Demande de subvention : réaliser un budget prévisionnel

Un budget prévisionnel est souvent à joindre au dossier de demande de subvention d'une association. Comment rédiger le budget prévisionnel ?

Étape 1 du budget prévisionnel : Décompte des dépenses

Au-delà des frais inhérents aux activités, l'association ne doit pas oublier les nombreux à-côtés nécessaires : charges sociales, déplacements, frais de location, téléphone, assurances, droits d'auteurs, défraiements, affranchissement, impôts...

Charges directes Précisions
60- Achats
Indiquer les futurs achats que l'association aura à effectuer auprès de ses fournisseurs ou de ses prestataires.

Prestations de services

  • stages organisés par une société spécialisée ;
  • facturation d'un service de transport ;
  • activités organisées par un club professionnel ;
  • interventions de juges ou d'arbitres professionnels ;
  • permanence de soigneurs à un poste de secours, achetée à un organisme spécifique ;
  • ménage réalisé par un salarié d'une société de nettoyage ;
  • conception d'un site internet par une entreprise ...


Achats matières et fournitures

  • nourriture, produits alimentaires, boissons pour buvette ou barbecue ;
  • eau, énergie, essence ;
  • fournitures administratives (cahiers, pochettes, crayons, agendas, cartouches d'encre...) ;
  • fournitures d'entretien et petit équipement : tenues de sport ou tous autres vêtements, petit matériel de bureautique (fax, lampes de bureau...), récompenses, matériel d'encadrement pédagogique, trousses de secours, matériel médical, petit matériel informatique (CD, imprimante, clés USB...), produits d'hygiène, produits d'entretien...


Autres fournitures

  • achat de marchandises ;
  • achats d'équipements sportifs, artistiques ou pédagogique ;
  • tous les autres achats dont la nature est difficile à identifier.

61-Services extérieurs

Locations (mobilières ou immobilières

  • location d'un local ou d'une salle ;
  • location d'un véhicule (à usage permanent ou pour transporter les artistes ou les sportifs).


Entretien et réparation

  • révision du camion, de la voiture, du bateau de l'association... ;
  • réparation de l'ordinateur, d'une porte, d'un pneu crevé d'une remorque de l'association...


Assurance

  • assurance contractée pour un événement particulier ;
  • police d'assurance de la voiture, du bateau, du scooter de l'association...utilisé à l'occasion de l'action.


Documentation

  • abonnement à une documentation ou à une revue technique ou professionnelle ;
  • achat d'un livre technique ou professionnel.

62-Autres services extérieurs

Rémunérations intermédiaires et honoraires

  • rémunération des médecins, de conseillers ou du comptable de l'association ;
  • honoraires des avocats.


Publicité, publication

  • achat d'affiches, de plaquettes, de flyers ;
  • achat de bannières sur internet...


Déplacements, missions

  • frais engagés par les bénévoles (et non les salariés) qui effectuent des déplacements pour le compte de l'association.


Services bancaires, autres

  • frais de tenue de compte, frais bancaires... ;
  • frais postaux et de télécommunications (abonnement internet, affranchissement, factures de téléphone).

63-Impôts et taxes

Impôts et taxes sur rémunération

  • taxe sur les salaires ;
  • 1% construction, versement transport ;
  • taxe d'apprentissage ;
  • participation à la formation professionnelle continue.


Autres impôts et taxes

  • taxe foncière professionnelle ;
  • taxe d'habitation ;
  • frais de carte grise...

64-Charges de personnel
Ce champ n'est à remplir que si l'association a des salariés.

Rémunération de personnels

  • rémunération des salariés ;
  • primes versées aux salariés.


Charges sociales

  • charges de sécurité sociale (URSSAG), assurance chômage ;
  • mutuelle, institution de retraite complémentaire, médecine du travail, prévoyance...


Autres charges de personnel

  • maintien du salaire ;
  • paiement des frais professionnels (paniers repas, frais de déplacement) ;
  • frais annexes liés aux périodes de formation.

65- Autres charges de gestion courante

  • frais d'affiliation aux fédérations, comités, ligues ;
  • redevances pour concessions, brevets ;
  • créances irrécouvrables (exemples : facture qui ne pourra jamais être payée car le client a disparu dans la nature ou a subi une liquidation judiciaire, don qui ne pourra jamais être récupéré car l'adhérent a déménagé...) ;
  • droits d'auteur et de reproduction (SACEM) ;
  • achats de licences aux fédérations.

66-Charges financières

  • agios sur les comptes de l'association ;
  • intérêts sur les emprunts contractés ;
  • pertes sur cessions de valeurs mobilières de placement.

67- Charges exceptionnelles Les charges exceptionnelles sont des charges imprévisibles. Il ne faut donc pas remplir ce champ.

