

Pour cela, il faut tenir un document appelé « livre-journal » retraçant chronologiquement chaque opération correspondant à une entrée ou à une sortie d'argent. Il impose la tenue de deux tableaux différents, l'un indiquant toutes les informations nécessaires au suivi de la trésorerie, l'autre permettant de qualifier précisément l'opération.

Le suivi de la trésorerie


Numéro de l'opération Nature de l'opération Date Banque Caisse
Recettes Dépenses Recettes Dépenses
             
Total du mois            
Solde (total du mois + total du mois précédant)            

La première colonne indique le numéro d'enregistrement que vous avez déterminé pour l'opération. C'est le même qui sera reporté sur la pièce justificative.

La seconde colonne indique de quelle opération il s'agit : encaissement d'une cotisation ou d'une subvention, achat de matériel de bureau...

La troisième colonne indique la date de l'opération, c'est-à-dire de l'entrée ou de la sortie d'argent.

La quatrième colonne permet de classer l'opération selon qu'elle a donné lieu à un paiement par carte bancaire (Banque), par chèque ou espèces (Caisse) et selon qu'il s'agisse d'une recette ou d'une dépense.

La qualification de l'opération

Ce second tableau permet de classer l'opération selon le type de recettes ou de dépenses dont il s'agit. Il est conseillé de ne créer que les colonnes correspondant aux recettes et dépenses réalisées par l'association.

Les dépenses d'une association peuvent être assez variées :

  • les achats qu'elle réalise pour son fonctionnement ;
  • les services externes. Il s'agit des prestations de service effectuées par des tiers (assurances, services bancaires, paiement d'un loyer...) ;
  • des impôts et taxes payés par l'association ;
  • des charges de personnel si l'association a embauché un ou plusieurs salariés, quelle que soit la nature du contrat de travail ;
  • des autres charges de gestion courante (telles que les cotisations payées par l'association lors de l'adhésion à une fédération d'associations ou à une autres association, les frais d'eau ou d'électricité) ;
  • des charges financières, telles que les intérêts d'emprunts facturés par la banque ;
  • des charges exceptionnelles. Il s'agit de dépenses ne se rapportant ni à l'activité normale de l'association ni à ses opérations financières et qui ne sont pas susceptibles de se reproduire telles que des pénalités ;
  • des investissements, c'est-à-dire des biens, terrains et locaux acquis par l'association ainsi que des dotations aux amortissements.

Généralement, les associations ont pour ressources les cotisations de leurs adhérents, les subventions qui leur sont attribuées par l'État ou par les collectivités locales, des produits financiers (intérêts provenant des placements) et des recettes provenant de leurs activités (ventes, prestations de service).

Tenir une comptabilité complète

Les comptes

Définition des comptes

Pour enregistrer les opérations, des catégories générales, communes à toutes les associations, ont été créés. On les appelle communément « comptes » et à chacun d'eux est associé un numéro indiqué dans le Plan comptable associatif.

Il existe ainsi le compte « Banques » (512), le compte « fournisseur » (401), etc. Ils peuvent être plus ou moins hiérarchisés et d'ailleurs, au besoin, l'association peut elle-même subdiviser ses comptes en rajoutant au numéro de compte un chiffre supplémentaire.

Par exemple, si elle veut créer un compte pour chacun de ses fournisseurs, il lui suffira de rajouter dans son logiciel comptable le compte 4011 pour un fournisseur en particulier et le compte 4012 pour un autre fournisseur. Il en est de même si elle dispose de plusieurs comptes bancaires.

La base de la comptabilité consiste à classer correctement les sommes transitant dans l'association. Par exemple, si l'association fait un chèque pour acheter un cahier, l'opération devra être enregistrée dans le compte Banques (elle a fait un chèque) et dans le compte fournisseur (elle a payé un fournisseur).

Le nombre de comptes utilisés dépend de la taille de l'association : les plus petites n'ont besoin que d'une cinquantaine de comptes alors que les plus grandes peuvent utiliser jusqu'à mille comptes.

Il ne faut pas confondre « les comptes » avec « les comptes annuels ». Les comptes annuels (ou états financiers) sont un terme réservé au bilan et au compte de résultat.

Numérotation des comptes

Le plan comptable général répartit les comptes en 7 catégories auxquelles il donne le nom de classe. La classe d'un compte correspond au premier chiffre de son numéro.

