Une association peut-elle délivrer des factures ?

Une association qui vend des biens ou réalise des prestations de services peut être dans l'obligation d'établir des factures.

Conditions de délivrance d'une facture par une association

Dès lors qu'une association est déclarée, elle peut émettre des factures. Ce document est même obligatoire dès lors que l'association vend des biens ou des prestations de service à certaines personnes (article 289, 1-a du Code générale des impôts).

Plus précisément, une association doit délivrer une facture :

  • lorsque l'acheteur est une personne morale (une société ou une autre association, par exemple),
  • lorsque l'acheteur est une personne physique soumise à la TVA,
  • lorsque l'acheteur est un particulier et que la loi impose expressément la remise d'une facture (ventes à distance, ventes aux enchères publiques, ventes directes par les producteurs agricoles de fruits et légumes provenant de leur exploitation),
  • lorsqu'un acompte a été versé,
  • lorsque l'acheteur le demande.

Une facture n'est pas obligatoirement un document imprimé. Une facture manuscrite constitue une pièce comptable valable, à condition qu'elle indique l'objet de la prestation, la somme réclamée, le nom et l'adresse de l'association ainsi que la signature du président (avec son nom en toutes lettres).

Le fait que les activités économiques ne soient pas soumises à la TVA ou que l'association ne soit pas immatriculée à l'INSEE (et ne dispose donc pas de numéro Siret) ou au RCS est sans incidence.

Mentions obligatoires des factures émises par une association

La loi réglemente très précisément le contenu d'une facture. Aussi, doivent y figurer :

  • des mentions relatives à l'association et à son client ;
  • le numéro de la facture ;
  • la date de la facture ;
  • des mentions relatives aux opérations réalisées ;
  • des mentions relatives au prix final.

La facture doit être émise en double exemplaire : une pour le client et une servant de pièce comptable.

Mentions relatives à l'association et à son client

La facture doit comporter :

  • le nom de l'association et celui du client (ou raison sociale) ainsi que leurs adresses respectives (ou lieu du siège social) ;
  • l'adresse de facturation et l'adresse de livraison, lorsqu'elles sont différentes (à compter du 1er octobre 2019) ;
  • le numéro de bon de commande éventuellement mentionné par l'acheteur (à compter du 1er octobre 2019) ;
  • le numéro individuel d'identification à la TVA de l'association, si celle-ci en a un. Si le service est rendu ou le bien vendu dans un autre pays de l'Union européenne, il faut aussi indiquer le numéro d'identification à la TVA de l'acquéreur.

Numéro de la facture

Chaque facture doit comporter un numéro unique délivré chronologiquement et de façon continue.

Il faut que le système adopté par l'association garantisse que deux factures émises la même année ne peuvent pas porter le même numéro.

Date de la facture

La date indiquée sur la facture est celle de sa délivrance.

Elle doit en principe être délivrée le jour de la vente du bien ou de l'exécution de la prestation mais un décalage de quelques jours ou une facturation à la fin du mois (en cas de réalisation d'opérations fréquentes au profit du même client) sont admis.

Mentions relatives aux opérations réalisées

L'association doit reporter sur la facture :

  • la date de l'opération si celle-ci diffère de la date d'émission ou de délivrance de la facture ;
  • la quantité des biens livrés ou des services rendus (poids, volume, taux horaire) ;
  • la dénomination précise des biens ou services fournis (référence) ;
  • le prix unitaire hors TVA de chaque bien ou service ;
  • les rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à une opération en particulier ;
  • le taux de TVA légalement applicable, sauf si l'association bénéficie d'une exonération.

Mentions relatives au prix final

Facture avec TVA

La facture doit préciser :

  • le prix unitaire hors TVA de chaque bien ou service,
  • le total hors taxe et la TVA correspondante,
  • le prix final toutes taxes comprises,
  • les rabais, remises, ristournes ou escomptes pratiquées sur l'ensemble de la facture et non pas liés à une seule opération.

En l'absence de précision, un prix convenu avec un particulier sans référence à la TVA est un prix TTC et un prix convenu entre entreprises sans autre précision est un prix HT.

Facture sans TVA

La facture doit préciser :

  • le prix final,
  • les rabais, remises, ristournes ou escomptes pratiquées sur l'ensemble de la facture et non pas liés à une seule opération,
  • le dispositif légal qui permet à l'association de facturer sans TVA :
    - " Association exonérée des impôts commerciaux ", si elle est exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
    - " TVA non applicable, art. 293 B du CGI ", si elle bénéficie de la franchise en base de TVA (activité normalement soumise à la TVA mais ne dépassant le seuil)

L'article 283, 3 du CGI prévoit qu'une TVA indiquée par erreur sur la facture doit obligatoirement être reversée au Trésor public.

Mention relative aux délais de paiement

Lorsque la facture est adressée à un professionnel, elle doit préciser :

Sanctions possibles en cas d'irrégularité

En cas d'omission d'une mention obligatoire, l'association peut être condamnée au paiement d'une amende de 75 000 €. A compter du 1er octobre 2019, le montant maximal de l'amende est porté à 375 000 €, voire à 750 000 € en cas de réitération du manquement dans un délai de 2 ans à compter de la date à laquelle la première sanction est devenue définitive.

En cas de non-délivrance d'une facture, alors que celle-ci était obligatoire, l'association peut être redevable d'une amende égale à 50 % du montant de la transaction.

La délivrance d'une facture de complaisance (travestissement ou dissimulation du fournisseur ou du client, utilisation d'une identité fictive) ou d'une facture fictive rend l'association redevable d'une amende égale à 50 % des sommes reçues.

Enfin, toute omission ou inexactitude constatée dans les factures donne lieu à l'application d'une amende de 15 €. Toutefois, le montant total des amendes dues au titre de chaque facture ou document ne peut excéder le quart du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné.

Associations tenues de délivrer des factures électroniques

Pour qu'une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet), ce qui implique que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Depuis le 1er janvier 2019, la délivrance d'une facture électronique est obligation lorsque les trois conditions suivantes sont remplies :

  • la facture est émise à destination de l’Etat, d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public,
  • l'association compte plus de 10 salariés et réalise un chiffre d'affaires supérieur à 2 millions d'euros. En deçà, cette obligation ne s'imposera qu'à partir du 1er janvier 2020.

Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier.

Correction des erreurs figurant sur les factures

Lorsque l'association remarque une erreur sur une facture, elle peut soit la rectifier, soit l'annuler.

Rectification d'une facture

Trois situations doivent être distinguées :

  • la facture n'a pas encore été transmise au client : il suffit de rectifier les mentions erronées sous le même numéro de facture,
  • la facture a été transmise au client mais pas encore payée : il faut envoyer une facture rectificative, c'est-à-dire une seconde facture (avec un nouveau numéro) faisant explicitement référence à la facture originale,
  • la facture a été payée : il faut réaliser une facture rectificative avec un montant négatif (avec un nouveau numéro) puis émettre une nouvelle facture faisant référence au numéro de la facture d’origine, soit deux factures en plus de la facture erronée.

Il peut arriver que l'association, si elle est soumise à la TVA, ait déjà acquitté au Trésor public la TVA correspondant à la facture initiale :

  • si elle entend récupérer la TVA correspondant à la réduction accordée, la note d'avoir doit indiquer le montant hors taxe du rabais et le montant de TVA correspondante. Le montant pourra être récupéré sur la prochaine déclaration TVA de l'association, à condition que le client assujetti à la TVA ait rectifié la déduction de TVA opérée sur sa déclaration de TVA ;
  • si elle renonce à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, elle doit préciser que le rabais est " net de taxe ".

Annulation d'une facture

La loi interdit d'annuler purement et simplement une facture. Les numéros de factures doivent se suivre de manière logique et chronologique ; annuler une facture créerait un trou dans la numérotation et pourrait dès lors signifier que l'association a délibérément fait disparaître une facture.

Pour annuler une facture, l'association doit créer un avoir c’est-à-dire une nouvelle facture avec un montant négatif qui annulera le montant facturé. Cette seconde facture doit faire référence à la facture annulée et préciser expressément l'annulation de la facture précédente.

Elle doit, en outre, comme toute facture, comporter l'ensemble des mentions visées à l'article 242 nonies A de l'annexe II au Code général des impôts.

Différence entre un reçu et une facture

Un reçu et une facture sont deux documents totalement différents.

Une facture est un document mentionnant les prestations effectuées ou les produits vendus par l'association. Elle indique la somme totale due par le client avant un certain délai (pris hors taxe + TVA si association assujettie + prix TTC).

Un reçu est un acte sous seing privé permettant à une personne d'attester qu'elle a bien reçu quelque chose d'une autre personne (paiement d'une cotisation, donation, mécénat ou parrainage).

Il contient généralement la formulation suivante : " L'association X certifie avoir reçu la somme de ... euros de M Y. ", datée et signée. Dans le commerce en détail, il s'agit le plus souvent du ticket de caisse. Contrairement à la facture, la somme est indiquée TTC, ce qui ne permet pas aux professionnels de déduire la TVA dans leur comptabilité.

Au final, la facture est le document permettant de réclamer une somme d'argent tandis que le reçu permet d'attester qu'elle a bien été réglée.