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Mettre en place la comptabilité d'une association loi 1901


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

Avoir une comptabilité claire permet entre autres, de demander une subvention ou un prêt, de signer un bail, de se justifier auprès des services fiscaux. Un journal de caisse est nécessaire pour enregistrer les entrées et les sorties d'argent des activités mises en place par l'association. Une fois par an, les dirigeants devront présenter aux adhérents un compte de résultat et un bilan.



Comptabilité de l'association : quel modèle comptable adopter ?


La comptabilité de trésorerie recettes-dépenses ou comptabilité simplifiée

Les associations qui ne sont pas tenues de respecter le Plan comptable des associations peuvent se contenter de tenir une comptabilité simplifiée. Elle consiste à tenir un registre « recettes-dépenses » avec plusieurs colonnes distinguant les opérations de base (cotisations, achats, loyers…).

Malgré sa simplicité, cette forme de comptabilité s'avère la plupart du temps assez insuffisante, celle-ci ne permettant pas de repérer les erreurs, et a comme inconvénient majeur d'empêcher l'établissement d'états financiers (bilan, compte de résultat…). Or ces documents servent de référence et de base de négociation pour l'obtention d'un prêt ou de subventions.

Créer une association loi 1901

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La marche à suivre et les pièges à éviter

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La comptabilité d'engagement

La seconde méthode comptable est plus élaborée car il faut enregistrer chaque opération deux fois : c'est le principe de la comptabilité en partie double. Cette méthode, beaucoup plus fiable, et permettant l'établissement des états financiers, permet un contrôle permanent des comptes. Elle nécessite l'utilisation d'un logiciel comptable prenant en compte les spécificités du secteur associatif (il en existe des gratuits).

En détail

En quoi consiste une comptabilité d'engagement ?
Il s'agit d'une comptabilité basée sur le principe des « créances acquises et des dettes certaines ». Les opérations (recettes et dépenses) sont enregistrées dès lors qu'on les constate, même si elles ne sont pas encore payées : à la réception de la lettre signifiant l'attribution de la subvention, au moment de l'envoi des appels de cotisations, au moment de l'établissement des bulletins de paye ou du remplissage des déclarations fiscales et sociales…

Pourquoi enregistrer deux fois une même opération ?
Il s'agit en réalité de la même opération vue sous deux angles différents : une fois au débit d'un compte et une autre fois au crédit d'un autre compte. De cette façon, il sera possible de déterminer la ressource utilisée et l'emploi qui en est fait. Le montant des deux enregistrements doit toujours être rigoureusement identique. C'est pourquoi le bilan et le compte de résultat (états financiers réalisés en fin d‘exercice) restent toujours équilibrés quelles que soient les rubriques affectées par les écritures comptables.

Vaut-il mieux tenir sa comptabilité soi-même ou solliciter l'aide d'un professionnel ?
La plupart des logiciels de comptabilité et de gestion destinés aux associations disposent d'une aide permettant de saisir correctement les écritures comptables. Cela dit, les personnes les moins averties peuvent toujours solliciter l'aide des organismes proposant leurs services dans ce domaine (Maisons des associations, Points d'appui locaux à la vie associative…), recourir aux services d'un comptable ou d'un centre de gestion agrée.



Comment tenir une comptabilité simplifiée ?

La comptabilité simplifiée se limite à enregistrer les entrées et sorties d'argent. Ainsi, contrairement à la comptabilité d'engagement, la simple émission d'une facture non encore réglée ne suffit pas à donner lieu à une écriture comptable.

Pour cela, il faut tenir un document appelé « livre-journal » retraçant chronologiquement chaque opération correspondant à une entrée ou à une sortie d'argent. Il impose la tenue de deux tableaux différents, l'un indiquant toutes les informations nécessaires au suivi de la trésorerie, l'autre permettant de qualifier précisément l'opération.


Le suivi de la trésorerie


Numéro de l'opération Nature de l'opération Date Banque Caisse
Recettes Dépenses Recettes Dépenses
             
Total du mois            
Solde (total du mois + total du mois précédant)            

La première colonne indique le numéro d'enregistrement que vous avez déterminé pour l'opération. C'est le même qui sera reporté sur la pièce justificative.
La seconde colonne indique de quelle opération il s'agit : encaissement d'une cotisation ou d'une subvention, achat de matériel de bureau…
La troisième colonne indique la date de l'opération, c'est-à-dire de l'entrée ou de la sortie d'argent.
La quatrième colonne permet de classer l'opération selon qu'elle a donné lieu à un paiement par carte bancaire (Banque), par chèque ou espèces (Caisse) et selon qu'il s'agisse d'une recette ou d'une dépense.


