Une association peut-elle délivrer des factures ?

Une association qui vend des biens ou réalise des prestations de services peut être dans l'obligation d'établir des factures.

Quand l'association doit-elle remettre une facture ?

Une association a parfaitement le droit d'émettre des factures. Ce document est même obligatoire dès lors que l'association vend des biens ou des prestations de service à certaines personnes.

Plus précisément, une association doit délivrer une facture :

  • lorsqu'elle effectue une vente ou une prestation de service pour une personne physique ou morale assujettie à la TVA ou pour une personne morale non assujettie. Si l'association ne s'adresse qu'à des particuliers, la facture n'est obligatoire. Toutefois, elle peut sur demande des acheteurs ou de sa propre initiative, délivrer des factures ;
  • lorsqu'un acompte lui est versé.

Le fait que les activités économiques ne soient pas soumises à la TVA ou que l'association ne soit pas immatriculée à l'INSEE (et ne dispose donc pas de numéro SIRET/SIREN) est sans incidence.

Une facture n'est pas obligatoirement un document imprimé. Une facture manuscrite est également une pièce comptable valable, à condition qu'elle indique l'objet de la prestation, la somme réclamée, le nom et l'adresse de l'association ainsi que la signature du président (avec son nom en toutes lettres).

Quelles mentions obligatoires pour les factures émises par une association loi 1901 ?

La loi réglemente très précisément le contenu d'une facture. Aussi, doivent y figurer :

  • des mentions relatives à l'association et à son client ;
  • le numéro de la facture ;
  • la date de la facture ;
  • des mentions relatives aux opérations réalisées ;
  • des mentions relatives au prix final.

La facture doit être émise en double exemplaire : une pour le client et une servant de pièce comptable.

Mentions relatives à l'association loi 1901 et à son client

  • le nom de l'association loi 1901 et celui du client (ou raison sociale) ainsi que leurs adresses respectives (ou lieu du siège social) ;
  • le numéro individuel d'identification à la TVA de l'association, si celle-ci en a un. Si le service est rendu ou le bien vendu dans un autre pays de l'Union européenne, il faut aussi indiquer le numéro d'identification à la TVA de l'acquéreur.

Numéro de la facture

Chaque facture doit comporter un numéro unique délivré chronologiquement et de façon continue.

Il faut que le système adopté par l'association loi 1901 garantisse que deux factures émises la même année ne peuvent pas porter le même numéro.

Date de la facture

La date indiquée sur la facture est celle de sa délivrance.

Elle doit en principe être délivrée le jour de la vente du bien ou de l'exécution de la prestation mais un décalage de quelques jours ou une facturation à la fin du mois (en cas de réalisation d'opérations fréquentes au profit du même client) sont admis.

Mentions relatives aux opérations réalisées

  • la date de l'opération si celle-ci diffère de la date d'émission ou de délivrance de la facture ;
  • la quantité des biens livrés ou des services rendus (poids, volume, taux horaire) ;
  • la dénomination précise des biens ou services fournis (référence) ;
  • le prix unitaire hors TVA de chaque bien ou service ;
  • les rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à une opération en particulier ;
  • le taux de TVA légalement applicable, sauf si l'association bénéficie d'une exonération.

Mentions relatives au prix final

  • le total hors taxe et la TVA correspondante. Si l'association bénéficie de la franchise en base (activité soumise à la TVA mais ne dépassant pas un certain seuil), il faut simplement indiquer " TVA non applicable, art. 293 B du CGI " sous peine de devoir acquitter au Trésor public la taxe indiquée par erreur.
    L'association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif doit faire figurer sur la facture la mention " Association exonérée des impôts commerciaux ". Une TVA indiquée par erreur sur la facture devra obligatoirement être payée au Trésor public ;
  • les rabais, remises, ristournes ou escomptes pratiquées sur l'ensemble de la facture et non pas liés à une seule opération.

Mention relative aux délais de paiement

Si votre facture est adressée à un professionnel, elle doit préciser :

Quelles sont les sanctions possibles en cas d'irrégularité ?

En cas d'omission d'une mention obligatoire, l'association peut être condamnée au paiement d'une amende de 75 000 €.

En cas de non-délivrance d'une facture, alors que celle-ci était obligatoire, l'association pourra être redevable d'une amende égale à 50 % du montant de la transaction.

La délivrance d'une facture de complaisance (travestissement ou dissimulation du fournisseur ou du client, utilisation d'une identité fictive) ou d'une facture fictive rend l'association redevable d'une amende égale à 50 % des sommes reçues.

Enfin, toute omission ou inexactitude constatée dans les factures donne lieu à l'application d'une amende de 15 €. Toutefois, le montant total des amendes dues au titre de chaque facture ou document ne peut excéder le quart du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné.

Quelles sont les associations tenues de délivrer des factures électroniques ?

Pour qu'une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet), ce qui implique que la preuve de sa réception puisse être apportée.

A partir du 1er janvier 2019, une association qui compte plus de 10 salariés et un chiffre d'affaires supérieur à 2 millions d'euros doit obligatoirement émettre des factures électroniques.

En deçà de ce seuil, cette obligation ne s'imposera qu'à partir du 1er janvier 2020.

Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier.

Quelle est la différence entre un reçu et une facture ?

Un reçu et une facture sont deux documents totalement différents.

Une facture est un document mentionnant les prestations effectuées ou les produits vendus par l'association. Elle indique la somme totale due par le client avant un certain délai (pris hors taxe + TVA si association assujettie + prix TTC).

Un reçu est un acte sous seing privé permettant à une personne d'attester qu'elle a bien reçu quelque chose d'une autre personne (paiement d'une cotisation, donation, mécénat ou parrainage). Il contient généralement la formulation suivante : " L'association X certifie avoir reçu la somme de ... euros de M Y. ", datée et signée. Dans le commerce en détail, il s'agit le plus souvent du ticket de caisse. Contrairement à la facture, la somme est indiquée TTC, ce qui ne permet pas aux professionnels de déduire la TVA dans leur comptabilité.

Au final, la facture est le document permettant de réclamer une somme d'argent tandis que le reçu permet d'attester qu'elle a bien été réglée.

Comment rectifier ou annuler une facture ?

Lorsque l'association s'aperçoit que la facture émise comporte une erreur ou qu'elle souhaite y appliquer une remise, elle peut annuler ou rectifier la facture initiale.

En cas d'annulation, elle doit établir une nouvelle facture venant en remplacement de la première. Cette seconde facture devra faire référence à la facture annulée et préciser expressément l'annulation de la facture précédente.

En cas de remise accordée postérieurement, elle doit émettre une note d'avoir faisant référence à la facture initiale. Il peut arriver que l'association, si elle est soumise à la TVA, ait déjà acquitté au Trésor public la TVA correspondant à la facture initiale :

  • Si elle entend récupérer la TVA correspondant à la réduction accordée, la note d'avoir doit indiquer le montant hors taxe du rabais et le montant de TVA correspondante. Le montant pourra être récupéré sur la prochaine déclaration TVA de l'association, à condition que le client assujetti à la TVA ait rectifié la déduction de TVA opérée sur sa déclaration de TVA.
  • Si elle renonce à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, elle doit préciser que le rabais est " net de taxe ".