Comptabiliser les salaires et cotisations sociales

La comptabilisation de la paie consiste à enregistrer les bulletins de salaire et les charges sociales qui y figurent. Deux méthodes sont possibles

A quelles conditions les salaires et indemnités sont-ils déductibles ?

Dépenses par nature déductibles

Sont par principe déductibles :

  • les salaires, appointements et toutes les sommes versées en contrepartie des services rendus par le bénéficiaire en exécution de son contrat de travail (primes d'ancienneté, d'assiduité, de technicité, etc.), des gratifications occasionnelles ou périodiques, des commissions versées au personnel salarié (à l'exclusion des commissions et courtages payés à des intermédiaires) ;
  • les indemnités et allocations diverses, y compris les indemnités de congés payés, les indemnités et allocations forfaitaires pour frais professionnels (frais de transport, de représentation, de déplacement, indemnités de panier), les indemnités d'intempéries, les sommes versées en considération de la situation personnelle (supplément familial, indemnité de résidence, etc.) ;
  • les indemnités de licenciement et des primes de départ à la retraite ;
  • les indemnités de clientèle versées aux représentants de commerce salariés ou non salariés ;
  • les avantages en nature tels que logement, chauffage, éclairage, nourriture, mise à disposition d'une voiture ;
  • les avantages en argent et notamment la part de l'employeur au prix des titres-restaurants, les primes d'assurance contractées au profit des dirigeants salariés, des cadres ou du personnel, la prise en charge d'un loyer, les primes versées par l'employeur pour assurer au personnel des prestations complétant celles de la sécurité sociale.

Les allocations forfaitaires que les sociétés, passibles ou non de l'IS, attribuent à leurs dirigeants et cadres pour frais de représentation et de déplacement sont exclues de leurs charges déductibles lorsque, parmi celles-ci, figurent déjà les frais habituels de cette nature remboursés aux intéressés. Cette règle ne vise que les cadres et les dirigeants non salariés de sociétés dont la rémunération relève des BIC ou des BNC.

Les rémunérations de l'exploitant individuel et de sa famille ou des membres des sociétés non soumises à l'IS sont soumis à des règles particulières.

Travail effectif et rémunération non excessive

Les rémunérations directes ou indirectes allouées aux membres du personnel salarié sont déductibles si elles correspondent à un travail effectif et ne sont pas excessives eu égard à l'importance du service rendu.

Une rémunération peut être considérée comme excessive lorsqu'il peut être établi que la rétribution servie en contrepartie du service rendu ne correspond pas à la qualification professionnelle du bénéficiaire, à l'étendue de son activité, à ses aptitudes particulières, aux résultats de l'entreprise, au montant des salaires de l'entreprise, à la rémunération d'emplois identiques dans l'entreprise ou ailleurs, ou encore à la politique des salaires de l'employeur.

La fraction excédentaire est exclue des charges déductibles.

A quelles conditions les cotisations sociales sont-elles déductibles ?

Constituent des dépenses déductibles :

  • les cotisations patronales versées au titre de la législation sur la sécurité sociale : assurance maladie (risques maladie, maternité, invalidité et décès), assurance vieillesse, allocations familiales, accidents du travail ;
  • les contributions patronales au régime d'assurance chômage. Il en est ainsi des contributions payées par les employeurs en vue de financer le versement des allocations de chômage aux travailleurs sans emploi de même que des allocations et contributions versées en vue d'indemniser la privation partielle d'emploi, lorsque cette indemnisation résulte d'accords professionnels nationaux ou régionaux. Il en est de même de l'allocation complémentaire versée dans le cadre de la garantie d'une rémunération mensuelle minimale prévue à l'article L. 3232-6 du code du travail,
  • les cotisations patronales afférentes aux régimes complémentaires de retraite des cadres et des salariés non cadres.

Régime surcomplémentaire de retraite

Les cotisations versées au titre d'un régime surcomplémentaire de retraite sont déductibles du résultat imposable lorsque :

  • l'employeur se conforme ainsi à un engagement juridique qui lui est opposable (délibération du conseil d'administration, convention collective, usage),
  • l'ensemble du personnel salarié ou certaines catégories de celui-ci en bénéficient de façon générale et impersonnelle. La déduction est également possible si, dans les faits, l'avantage ne profite qu'à un nombre restreint de personnes,
  • le versement des pensions supplémentaires n'a ni pour objet ni pour effet de porter la somme des pensions de retraite des intéressés à un niveau excessif eu égard aux traitements qu'ils percevaient lorsqu'ils étaient en activité dans l'entreprise.

