Comment bien organiser un évènement associatif ?

Une manifestation publique (kermesse, spectacle, vide-greniers, repas dansant, loto, etc.) ne s'improvise pas. Un tel événement suppose anticipation, planification, organisation et respect de certaines démarches administratives.

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Pourquoi organiser un événement associatif ?

Avant de se lancer, l'association doit identifier clairement les raisons qui motivent l'organisation de l'événement. Les objectifs peuvent être variés :

• récolter des fonds pour financer d'autres projets ;
• soutenir et sensibiliser à une cause ;
• être moteur d'animation sur le territoire (concert, festival, tournoi) ;
• proposer un moment convivial aux membres (événement interne) ;
• recruter des bénévoles ;
• augmenter le nombre d'adhérents ;
• gagner en notoriété auprès des mécènes, sponsors et du grand public.

Il est recommandé de hiérarchiser ces objectifs et de fixer un objectif chiffré (nombre de participants attendus) pour mesurer le succès de l'événement.

Comment définir le cadre de l'événement ?

Le format et le public cible

Le format doit être adapté à la nature de l'association et au public visé. Une association culturelle privilégiera un spectacle, un concert ou une exposition. Une association sportive optera pour un tournoi ou une journée portes ouvertes. Une association caritative organisera une collecte de dons ou une vente solidaire.

L'association doit identifier précisément les personnes qu'elle souhaite inviter, en fonction de l'objectif principal.

La date et le lieu

Pour un événement de taille modeste, il est recommandé de l'organiser au moins 3 semaines à l'avance. Pour un événement d'ampleur, il faut anticiper davantage.

Le choix de la date doit prendre en compte les vacances scolaires et les autres événements prévus dans la commune. Il est possible de se renseigner directement auprès de la mairie.

Le lieu dépend des objectifs, du nombre de personnes attendues et du type d'événement. Si l'événement se tient dans un lieu privé (café, salle), il faut organiser un rendez-vous avec le responsable. S'il se tient sur la voie publique, une déclaration préalable est indispensable.

Comment évaluer les besoins ?

L'association doit définir les moyens humains, matériels et financiers à mobiliser.

Les besoins humains

Il convient de déterminer le nombre de salariés et de bénévoles nécessaires en amont et le jour J, ainsi que les compétences requises. Il est recommandé de répartir les tâches selon les points forts et les intérêts de chacun, en privilégiant le travail en équipe. Un responsable doit être nommé pour superviser l'ensemble.

Les besoins matériels

L'association doit lister le matériel nécessaire et identifier où le trouver, dans l'idéal gratuitement. Elle peut solliciter ses adhérents, les commerçants, les entreprises et les autres associations locales pour un prêt ou un don de matériel (tables, chaises, barnum, décoration). La mairie peut également répondre à certains besoins techniques (barrières, panneaux d'interdiction de stationner).

Le budget

L'association doit établir un budget prévisionnel en listant :

• les recettes prévisibles : dons d'entreprises, subventions, billetterie, buvette, sponsors, partenariats ;
• les dépenses à engager : location de salle, achat de matériel, nourriture et boissons, droits d'auteur, assurances, remboursement des frais des bénévoles.

Il est recommandé de prévoir une marge de sécurité de 10 à 15 % sur le budget prévisionnel pour faire face aux imprévus.

Comment établir un rétroplanning et répartir les tâches ?

L'anticipation est la clé de la réussite. L'association doit définir un rétroplanning avec les grandes étapes du projet et leurs échéances : trouver le lieu, fixer une date, définir le budget, demander les autorisations, trouver le matériel, débuter la communication.

Pour chacune des tâches, il convient d'associer une personne responsable et une échéance. Les outils de gestion de projet (Trello, Asana, Frama board, Basecamp) peuvent faciliter cette organisation.

Des rencontres régulières doivent être organisées pour discuter de l'état d'avancement du projet et encourager les salariés et bénévoles.

Quelles sont les obligations réglementaires à respecter ?

La déclaration de manifestation

Toute manifestation sur la voie publique ou accueillant du public nécessite une demande d'occupation temporaire à déposer en mairie. Le dossier doit comporter les coordonnées de l'association et des responsables, le type d'événement, les dates, horaires et lieu, ainsi que tout renseignement complémentaire sur la sécurité.

Le délai de dépôt varie : au moins 3 jours avant pour la plupart des communes, au moins 2 mois à l'avance à Paris.

La SACEM

Si l'événement diffuse de la musique, une déclaration auprès de la SACEM est nécessaire. Avant la manifestation, l'association doit déclarer l'événement et fournir le certificat de représentation au moins 2 semaines avant. Après la manifestation, elle doit envoyer le bilan des recettes et dépenses et régler les droits dans les 10 jours.

La buvette et les produits alimentaires

Pour proposer une buvette, une demande d'autorisation est obligatoire en mairie (5 par an maximum). Seules les boissons des groupes 1 à 3 (sans alcool ou faiblement alcoolisées) sont autorisées. La vente de boissons plus fortes nécessite une licence spécifique.