La qualification de l'opération

Ce second tableau permet de classer l'opération selon le type de recettes ou de dépenses dont il s'agit. Il est conseillé de ne créer que les colonnes correspondant aux recettes et dépenses réalisées par l'association.

Les dépenses d'une association peuvent être assez variées :

  • les achats qu'elle réalise pour son fonctionnement ;
  • les services externes. Il s'agit des prestations de service effectuées par des tiers (assurances, services bancaires, paiement d'un loyer…) ;
  • des impôts et taxes payés par l'association ;
  • des charges de personnel si l'association a embauché un ou plusieurs salariés, quelle que soit la nature du contrat de travail ;
  • des autres charges de gestion courante (telles que les cotisations payées par l'association lors de l'adhésion à une fédération d'associations ou à une autres association, les frais d'eau ou d'électricité) ;
  • des charges financières, telles que les intérêts d'emprunts facturés par la banque ;
  • des charges exceptionnelles. Il s'agit de dépenses ne se rapportant ni à l'activité normale de l'association ni à ses opérations financières et qui ne sont pas susceptibles de se reproduire telles que des pénalités ;
  • des investissements, c'est-à-dire des biens, terrains et locaux acquis par l'association ainsi que des dotations aux amortissements.

Généralement, les associations ont pour ressources les cotisations de leurs adhérents, les subventions qui leur sont attribuées par l'Etat ou par les collectivités locales, des produits financiers (intérêts provenant des placements) et des recettes provenant de leurs activités (ventes, prestations de service).



Comment tenir une comptabilité d'engagement ?


Le Plan comptable associatif

Pour enregistrer les opérations, des catégories générales, communes à toutes les associations, ont été créés. On les appelle communément « comptes » et à chacun d'eux est associé un numéro indiqué dans le Plan comptable associatif.

Il existe ainsi le compte « Banques » (512), le compte « fournisseur » (401), etc. Ils peuvent être plus ou moins hiérarchisés et d'ailleurs, au besoin, l'association peut elle-même subdiviser ses comptes en rajoutant au numéro de compte un chiffre supplémentaire.
Par exemple, si elle veut créer un compte pour chacun de ses fournisseurs, il lui suffira de rajouter dans son logiciel comptable le compte 4011 pour un fournisseur en particulier et le compte 4012 pour un autre fournisseur. Il en est de même si elle dispose de plusieurs comptes bancaires.

La base de la comptabilité consiste à classer correctement les sommes transitant dans l'association. Par exemple, si l'association fait un chèque pour acheter un cahier, l'opération devra être enregistrée dans le compte Banques (elle a fait un chèque) et dans le compte fournisseur (elle a payé un fournisseur).


Les notions de débit et de crédit

Ces notions sont à l'origine de l'autre nom de la comptabilité d'engagement, la comptabilité en partie double. Car toute opération entraîne obligatoirement en comptabilité un double enregistrement de la même somme, d'une part au crédit d'un compte, d'autre part au débit d'un autre compte. Le montant total des écritures de débit doit donc être identique au montant total des écritures passées en crédit.

Les notions de débit ou de crédit n'ont pas le même sens que sur le relevé de banques. Ce sont de pures conventions qui imposent que la somme inscrite soit placée en débit ou en crédit du compte.

De façon synthétique, on peut dire que sont inscrites :

  • au débit du compte concerné : les augmentations de biens possédés (locaux, matériel, voiture…) ou de charges d'exploitation (loyer, téléphone, assurance). Une diminution sera donc inscrite au crédit du compte ;
  • au crédit du compte concerné : les augmentations de moyens de financement (mise à disposition de fonds, de crédit ou de capitaux…) ou de produits d'exploitation (ventes, dons…). Une diminution sera donc inscrite au débit.

Conserver tous les documents

Chaque opération enregistrée en comptabilité suppose l'existence d'une pièce justificative lui correspondant (facture, note de frais, bordereau de remise de chèques, ticket de caisse). Les pièces comptables permettent de prouver que l'opération enregistrée est bien réelle, qu'elle figure pour le bon montant, sur la bonne période et qu'elle est conforme à l'objet social de l'association.

