Comptabiliser une facture pas encore payée (charges à payer et produits à recevoir)

Le règlement d'une facture ne se fait pas nécessairement au moment de la livraison ou de l'accomplissement de la prestation. Dans le cas où la dépense ou le produit concerne l'exercice que vous êtes en train de clôturer, vous devez les prendre en compte même si le paiement n'a pas encore eu lieu.

Les charges à payer

Les factures non reçues

Lors de la clôture des comptes, vous devez recenser les biens qui vous ont été livrés ou les prestations qui ont exécutées mais pour lesquels vous n'avez pas encore été facturé. Vous ferez cela grâce aux bons de commande que vous aurez pris soin de conserver.

Les factures à payer s'enregistrent ainsi :

  • débit du compte de charge correspondant à la nature de la dépense (montant hors taxe) ;
  • débit du compte 44586 - TVA sur factures non parvenues (TVA) ;
  • crédit du compte 408 - Fournisseurs - Factures non parvenues (montant TTC).
Au début de l'exercice suivant, vous devrez contrepasser l'écriture, puis enregistrer la charge, lorsque vous aurez enfin reçu la facture.

Par exemple, une entreprise fait réaliser une publicité qui paraît sur un site internet au mois de décembre. Ce n'est qu'au moins de janvier qu'elle reçoit la facture de 8000€HT.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
Comptabilisation de la prestation non facturée
623 Publicité 8000
44586 TVA sur factures non parvenues 1570
408 Fournisseurs - Factures non parvenues 9570
Au début de l'exercice suivant, contrepassation de la facture à payer
408 Fournisseurs - Factures non parvenues 9570
623 Publicité 8000
44586 TVA sur factures non parvenues 1570
Réception de la facture
623 Publicité 8000
44566 TVA déductible 1570
401 Fournisseurs 9570

Les avoirs à recevoir

Lorsque des fournisseurs vous ont promis un avoir pour des motifs liés à l'année écoulée (remise sur les achats effectués durant l'année écoulée, retour de produit effectué avant la clôture...), vous devez l'enregistrer ainsi :

  • débit du compte 4098 - Fournisseurs - Avoirs à recevoir (montant TTC) ;
  • crédit du compte 609 - Rabais, remises et ristournes (montant HT) ;
  • crédit du compte 44586 - TVA sur factures non parvenues (TVA).

Les intérêts courus mais non encore payés

En fin d'exercice, vous devez comptabiliser les intérêts courus sur vos découverts ou vos emprunts, même s'ils n'ont pas encore été facturés :

  • débit du compte 661 - Charges d'intérêts ;
  • crédit du compte 1688 - Intérêts courus (emprunt de moins d'un an) ou 5181 - Intérêts courus à payer (emprunt à plus d'un an ou découvert).

Les congés acquis

Vos salariés acquièrent leurs congés payés durant une période qui va du 1er juin de chaque année au 30 mai de l'année suivante, mais ils ne peuvent pas les utiliser tout de suite. En fin d'exercice, il faut donc intégrer les congés payés acquis (et les cotisations patronales liées) à l'exercice suivant.

Comment calculer le montant à reporter ?

  • Pour la partie salaires bruts : salaires bruts annuels/12 (par 13 si 13e mois) x nombre de mois écoulés entre le 1er juin et la clôture/10
  • Pour la partie cotisations patronales : cotisations patronales annuelles/12 (par 13 si 13e mois) x nombre de mois écoulés entre le 1er juin et la clôture/10

Le résultat doit être inscrit :

  • au débit du compte 641 - Rémunérations du personnel (partie correspondant au salaire brut) ;
  • au crédit du compte 428 - Personnel - Charges à payer (même montant) ;
  • au débit du compte 645 - Charges de sécurité sociale (partie correspondant aux cotisations patronales) ;
  • au crédit du compte - Organismes sociaux - Charges à payer (même montant).

Les taxes et impôts à payer

Les impôts et taxes liés à votre exercice comptable doivent être payés plusieurs mois après sa clôture. Pour chaque impôt et taxes, il faut estimer le montant à payer et l'enregistrer :

  • au débit du compte 63 - Impôts, taxes et versements assimilés ;
  • au crédit du compte 448 - État - Charges à payer.

La comptabilisation de l'impôt sur les sociétés à payer s'effectue de façon différente :

  • débit du compte 695 - Impôt sur les bénéfices ;
  • crédit du compte 444 - État - Impôt sur les bénéfices.
Les entreprises soumises à l'impôt sur le revenu n'ont pas à le comptabiliser.

Les produits à recevoir

Les factures à établir

Vous avez effectué une prestation de service au cours de l'exercice mais ne la facturez à votre client qu'au cours de l'année suivante. Le montant à recevoir doit être enregistré ainsi :

  • crédit du compte de produit concerné (montant HT) ;
  • crédit du compte 44587 - TVA à percevoir (TVA) ;
  • débit du compte 418 - Clients - Factures à établir (montant TTC).
Au début de l'exercice suivant, vous devrez contrepasser l'écriture.

Les avoirs à établir

Des avoirs à établir doivent être enregistrés dans les cas suivants : retour de produit effectué avant la clôture, remise de fin d'année accordée sur les ventes de l'exercice écoulé, correction d'une erreur sur une facture émise avant la clôture...

La comptabilisation s'effectue ainsi :

  • débit du compte 509 - Rabais, remises et ristournes (montant HT) ;
  • débit du compte 44587 - TVA sur factures à établir (TVA) ;
  • crédit du compte 4198 - Clients - Avoirs à établir (montant TTC).

Les autres sommes à recevoir

De la même façon, vous devrez comptabiliser :

  • les produits financiers à recevoir, sur des placements court terme (débit du compte 5188 et crédit du compte 764) ou long terme (débit du compte 2768 et crédit du compte 762) ;
  • les subventions d'exploitation à percevoir : débit du compte 441 - État - Subventions à recevoir et crédit du compte 74 - Subventions d'exploitation.