L'association doit respecter les règles sanitaires et de sécurité : hygiène des aliments, matériels et locaux, lutte contre l'ivresse publique, protection des mineurs et interdiction de vente d'alcool aux moins de 16 ans.

Pour obtenir l'autorisation du maire et tenir la buvette de votre évènement en règle, suivez notre guide Tenir une buvette 2025 : autorisation du maire, groupes de boissons, nombre de buvettes autorisées par an, affichages et fiscalité sont expliqués, avec les modèles de déclaration d'ouverture d'un débit de boissons temporaire.

La sécurité et les assurances

L'association doit vérifier auprès de son assureur que la structure est couverte contre les dommages pouvant se produire lors de l'événement. Elle doit s'assurer que les installations prévues (tentes, enceintes, gradins, scènes) répondent aux obligations de sécurité.

Il est recommandé de faire appel à une association spécialisée dans les premiers secours et de mettre en place un service d'ordre si nécessaire. Il est d'usage de prévenir la police ou la gendarmerie et les pompiers.

Au-delà de 1 500 participants, un service d'ordre devient obligatoire. Au-delà de 5 000, les exigences de sécurité sont encore plus strictes.

Les impôts commerciaux

Une association à but non lucratif est exonérée d'impôts commerciaux (TVA, IS, CFE) pour ses recettes, subventions et salaires liés à l'organisation, dans la limite de 6 manifestations par an. Les événements doivent être exceptionnels et avoir pour objectif de financer l'association.

Les lotos, tombolas et braderies

Pour l'organisation d'un loto, d'une tombola ou d'une braderie, une autorisation doit être demandée au maire du lieu où se situe le siège social de l'association. À Paris, la demande est adressée au préfet de police.

Pour demander les autorisations nécessaires et organiser votre loto ou votre tombola sans risque de sanction, suivez notre guide Organiser une tombola ou un loto : mode d'emploi 2025 : jeux autorisés, règles sur les lots, déclarations au maire ou au préfet et fiscalité sont expliqués.

Comment communiquer sur l'événement ?

La communication est essentielle à chaque étape de l'événement.

Avant l'événement

L'association doit informer ses adhérents et sympathisants via une newsletter, contacter la presse quotidienne régionale, les radios et magazines locaux, ainsi que la mairie qui diffuse souvent des bulletins d'information. Elle peut apposer des affiches chez les commerçants et dans les emplacements réservés, relayer l'information sur les réseaux sociaux, son site internet et ceux de ses partenaires.

Il est recommandé de communiquer à intervalles réguliers, de partager le programme, de dévoiler les coulisses des préparatifs et d'informer du nombre de places restantes.

Pendant l'événement

La communication en direct est importante : publications de stories sur Instagram et Facebook, lives pour capturer les moments forts, interviews de participants, partage des surprises et moments spéciaux.

Après l'événement

L'association doit remercier les participants, bénévoles et sponsors, partager un récapitulatif des moments forts et des résultats sur les réseaux sociaux et le site web.

Comment gérer le jour J ?

Le jour de l'événement, l'association doit s'assurer que la signalétique permet d'y accéder facilement. La répartition des tâches doit être claire : chacun doit connaître celle qui lui incombe (logistique, accueil du public, billetterie, buvette, animation).

Les bénévoles doivent être identifiables par le public (badge, tee-shirt, veste) et avoir un référent en cas de problème.

Il est recommandé de rester disponible et serein : si la répartition des rôles a été bien effectuée, il n'y a aucune raison de stresser. Profiter de l'événement aide les convives à en faire de même.

Que faire après l'événement ?

Une fois la manifestation terminée, l'association doit :

• remercier les salariés, bénévoles, partenaires et sponsors ;
• recueillir leurs commentaires sur les points forts et les faiblesses ;
• communiquer les résultats (nombre de participants, montant des recettes) ;
• rédiger le bilan financier final ;
• faire parvenir les remerciements et médiatiser les résultats.

Un bilan quantitatif (nombre de participants, coût total, heures de préparation) et qualitatif (satisfaction des participants et de l'équipe, difficultés rencontrées) doit être dressé. Les retours peuvent être triés en 3 catégories : à garder, à améliorer, à supprimer.

Quelles sont les bonnes pratiques éco-responsables ?

Afin de limiter l'impact de l'événement sur l'environnement, l'association peut :

• distribuer des verres consignés et installer des fontaines à eau ;
• privilégier le fait main à partir de matériel de récupération ;
• louer ou acheter d'occasion le matériel nécessaire ;
• installer des aires de stationnement pour les vélos ;
• communiquer sur les transports en commun et inciter au covoiturage ;
• privilégier les achats en vrac ;
• réduire le gaspillage alimentaire et mettre en place un composteur.

Pour la buvette, il est recommandé d'opter pour de la vaisselle réutilisable ou compostable.