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Comment contrôler les conventions réglementées conclues dans une association ?



A DÉCOUVRIR

Le contrôle des conventions réglementées conclues entre l'association et certains de ses dirigeants vise à assurer une certaine transparence.



Associations concernées

La réglementation concerne les contrats passés entre certaines associations et leurs dirigeants, directement ou par personnes interposée :

  • les associations ayant une activité économique,
  • les associations recevant annuellement d'une autorité administrative ou d'un établissement public à caractère industriel et commercial une ou plusieurs subventions d'un montant supérieur à 153 000 euros.

Ne sont pas concernées par cette réglementation les associations qui ne se financent pas par des activités économiques ou qui perçoivent des subventions inférieures à 153 000 euros. Cependant, elles peuvent décider de se placer volontairement dans le champ de cette réglementation.

Certaines associations se voient appliquer des dispositions spécifiques :

  • les fédérations sportives,
  • les associations du secteur sanitaire et social,
  • les fédérations départementales des chasseurs,
  • les sociétés de courses de chevaux,
  • les associations agréées de pêche et de pisciculture et les associations départementales agréées des pêcheurs amateurs aux engins et aux filets sur les eaux du domaine public...



Conventions visées

Ne sont pas visées par la réglementation les conventions courantes conclues à des conditions normales, qui en raison de leur objet ou de leurs implications financières, ne sont significatives pour aucune des parties. En pratique, il s'agit des conventions habituellement conclues par l'association avec des tiers, de telle sorte que le dirigeant concerné ne retire pas de l'opération un avantage qu'il n'aurait pas eu s'il avait été un partenaire quelconque de l'association.


Rémunération des dirigeants

Lorsque l'association a décidé de rémunérer ses dirigeants, le représentant légal ou le commissaire aux comptes doit présenter un rapport à l'assemblée générale sur les conventions prévoyant la rémunération des dirigeants.

En l'absence d'assemblée générale, le rapport spécial doit être joint aux documents communiqués aux adhérents.


Remboursement de frais des administrateurs

Le CNCC recommande de mentionner dans le rapport spécial tout remboursement de frais effectué par l'association à l'un de ses administrateurs, sauf dans les deux cas suivants :

  • les remboursements de frais de déplacement, s'ils sont prévus par les statuts,
  • les remboursements entrant dans la catégorie des conventions courantes conclues à des conditions normales : dépenses ayant un lien avec la fonction et la mission de l'administrateur concerné ; remboursements non forfaitaires, raisonnables et opérés sur la base d'une note de frais présentant la nature des dépenses, l'objet du déplacement et les personnes concernées (pièces justificatives jointes).



La procédure à mettre en oeuvre

Le représentant de l'association ou le commissaire aux comptes doit établir un rapport spécial sur la convention.

Lorsque le rapport est établi par le commissaire aux comptes, le représentant légal de l'association doit l'informer dans le délai d'un mois à compter de la conclusion de la convention.

Le rapport doit ensuite être présenté à l'assemblée générale ou, en son absence, joint aux documents communiqués aux adhérents.

Enfin, l'assemblée générale doit statuer sur ce rapport. La réglementation ne l'excluant pas expressément, il semble que le dirigeant concerné puisse prendre part au vote.

Les conventions non approuvées produisent néanmoins leurs effets. Mais, les conséquences préjudiciables à l'association pourront être mises à la charge, individuellement ou solidairement, des dirigeants concernés.



Le rapport spécial à établir

Le rapport doit être établi par le commissaire aux comptes ou par le représentant légal de l'association, si elle n'est pas tenue d'en nommer un.

Ne doivent figurer dans le rapport que les nouvelles conventions passées depuis l'émission du précédent rapport. Les conventions anciennes n'ont pas besoin d'y figurer de nouveau, sauf en cas de modification ou de renouvellement (ainsi que dans le secteur social et médico-social).

Le rapport spécial doit mentionner :

  • l'énumération des conventions soumises à l'approbation de l'assemblée générale ou communiquées aux membres, en l'absence d'assemblée générale,
  • le nom des administrateurs concernés ou des personnes concernées assurant un rôle de mandataire social,
  • la désignation de la personne morale ayant passé la convention,
  • la nature et l'objet des conventions,
  • les modalités essentielles de ces conventions : prix, ristournes et commissions consenties, délais de paiement accordés, intérêts stipulés, sûretés conférées.

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