La procédure des conventions réglementées dans les associations

La procédure de contrôle des conventions réglementées conclues entre l'association et certains de ses dirigeants vise à assurer une certaine transparence.

La procédure des conventions réglementées s'applique-t-elle aux associations ?

La procédure des conventions réglementées est une procédure tendant à prévenir les situations de conflit d'intérêts entre une association et ses dirigeants.

Elle s'applique lorsqu'une association ayant une activité économique ou ayant reçu plus de 153 000 € de subventions désire conclure avec l'un de ses dirigeants ou par personne interposée une convention d'importance significative.

Il peut exister dans les statuts de l’association une clause permettant de définir les modalités de conclusion de tels contrats voire les interdisant. Ainsi, par exemple, les statuts peuvent prévoir une procédure d’autorisation préalable du conseil d’administration de l’association pour la conclusion de ce type de contrat.

Exemples :

  • conclusion par l'association d'une convention pour la location d’un local dont le propriétaire est le président de cette même association,
  • conclusion par l'association d'une convention de prestation de service avec une société dont l’associé majoritaire est le président de cette association.

Associations concernées par la procédure des conventions réglementées

La procédure des conventions réglementées s'applique dans les associations :

D'autres associations se voient appliquer des dispositions spécifiques :

  • les fédérations sportives,
  • les associations du secteur sanitaire et social,
  • les fédérations départementales des chasseurs,
  • les sociétés de courses de chevaux,
  • les associations agréées de pêche et de pisciculture et les associations départementales agréées des pêcheurs amateurs aux engins et aux filets sur les eaux du domaine public...

Personnes concernées par la procédure des conventions réglementées

La procédure des conventions réglementées concerne :

  • les conventions passées directement entre l'association et l'un de ses dirigeants, c'est-à-dire les membres du bureau, les membres du conseil d'administration et les cadres dirigeants salariés ;
  • les conventions passées par personne interposée, entre une association et l'un de ses dirigeants, c'est-à-dire les conventions dont ce dernier est le bénéficiaire réel même si elles ont été apparemment conclues avec une autre personne ;
  • les conventions passées entre une association et une autre personne morale (société, association, fondation, etc.) dont un dirigeant, un associé indéfiniment responsable (associé d'une société en nom collectif ou d'une société civile, associé commandité d'une société en commandite simple ou par actions), ou un actionnaire disposant d'une fraction des droits de vote supérieure à 10 % est simultanément dirigeant de l'association ;
  • les conventions passées entre deux associations, dont l'une au moins remplit les conditions mentionnées précédemment, ayant au minimum un dirigeant commun.

Conventions visées

La procédure des conventions réglementées s'applique lorsque la convention :

  • n'est pas habituellement conclue par l'association,
  • est conclue dans des conditions anormales, de telle sorte que le dirigeant intéressé retire de l'opération un avantage qu'il n'aurait pas eu s'il avait été un client ou un fournisseur quelconque de l'association,
  • a des conséquences financières significatives pour le dirigeant ou l'association.

La procédure ne s'applique pas donc pas aux conventions courantes conclues à des conditions normales, qui en raison de leur objet ou de leurs implications financières, ne sont significatives pour aucune des parties.

Rémunération des dirigeants d'association

Lorsque l'association a décidé de rémunérer ses dirigeants, le représentant légal ou le commissaire aux comptes doit présenter un rapport à l'assemblée générale sur les conventions prévoyant la rémunération des dirigeants.

Remboursement de frais des dirigeants d'association

Le CNCC recommande de mentionner dans le rapport spécial tout remboursement de frais effectué par l'association à l'un de ses dirigeants, sauf dans les deux cas suivants :

  • les remboursements de frais de déplacement, s'ils sont prévus par les statuts,
  • les remboursements entrant dans la catégorie des conventions courantes conclues à des conditions normales : dépenses ayant un lien avec la fonction et la mission de l'administrateur concerné ; remboursements non forfaitaires, raisonnables et opérés sur la base d'une note de frais présentant la nature des dépenses, l'objet du déplacement et les personnes concernées (pièces justificatives jointes).

Comment se déroule la procédure des conventions réglementées dans une association ?

La procédure des conventions réglementées consiste pour le commissaire aux comptes de l'association ou, en l'absence de cet organe de contrôle, pour le président, à présenter un rapport à l'assemblée générale de l'association.

Établissement du rapport spécial sur les conventions réglementées

Tout d'abord, le commissaire aux comptes ou, si l'association n'en a pas, le président de l'association, doit établir un rapport sur la convention.

Le rapport spécial doit préciser :

  • l'énumération des conventions soumises à l'approbation de l'assemblée générale ou communiquées aux membres, en l'absence d'assemblée générale,
  • le nom des administrateurs concernés ou des personnes concernées assurant un rôle de mandataire social,
  • la désignation de la personne morale ayant passé la convention,
  • la nature et l'objet des conventions,
  • les modalités essentielles de ces conventions : prix, ristournes et commissions consenties, délais de paiement accordés, intérêts stipulés, sûretés conférées.

Ne doivent figurer dans le rapport que les nouvelles conventions passées depuis l'émission du précédent rapport. Les conventions anciennes n'ont pas besoin d'y figurer de nouveau, sauf en cas de modification ou de renouvellement (ainsi que dans le secteur social et médico-social).

Lorsque le rapport est établi par le commissaire aux comptes, le président de l'association doit l'informer dans le délai d'un mois à compter de la conclusion de la convention.

Présentation du rapport spécial à l'assemblée générale de l'association

Le rapport doit être présenté à l'assemblée générale ou, en son absence, joint aux documents communiqués aux adhérents.

L'assemblée générale doit ensuite statuer sur ce rapport. La réglementation ne l'excluant pas expressément, il semble que le dirigeant concerné puisse prendre part au vote.

Les conventions non approuvées produisent néanmoins leurs effets. