Demande de subvention pour une association : comment la remplir ?

Depuis quelques années, les collectivités ont tendance à favoriser le subventionnement de projets plutôt que du fonctionnement des associations. Ce qui nécessite que la demande de subvention explique en quoi la subvention est nécessaire à l'intérêt général plutôt que de se contenter de décrire une action et de monter un budget.

Demande de subvention pour une association

Demande de subvention : à qui l'association doit-elle adresser sa demande ?

La subvention doit être demandée par l'association aux collectivités comportant dans leurs attributions l'activité pour laquelle elle souhaite être subventionné (commune, département, région, État, organisme).

Compte tenu de la multiplicité des collectivités octroyant des subventions aux associations, mais également des services au sein des collectivités pouvant être sollicitées, la recherche de subvention peut devenir un vrai casse-tête.

Au niveau de l'État, chaque ministère possède sa propre ligne de subventions. Au niveau des collectivités locales, il en va de même mais, leur organisation n'étant pas identique, il vous faudra contacter un voire plusieurs services de la même collectivité.

Etant donné que la demande de subvention d'une association est examinée avant le vote du budget, il convient d'envoyer sa demande suffisamment tôt. Le dossier de demande de subvention prévoit la plupart du temps une date limite de dépôt.

Quel formulaire l'association loi 1901 doit-elle utiliser pour sa demande de subvention ?

Depuis le 1er janvier 2017, les demandes de subvention doivent être présentées sur le formulaire cerfa n°12156*05.

Ce formulaire est à envoyer par courrier, sauf pour certains services de l'Etat auprès desquels la demande de subvention peut s'effectuer en ligne.

Dans tous les cas, vous devrez joindre à votre dossier de demande de subvention une présentation de votre projet indiquant le problème auquel votre association veut faire face, le plan d'action que vous souhaitez mettre en oeuvre et quel pourrait être l'impact de votre projet sur la situation actuelle. Puis, il vous faudra compléter votre présentation par un budget prévisionnel estimant les recettes et dépenses et par une présentation de votre équipe.

Remplir le dossier unique de subvention d'une association : une demande en quatre parties

Le dossier unique de subvention est un document remplissable directement en ligne. Dans la première partie de la demande, " Présentation de l'association ", vous allez devoir identifier votre association.

Ensuite, la seconde partie nécessite que vous définissiez le budget prévisionnel de votre association sur l'exercice suivant.

La troisième partie de la demande doit vous permettre de présenter à l'administration le sens de votre action : les raisons ayant amené à sa mise en place, les problèmes et les besoins auxquels elle répond. La dernière partie doit présenter des réponses concrètes et précises aux problèmes et aux besoins soulevés.

Demande de subvention d'association : le budget prévisionnel de l'association et du projet

La demande de subvention comprend deux budgets : le budget prévisionnel de l'association et celui du projet. Le budget est présenté sous forme d'un tableau à deux colonnes (charges et produits), dont la somme doit être égale des deux côtés.

Il doit être complété des informations ayant permis son élaboration. Pour démontrer au financeur que l'activité de l'association revêt une utilité sociale, présentez quelles sont vos pratiques tarifaires et comment vous prenez en compte les éventuelles difficultés des bénéficiaires, si c'est le cas. Pour que les sommes indiquées soient les plus pertinentes possibles, indiquez précisément comment vous comptez répartir les frais généraux de l'association.

Si votre exercice ne correspond pas à l'année civile, pensez à indiquer la date de début et de fin de votre exercice.

Demande de subvention d'association : la description du projet

Vous devrez remplir une fiche par projet.

Intitulé, objectifs et description du projet

Intitulé du projet : Essayez de trouver un titre évocateur à votre projet, en renvoyant à l'action, au public visé et à la zone géographique dont il s'agit. Cela permettra au financeur d'avoir une idée concrète de votre projet.

Objectifs : Restez clair et précis. Evitez les termes vagues tels que " lutter contre la pauvreté " mais préférez " mettre en place des structures d'accompagnement à la réinsertion dans la ville de Rambouillet ouvertes aux habitants en grande précarité ".

Description : Décrivez votre projet de manière précise en allant à l'essentiel : étapes de mise en place, grandes phases du projet, contenu ou programme des activités proposées...

Nature du projet

L'indication de la politique publique dans laquelle s'inscrit le projet et de la zone ou du territoire de réalisation du projet doivent vous permettre de montrer que le projet s'inscrit dans la politique du financeur. Cela permettra de mettre en valeur le caractère d'intérêt général de votre projet et de montrer au financeur que votre demande s'inscrit bien dans son champ d'action.

Public bénéficiaire : Vous devez identifier et chiffrer clairement le public auquel votre projet s'adresse : âge, sexe, catégorie socio-professionnel.

Moyens mis en oeuvre : Précisez ici les moyens matériels et humains nécessaires à l'accomplissement de votre projet : nature des dépenses prévues (achats, location...), nombre et fonction des personnes bénévoles ou salariées qui interviendront, temps de travail que cela représente en équivalent temps plein...

Indicateurs d'évaluation et information complémentaire

Indiquez quels sont les indicateurs et les méthodes d'évaluation que vous avez choisi pour pouvoir mesurer si vos objectifs ont bien été remplis.

Indiquez également le résultat escompté pour chaque indicateur.

Plus vos indicateurs seront précis, plus il sera facile de rendre compte de l'utilisation de votre subvention d'association en fin d'action.

Indicateur Résultat escompté Méthodes d'évaluation
Nombre de séances 3 séances par semaine, 36 semaines par an, soit un total de 108 séances par an Décompte des séances effectivement réalisées
Nombre de bénéficiaires 30 Décompte annuel des inscrits
Taux de satisfaction 50 % Mise à disposition de fiches individuelles d'appréciation

Pensez à valoriser votre projet : les partenaires, le lien avec les actions précédentes de l'association, les perspectives à long terme...

Le financeur s'appliquera principalement à vérifier que les dépenses prévues pour le fonctionnement de l'association ne sont pas trop importantes par rapport à celles prévues pour financer le projet.

Demande de subvention d'association : la signature d'une convention d'objectifs est-elle obligatoire ?

Dans certains cas, la collectivité qui a accordé la subvention vous imposera la signature d'une convention d'objectifs pour procéder à son versement. Celle-ci permet de préciser à quelle fin vous est versée la subvention, le montant et les modalités de son versement, la durée de la convention et les conditions de son éventuelle reconduction ainsi que les modes de contrôle auxquels vous pourrez être soumis. Ces éléments pourront faire l'objet de modifications au moyen d'avenants.

Vous pouvez essayer d'en négocier les termes mais c'est la collectivité qui aura le dernier mot. C'est donc elle qui fixe les termes de la convention que vous être libre d'accepter ou de refuser. Mais dans ce dernier cas, la collectivité pourra supprimer la subvention de l'association.