Assemblée générale d'une association loi 1901 : déroulement

L'assemblée générale est un élément central de l'activité de l'association loi 1901. C'est ce qui vous permet de motiver vos adhérents et de trouver de nouveaux projets. Accessoirement, c'est aussi sa bonne organisation qui garantit le fonctionnement démocratique de votre association.

1ère étape : Signature de la feuille de présence de l'assemblée générale d'une association loi 1901

L'accueil des adhérents est primordial : il faut veiller à ce que la salle soit bien éclairée, bien installée et que les horaires soient respectés. Il est nécessaire de commencer à l'heure, même s'il y a des absents.

Il peut être utile de faire émerger par tous les membres arrivant à la réunion une feuille de présence, avec l'indication éventuelle des membres disposant d'une procuration. Ce document permettra ensuite de vérifier que les conditions de quorum et de majorité sont bien remplies.

2ème étape : Désignation du Président de séance de l'assemblée générale d'une association loi 1901

Bien que ce ne soit pas obligatoire, il peut être utile de désigner une personne chargée de diriger les débats.

La plupart du temps, les statuts ou le règlement intérieur prévoient que le président de l'association loi 1901 sera chargé de cette fonction, éventuellement accompagné d'un secrétaire de séance et de scrutateurs.

Si rien n'est prévu, c'est l'assemblée qui devra élire son président de séance, son secrétaire de séance et ses scrutateurs.

3ème étape : Vérification du quorum de l'assemblée générale d'une association loi 1901

Le Président de séance doit vérifier que l'assemblée a été valablement convoquée au regard des statuts ou du règlement intérieur, puis constater grâce à la feuille de présence que le quorum requis est atteint. Puis, il déclare l'assemblée valablement constituée et commence la lecture de l'ordre du jour.

Le quorum est le nombre minimal de personnes qui doivent être présentes ou représentées à l'assemblée, pendant toute la durée de la réunion. Si ce nombre n'est pas atteint ou qu'il ne l'est plus du fait du départ de membres de l'assemblée pendant la séance, l'assemblée ne peut avoir lieu : le président devra lever la séance et convoquer une autre assemblée.

Les statuts peuvent décider librement de l'instauration d'un quorum calculé sur la somme des seuls membres présents ou sur la somme des membres présents et représentés. En toute hypothèse, il faut éviter d'instaurer un quorum trop exigeant.

4ème étape : Lecture de l'ordre du jour de l'assemblée générale d'une association loi 1901

L'assemblée ne peut délibérer que sur les questions figurant à son ordre du jour. Par exception, trois types de questions peuvent être débattues sans avoir été nécessairement inscrites à l'ordre du jour :

  • la révocation d'un ou de plusieurs dirigeants, lorsqu'elle est justifiée par de graves révélations intervenues au cours de la séance ;
  • la modification d'éléments du projet de résolution (amendements) ;
  • l'adoption de modifications minimes des statuts, tels qu'un changement de dénomination ou de siège social.

De même, l'assemblée doit en principe délibérer sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour, ce qui interdit à son président d'écarter des débats certains points de l'ordre du jour ou de lever la séance tant que l'ordre du jour n'est pas épuisé. Si ce n'est pas possible, il faudra que l'assemblée reporte le vote d'une résolution à une assemblée ultérieure.

Précisons cependant que l'un des dirigeants peut être révoqué au cours de la réunion sans que cela n'ait été inscrit préalablement à l'ordre du jour.

5ème étape : Adoption des décisions

Ce sont les indications des statuts qui déterminent le mode de prise des décisions. Une assemblée générale peut fonctionner de deux manières différentes :

  • le modèle démocratique. Chaque membre dispose d'une voix à l'assemblée générale, y compris le président en cas de partage. C'est le cas lorsque les statuts sont silencieux ;
  • le modèle collégial. Les statuts prévoient que certaines catégories de membres peuvent se voir accorder une voix supplémentaire ou que le président peut disposer d'une voix prépondérante en cas de partage.

Il est conseillé de ne prévoir dans les statuts de l'association que les principes de base du fonctionnement de l'assemblée générale. Pour les détails (majorités, quorum...), il pourra simplement être renvoyé au règlement intérieur.

Cela évitera, en cas de modification, de devoir déclarer le changement en préfecture et de s'acquitter des frais de parution au Journal Officiel.

Quorum

Une question ne peut être portée au vote que si le quorum est atteint. S'il l'est, la proposition ne sera adoptée que si la majorité l'a approuvée.

Le quorum est le nombre minimal de personnes devant être présentes ou représentées durant la réunion, pour que les décisions puissent être adoptées valablement. Les statuts peuvent décider librement de l'instauration d'un quorum calculé sur la somme des seuls membres présents ou sur la somme des membres présents et représentés. En toute hypothèse, il faut éviter d'instaurer un quorum trop exigeant.

Majorités

La majorité nécessaire pour adopter une décision peut varier selon les questions :

  • majorité simple ou relative (la décision est adoptée lorsque les votes favorables sont supérieurs aux votes défavorables),
  • majorité absolue (la décision est adoptée lorsque la moitié des voix plus une sont favorables),
  • majorité qualifiée (deux tiers ou trois quarts des voix l'emportent)
  • ou, unanimité.

Vote par procuration lors de l'assemblée générale d'une association loi 1901

Si les statuts n'abordent pas cette question, le vote par procuration est possible et le nombre de pouvoirs pouvant être détenus par une même personne est illimité.

De plus, le membre ne pouvant venir à l'assemblée pourra donner procuration à n'importe quelle personne, qu'elle soit ou non membre de l'association loi 1901.

6ème étape : Déclaration des modifications

Une assemblée générale n'est pas forcément suivie d'une déclaration en préfecture.

Seules certaines modifications doivent être déclarées en préfecture, notamment en cas de :

  • modification du nom ou de l'objet de l'association ;
  • modification de l'adresse du siège et/ou de l'adresse de gestion ;
  • désignation de nouveaux dirigeants (président, vice-président, secrétaire, trésorier), les nom, prénom, profession, domicile et nationalité devant être déclarés ;
  • modification des statuts.