Les comptes de classe 1 à 5 correspondent au patrimoine de l'association et forment le bilan de fin d'année. Les comptes de classe 6 et 7 illustrent les dépenses et recettes de l'association : ils sont à la base du compte de résultat. Le compte de classe 8 est un compte spécial, hors comptabilité, qui permet de valoriser et de comptabiliser le coût du travail effectué par les bénévoles de l'association. Les petites et moyennes associations n'ont pas réellement d'intérêt à le remplir.

Les comptes sont ensuite divisés en sous comptes (deux, trois ou quatre chiffres selon les cas) permettant de détailler précisément l'opération réalisée. En principe, la numérotation des comptes comporte six chiffres. Toutefois, dans la majorité des cas, trois chiffres suffisent, et le numéro est alors complété par des zéros pour atteindre les six chiffres requis.

Le plan comptable associatif

Le nombre de comptes utilisés dépend de la taille de l'association : les plus petites n'ont besoin que d'une cinquantaine de comptes alors que les plus grandes peuvent utiliser jusqu'à mille comptes.

Le mini-plan comptable, qui ne compte qu'une quarantaine de comptes, a été établi dans le respect de la loi comptable. Il a été conçu pour répondre aux besoins de la majorité des associations (80 % d'entre elles), pour qui l'utilisation du plan comptable, même simplifié, représente un travail trop important. Il regroupe tous les comptes correspondant aux classifications générales, c'est-à-dire ne comportant que trois chiffres. Mais cela ne doit pas empêcher l'association d'utiliser des comptes plus précis lui paraissant indispensables.

Les associations un peu plus grandes pourront utiliser le plan comptable simplifié qui comporte à peu près 90 comptes. Il va plus loin dans le détail que le mini-plan comptable mais n'est pas aussi détaillé que le véritable Plan comptable des associations. Ainsi, là où le plan comptable ne comporte qu'un seul compte pour enregistrer le matériel (compte 218 « Autres immobilisations corporelles), le plan comptable simplifié distingue dans trois comptes différents les « Installations générales, agencements, aménagements divers » (compte 2181), le « Matériel de transport » (compte 2182) et le « Matériel de bureau et matériel informatique » (compte 2183).

Les grandes associations utiliseront le Plan comptable des associations. Il va plus loin dans le détail que le plan comptable simplifié. Là où ce dernier distingue le matériel dans trois comptes différents, le Plan comptable des associations utilise cinq comptes différents (s'y rajoutent le compte 2184 « Mobilier » et le compte 2184 « Cheptel »).

Les notions de débit et de crédit

Ces notions sont à l'origine de l'autre nom de la comptabilité d'engagement, la comptabilité en partie double. Car toute opération entraîne obligatoirement en comptabilité un double enregistrement de la même somme, d'une part au crédit d'un compte, d'autre part au débit d'un autre compte. Le montant total des écritures de débit doit donc être identique au montant total des écritures passées en crédit.

Les notions de débit ou de crédit n'ont pas le même sens que sur le relevé de banques. Ce sont de pures conventions qui imposent que la somme inscrite soit placée en débit ou en crédit du compte.

De façon synthétique, on peut dire que sont inscrites :

  • au débit du compte concerné : les augmentations de biens possédés (locaux, matériel, voiture...) ou de charges d'exploitation (loyer, téléphone, assurance). Une diminution sera donc inscrite au crédit du compte ;
  • au crédit du compte concerné : les augmentations de moyens de financement (mise à disposition de fonds, de crédit ou de capitaux...) ou de produits d'exploitation (ventes, dons...). Une diminution sera donc inscrite au débit.

La conservation des documents

Chaque opération enregistrée en comptabilité suppose l'existence d'une pièce justificative lui correspondant (facture, note de frais, bordereau de remise de chèques, ticket de caisse). Les pièces comptables permettent de prouver que l'opération enregistrée est bien réelle, qu'elle figure pour le bon montant, sur la bonne période et qu'elle est conforme à l'objet social de l'association.

Pour ne pas égarer ces documents, il est conseillé de les regrouper chronologiquement dans des dossiers ou classeurs différents (dossier « factures à payer », « factures émises », « relevés de compte », « cotisations »...) et de les conserver en un lieu facile d'accès, comme le siège de l'association. Ils doivent être conservés pendant une durée de dix ans pour les associations tenues de tenir une comptabilité, trois ans pour les autres.