  • pénalités, amendes ;
  • dons ;
  • conséquences financières liées à un dégât des eaux...

68- Dotations aux amortissements

  • constitutions de provisions ;
  • constitution de réserves.


Il faut ensuite préciser quelles seront les charges indirectes. Il s'agit de charges concernant plusieurs projets. Chaque charge indirecte doit être répartie sur les différentes actions à l'aide d'une clé de répartition : temps d'occupation des locaux, nombre d'enfants accueillis, nombre de projets, nombre de jours d'activités, heures de formation réalisées, activité des salariés...

Charges indirectes (pour le budget prévisionnel de l'action) Précisions
Charges fixes de fonctionnement

  • loyer du local ;
  • assurance multirisques du local ;
  • essence, électricité et eau ;
  • frais de communication : abonnement internet, facture de téléphone, affranchissement ;
  • petites fournitures...

Frais financiers

  • frais de tenue de compte ;
  • frais bancaires.

Autres

  • campagnes publicitaires ;
  • salaire de la secrétaire...

Il faut ensuite faire le total des charges.

Étape 2 du budget prévisionnel : Liste des futures ressources

L'association doit ensuite indiquer les bénéfices escomptés en étant réaliste. Il faut éviter de gonfler la vente des billets, de livres ou la souscription de cotisations et ne pas augmenter pas non plus les tarifs pour parvenir à l'équilibre. Il faut plutôt cerner toutes les charges revêtant un aspect prioritaire et renoncer aux autres pour les faire correspondre aux produits attendus.

Ressources directes
70- Ventes de produits finis, de marchandises, prestations de services

  • prestations de services facturées ou services rendus aux membres : participation financière des adhérents (en plus de leur cotisation annuelle), interventions pédagogiques, encadrements réalisés pour une mairie, organisation d'un stage à destination d'un public non adhérent... ;
  • vente de marchandises : vente de matériel ou de vêtements artistiques ou sportifs, vente de calendriers... ;
  • produits des activités annexes : vente d'espaces publicitaires à un sponsor ou à une collectivité territoriale, buvettes, lotos, tombolas, repas dansant... ;
  • participation des stagiaires (participation complémentaire des adhérents lors de l'inscription à un stage).

74- Subventions d'exploitation
Il faut indiquer ici les différentes subventions que l'association compte solliciter.

État (ANS), ministères
Régions (conseil régional)
Départements (conseil général)
Intercommunalités
Communes
Organismes sociaux (détailler)
Fonds européens (FSE, mesure 10B...)
L'Agence de services et de paiement (emplois aidés)
Autres établissements publics
Aides privées (comités, ligues, fédérations)
75- Autres produits de gestion courante

  • ristournes sur licences vendues ;
  • mécénat ;
  • perception d'engagements lors d'une manifestation occasionnelle.
Dont cotisations, dons manuels ou legs

76- Produits financiers Intérêts sur les différents comptes ou les livrets de l'association.
78- Reprises sur amortissements et provisions Report d'une subvention non utilisée lors d'un exercice précédent

Il faut ensuite faire le total des ressources de l'association en veillant à ce que celui-ci soit égal à la somme des futures dépenses.

Étape 3 du budget prévisionnel : Évaluation des contributions volontaires en nature

Le cadre " Contribution volontaires en nature " permet à l'association de prendre en compte le temps de travail exécuté par les bénévoles afin d'informer les financeurs du coût des prestations si celles-ci étaient effectuées par des professionnels.

Les services offerts gracieusement par une collectivité (mise à disposition de matériel, d'un local ou de professionnels) ou un fournisseur (espaces publicitaires, matériel de promotion...) peuvent aussi être mentionnés.

Cette étape étant souvent assez difficile à remplir, les dossiers de demande de subvention acceptent généralement que ce cadre ne soit pas rempli.

Emplois des contributions volontaires en nature Contributions volontaires en nature
Secours en nature : nourriture, vêtements... Bénévolat (correspond au Personnel bénévole)
Mise à disposition gratuite de biens et de bénévoles : locaux, matériel, prestation gratuite d'un intervenant ou d'une société extérieurs à l'association... Prestations en nature (correspondent à la mise à disposition gratuite de biens et de bénévoles)

Personnel bénévole (par exemple : nombre d'heures effectuées x 9€ correspondant au SMIC brut)

  • prestation effectuée par un bénévole de l'association ;
  • encadrement bénévole d'un membre.

Dons en nature (correspondent aux secours en nature)

Attention, les comptes 86 et 87 doivent être équilibrés.

Il ne faut pas chercher à équilibrer le total des charges et des produits prévisionnels avec les comptes de contributions volontaires en nature.