Comptabiliser les factures à cheval sur deux exercices (charges et produits constatés d'avance)

L'établissement des comptes annuels nécessite de présenter un exercice sur douze mois. Or, dans la réalité, il est possible qu'une facture ait été émise alors que la prestation n'a pas encore été exécutée ou payée. Vous devez donc ajuster vos charges et produits pour en retirer les éléments qui concernent l'exercice suivant. On le fait au moyen des charges/produits constatés d'avance.

Les charges constatées d'avance

Les charges constatées d'avance sont les charges enregistrées au cours d'un exercice mais qui, en réalité, concernent l'exercice suivant. On y enregistre notamment :

  • les factures pour lesquelles les achats ou les prestations de services n'ont pas été intégralement livrés ou exécutées ;
  • les abonnements, les loyers, les primes d'assurance et les intérêts dont une partie ou la totalité concerne l'exercice à venir.

Comment déterminer l'exercice comptable auquel vous devez rattacher la charge ? Les critères de rattachement sont assez simples :

  • Date du voyage pour des frais de transport.
  • Date de livraison pour un achat de biens.
  • Période de couverture pour une prime d'assurance.
  • Date de la formation pour des frais de formation.
  • Date de réalisation de la consultation ou de l'étude pour des honoraires d'experts.

Pour comptabiliser la provision :

  • débit du compte 486 - Charges constatées d'avance (montant HT) ;
  • crédit du compte de charge concerné (montant HT).
Au début de l'exercice suivant, vous devrez annuler cette écriture, c'est-à-dire l'enregistrer dans le sens inverse.

Une entreprise paie ses factures trimestriellement. Au mois de décembre, elle comptabilise une charge de 3000€ HT concernant les mois de décembre, janvier et février. L'exercice comptable se clôturant le 31 décembre, le paiement relatif aux mois de janvier et février doit être transféré dans les charges constatées d'avance.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
486 Charges constatées d'avance 2000
613 Locations 2000

Les produits constatés d'avance

Si la situation est inverse, la comptabilisation est identique excepté que vous allez utiliser le compte 487 - Produits constatés d'avance au lieu du compte 486 - Charges constatées d'avance.