Le respect des règles de base de la comptabilité

De nombreux principes de base doivent être obligatoirement respectés. Ils constituent en quelques sortes un « mode d'emploi » de la comptabilité.

Chaque opération doit être comptabilisée séparément

L'association ne doit :

  • ni éviter de comptabiliser les opérations portant sur de petites sommes,
  • ni mélanger en une seule écriture des charges différentes payées ensemble, telles que plusieurs factures provenant d'un même fournisseur (principe de rigueur),
  • ni s'abstenir de comptabiliser des recettes et des dépenses de même montant dont le solde est égal à 0 (principe de non-compensation).

Chaque opération a son importance et doit donner lieu à une écriture comptable.

Les dépenses et recettes de l'association doivent être enregistrées lors de l'exercice pendant lesquelles elles ont eu lieu

Cela permet de calculer à son terme le résultat comptable de l'association.

Il est conseillé de retenir une durée de douze mois et de la faire coïncider avec l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre) ou l'année sportive, pour un club de sport (du 1er septembre au 31 août de l'année suivante).

L'association doit amortir les biens (locaux, terrains, meubles)

L'amortissement consiste à retrancher chaque année une partie de la valeur du bien.

Lorsqu'une perte future est rendue probable par certains évènements (procès engagé contre l'association, impôts à payer...), elle doit aussi passer une provision (principe de prudence).

Les biens doivent être évalués à leur juste valeur

Suivant que le bien a été acheté, donné ou légué, ou fabriqué par l'association elle-même, les modalités d'évaluation de la valeur du bien diffèrent :

  • S'il a été acheté, il faut prendre en compte le coût d'acquisition (prix d'achat et frais d'acquisition).
  • S'il a été donné ou légué, la valeur vénale (prix de vente théorique).
  • S'il a été fabriqué par l'association, le coût de production (coût d'achat des matières premières et des dépenses consacrées à la fabrication : électricité, eau...).

Enfin, l'association doit bien évidemment respecter les principes suivants :

  • les comptes doivent être établis en considérant que l'association continuera à fonctionner l'exercice suivant, même si ce n'est pas le cas (principe de continuité de l'exploitation) ;
  • l'association doit conserver la même méthode comptable (principe de permanence des méthodes).

Faire le solde des opérations à la fin de chaque mois et exercice

Chaque fin de mois et chaque fin d'exercice, le solde des opérations de la période précédente doit être reporté sur la ligne « report à nouveau » du mois ou de l'exercice suivant (en recettes, s'il s'agit d'un excédent ; en dépenses, si c'est un déficit).

Il peut aussi être utile de rapprocher chaque mois le solde de trésorerie du solde figurant sur le relevé de compte envoyé par l'établissement bancaire. Cela permettra de corriger rapidement les erreurs.

Passer une écriture comptable

Une écriture comptable correspond à l'inscription d'une opération dans le logiciel de comptabilité.

Une écriture doit être passée à chaque fois qu'une opération a un impact sur le patrimoine de l'association. Il peut s'agir :

  • d'une baisse ou d'une augmentation des disponibilités du fait d'une vente, de la perception d'une subvention, de cotisations ou encore d'un achat, du paiement d'impôts et de taxes.... La comptabilisation des achats et des ventes se fait sur la base des factures, chaque enregistrement comptable devant être justifié par un document soigneusement référencé et archivé : facture, bulletin de paie, déclaration fiscale, ordre de virement...;
  • d'une simple modification de la composition de la trésorerie : une remise en banque d'argent liquide doit être comptabilisée comme une sortie d'argent de la caisse et une entrée sur le compte bancaire.

En revanche, les opérations qui n'ont pas un impact immédiat sur l'association n'apparaissent pas dans sa comptabilité. C'est le cas de la simple prise de commandes (sauf s'il y a versement d'un acompte) ou de l'embauche d'un salarié. Une écriture comptable ne sera nécessaire que lors d'une vente ou du paiement des salaires.

Quelle que soit l'opération en cause, le mode de paiement doit toujours donner lieu à une écriture dans le compte correspondant :

  • s'il est fait par le moyen d'un chèque, il doit aussi être comptabilisé dans le compte « Banques » (compte 510) ;
  • s'il est fait en espèces, il faut l'inscrire dans le compte « Caisse » (compte 530) ;
  • s'il s'agit d'un virement, dans le compte « Virement de fonds » (compte 580) ;
  • s'il s'agit d'un chèque postal, dans le compte « Chèques postaux » (compte 514).