Pour ne pas égarer ces documents, il est conseillé de les regrouper chronologiquement dans des dossiers ou classeurs différents (dossier « factures à payer », « factures émises », « relevés de compte », « cotisations »…) et de les conserver en un lieu facile d'accès, comme le siège de l'association. Ils doivent être conservés pendant une durée de dix ans pour les associations tenues de tenir une comptabilité, trois ans pour les autres.


Tenir un livre-journal pour enregistrer chronologiquement chaque opération

Si l'association tient ses comptes à la main, chaque opération devra également être enregistrée chronologiquement dans le « livre-journal ».

Il peut s'agir d'un simple cahier, d'un registre acheté en papeterie ou d'un tableau Excel dans lequel on notera pour chaque recette ou dépense : la date, le libellé et le montant de l'opération, le mode de paiement et le numéro de la pièce justificative. Si l'association utilise un logiciel comptable, le livre-journal sera édité automatiquement.


Respecter les règles de base de la comptabilité

De nombreux principes de base doivent être obligatoirement respectés. Ils constituent en quelques sortes un « mode d'emploi » de la comptabilité.

Chaque opération doit être comptabilisée séparément.
L'association ne doit ni éviter de comptabiliser les opérations portant sur de petites sommes, ni mélanger en une seule écriture des charges différentes payées ensemble, telles que plusieurs factures provenant d'un même fournisseur (principe de rigueur), ni s'abstenir de comptabiliser des recettes et des dépenses de même montant dont le solde est égal à 0 (principe de non-compensation). Chaque opération a son importance et doit donner lieu à une écriture comptable.

Les dépenses et recettes de l'association doivent être enregistrées lors du laps de temps, ou exercice (principe d'indépendance des exercices) pendant lesquelles elles ont eu lieu.
Cela permet de calculer à son terme le résultat comptable de l'association. Il est conseillé de retenir une durée de douze mois et de la faire coïncider avec l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre) ou l'année sportive, pour un club de sport (du 1er septembre au 31 août de l'année suivante).

L'association doit amortir les biens qu'elle possède (locaux, terrains, meubles).
L'amortissement consiste à retrancher chaque année une partie de la valeur du bien. Lorsqu'une perte future est rendue probable par certains évènements (procès engagé contre l'association, impôts à payer…), elle doit aussi passer une provision (principe de prudence).

Les biens doivent être évalués à leur juste valeur.
Suivant que le bien a été acheté, donné ou légué, ou fabriqué par l'association elle-même, les modalités d'évaluation de la valeur du bien diffèrent. S'il a été acheté, il faut prendre en compte le coût d'acquisition (prix d'achat et frais d'acquisition). S'il a été donné ou légué, la valeur vénale (prix de vente théorique). Et, s'il a été fabriqué par l'association, le coût de production (coût d'achat des matières premières et des dépenses consacrées à la fabrication : électricité, eau…).


Enfin, l'association doit bien évidemment respecter les principes suivants :

  • les comptes doivent être établis en considérant que l'association continuera à fonctionner l'exercice suivant, même si ce n'est pas le cas (principe de continuité de l'exploitation) ;
  • l'association doit conserver la même méthode comptable (principe de permanence des méthodes).

Faire le solde des opérations à la fin de chaque mois et exercice

Chaque fin de mois et chaque fin d'exercice, le solde des opérations de la période précédente doit être reporté sur la ligne « report à nouveau » du mois ou de l'exercice suivant (en recettes, s'il s'agit d'un excédent ; en dépenses, si c'est un déficit).

Il peut aussi être utile de rapprocher chaque mois le solde de trésorerie du solde figurant sur le relevé de compte envoyé par l'établissement bancaire. Cela permettra de corriger rapidement les erreurs.

Vous désirez réussir la création de votre association loi 1901 ?

La création d'une association nécessite de respecter diverses étapes (rédaction des statuts, réunion de l'assemblée constitutive, déclaration en préfecture, publication au journal officiel, etc.).

L'association doit en outre se mettre en règle avec le fisc et l'URSAFF et, si nécessaire, souscrire une assurance adaptée.

Le guide "Réussir la création de son association loi 1901" a précisément pour but de vous présenter les étapes à respecter.

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