Comment rendre compte de l'utilisation d'une subvention ?

Toutes les associations qui bénéficient de subventions doivent produire un compte-rendu financier auprès de leur financeur, dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel la subvention a été attribuée. Le non-respect de cette obligation peut conduire à la suppression de la subvention.

Pourquoi l'association doit-elle rendre compte de l'utilisation d'une subvention ?

Le financeur a l'obligation de vérifier que les projets financés ont bien été réalisés. C'est pour cela que la loi impose aux associations subventionnées de fournir à leur financeur un compte-rendu financier (formulaire cerfa n°15059*01) accompagné des comptes de l'exercice écoulé ainsi que du dernier rapport annuel d'activité.

Intérêts

Cela va permettre à votre financeur d'apprécier la situation financière de votre association, car attribuer une subvention en ayant une mauvaise connaissance de votre trésorerie lui fait courir deux types de risques :

  • Vous attribuer une subvention alors que votre association fait face à de graves difficultés financières. Le financeur pourra être tenu responsable de cette dégradation, c'est-à-dire d'une partie des dettes de l'association.
  • Vous attribuer une subvention alors que vous avez une trésorerie importante. La chambre régionale des comptes pourrait reprocher au financeur ce versement et considérer qu'il s'agit d'une transgression à l'obligation de dépôt de fonds au Trésor, avant de demander à l'association de lui rembourser la subvention non utilisée.

Le bilan du projet de l'année précédente est un élément déterminant lors d'une demande de renouvellement de subvention. Si le compte-rendu démontre que la subvention a été utilisée pour une action d'intérêt général, ce sera un élément positif pour son renouvellement.

Points contrôlés

De façon générale, le financeur va s'attacher à vérifier les points suivants :

  • que l'action financée par la subvention est bien destinée aux habitants concernés par la zone de compétence de la collectivité ;
  • que les exigences contractuelles fixées par le financeur et l'objet de la subvention ont bien été respectés ;
  • qu'aucune dérive dans le financement de l'action n'est présente ;
  • que la subvention n'a pas été demandée dans le but de dégager des excédents. Toute subvention non utilisée devra être remboursée.
Toutefois, lorsque la subvention porte sur un montant réduit, la collectivité se contente souvent d'un examen des comptes de l'association. Dans les petites communes, le conseil municipal peut simplement venir constater le bon déroulement de l'action.

Compte-rendu de l'utilisation d'une subvention : Bilan qualitatif du projet réalisé

La mise en oeuvre du projet

La subvention est généralement attribuée pour financer un projet. Décrivez simplement l'action qui a eu lieu en vous aidant de la présentation de votre projet dans le dossier initial.

Si la subvention concerne le fonctionnement de votre association, utilisez le rapport d'activités présenté en assemblée générale et mettez en valeur les nouveautés, les difficultés et les succès rencontrés durant l'exercice.

Le nombre approximatif de personnes bénéficiaires

N'oubliez pas de distinguer adhérents de l'association et bénéficiaires de l'action, ces derniers n'étant pas forcément adhérents. Si l'action se déroule depuis quelques années, cette question va permettre de mesurer l'évolution du nombre de bénéficiaires.

Un nombre faible de bénéficiaires est assez normal lorsque l'action est encore récente. En revanche, la baisse régulière des bénéficiaires au cours des années est un mauvais indicateur. L'action nécessite soit d'être adaptée, soit d'être stoppée. Dans tous les cas, vous allez devoir expliquer quelles causes vous voyez à ce problème et comment vous comptez le résoudre.

Les dates et lieux de réalisation de l'action

Cette question permet à l'association de prouver qu'elle a bien réalisé le projet subventionné et au financeur d'opérer d'éventuelles vérifications. C'est aussi l'occasion pour l'association de montrer que les périodes et les lieux d'intervention de l'action correspondent bien aux priorités du financeur.

Résultats du projet

Définir si les objectifs du projet ont bien été atteints nécessite de vous reporter aux indicateurs d'évaluation que vous avez choisis lors de votre demande de subventionnement.

Compte-rendu de l'utilisation d'une subvention : Bilan quantitatif de l'action réalisée

Règles de répartition des charges indirectes

Il s'agit de charges concernant plusieurs projets. Chaque charge indirecte doit être répartie sur les différentes actions à l'aide d'une clé de répartition : temps d'occupation des locaux, nombre d'enfants accueillis, nombre de projets, nombre de jours d'activités, heures de formation réalisées, activité des salariés...

Un calcul simplifié, basé sur la proportionnalité, est accepté. Vous devrez alors indiquer que la règle de répartition utilisée est la proportionnalité.

Exemple :

  • Budget de l'association : 10 000 € dont charges fixes de fonctionnement (loyer, assurance, ...) 1 000 € soit 10 % du budget.
  • Budget de l'action à subventionner : 2 000 €
  • Calcul des charges fixes de fonctionnement pour l'action : 10 % de 2 000 € soit 200 €

Justification des écarts significatifs

Expliquez les éventuels écarts entre votre projet initial et l'action effectivement réalisée. Il peut s'agir de la survenance d'une difficulté imprévisible ou de la décision de modifier la mise en oeuvre du projet afin qu'il en ressorte amélioré.

Le financeur acceptera ces écarts à condition qu'ils soient bien justifiés. Vous devez donc décrire les moyens mis en oeuvre et les changements apportés au projet initial.

Contributions volontaires en nature

Il vous faut ici indiquer la méthode de calcul utilisée pour l'évaluation du temps de travail des bénévoles et la valorisation des frais qu'ils ont engagés.