Pensions de retraite

Les pensions de retraite versées par l'entreprise elle-même sont déductibles lorsqu'elles sont versées en application d'un régime collectif de retraite institué par l'entreprise au profit de l'ensemble de son personnel ou de certaines catégories de ce personnel.

Lorsque les pensions sont versées en dehors de tout engagement légal ou contractuel de l'entreprise, elles peuvent toutefois être admises en déduction dans des cas exceptionnels, en particulier lorsque les sommes ont pour objet d'accorder à leur bénéficiaire ou à ses ayants droit une aide correspondant à leurs besoins.

C'est notamment le cas des allocations et secours alloués chaque année par une entreprise à d'anciens salariés et à leur famille, compte tenu des services qu'ils ont rendus, sauf s'ils constituent des libéralités. En revanche, selon l'administration, il convient de se montrer beaucoup plus strict en ce qui concerne les sommes versées à d'anciens dirigeants et à leur famille.

Aides au financement des services à la personne

Les aides au financement des services à la personne sont déductibles dans la limite de 1 830 € par année civile et par bénéficiaire. Lorsque l'aide allouée à un salarié excède ce plafond, les sommes ainsi attribuées constituent des compléments de rémunération et sont admises en déduction des résultats imposables si elles respectent les conditions de droit commun (existence d'un travail effectif et d'une rémunération normale).

La déduction est possible lorsque l'aide financière est attribuée soit directement, soit au moyen du chèque emploi-service universel aux salariés, aux chefs d'entreprise et aux mandataires sociaux (président, directeur général, directeurs généraux délégués, gérants ou membres du directoire).

En revanche, lorsqu'elle est allouée à l'entrepreneur individuel, elle n'est pas déductible des résultats imposables de l'entreprise individuelle.

Comment enregistrer en comptabilité le paiement du salaire et des cotisations sociales ?

Le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu entre en vigueur à compter du 1er janvier 2019, date à laquelle tous les employeurs devront prélever l'impôt sur le revenu de leurs salariés. A cette occasion, l'ANC a créé un nouveau compte, le compte 4421 qui est crédité au moment de la retenue effectuée par l'employeur et débité au moment du versement à l'administration fiscale.

La méthode classique

La méthode classique est un peu difficile à comprendre car la répartition des charges de personnel n'est pas la même au débit et au crédit. Tout est enregistré en une seule fois, lors de la rédaction de la fiche de paie.

On débite :

  • le compte 6411 « Salaires et appointements » pour le montant brut des salaire ;
  • le compte 6413 « Primes et gratifications » pour le montant brut des primes ou des indemnités de stage ;
  • le compte 6414 « Indemnités et avantages divers » pour le montant brut des charges annexes sur les salaires ;

On crédite :

  • le compte 431 « Sécurité Sociale » pour les cotisations Urssaf. Elles regroupent la CSG, la CRDS, les cotisations maladie, maternité, invalidité, décès, solidarité, vieillesse, allocations familiales, accidents du travail et FNAL (Participation construction), tant pour la part patronale que la part salariale ;
  • le compte 437 « Autres organismes sociaux » pour les autres charges salariales (retraite, prévoyance…) ;
  • le compte 425 « Personnel avances et acomptes » pour le montant total des acomptes payés aux salariés ;
  • le compte 4421 « Prélèvement à la source (IR) » pour l'impôt sur le revenu prélevé sur la paie du salarié et reversé au Trésor Public ;
  • le compte 421 « Salaires nets à payer » pour le montant total des salaires nets restant à payer ;
  • le compte 427 « Personnel oppositions » en cas de saisie sur salaires.

La méthode simplifiée

La méthode simplifiée consiste à :

  • ne prendre en compte les cotisations patronales que lors de l'établissement des déclarations sociales ;
  • enregistrer les cotisations dans un compte unique.

Lors de la réalisation du bulletin de salaire

Vous n'aurez à utiliser que trois comptes :

  • au débit du compte 6411 « Salaires et appointements », pour le salaire brut ;
  • au crédit du compte 431 « Sécurité Sociale », pour le le salaire net ;
  • au crédit du compte 437 « Autres organismes sociaux » pour les autres charges salariales (retraite, prévoyance…) ;
  • au crédit du compte 4421 « Prélèvement à la source (IR) », pour l'impôt sur le revenu prélevé sur la paie du salarié et reversé au Trésor Public.

Lors du remplissage des déclarations sociales

Deux écritures :

  • au débit du compte 645 - Charges de sécurité sociale et de prévoyance, la totalité des cotisations ;
  • au crédit du compte 43 - Sécurité sociale et autres organismes sociaux, le même montant.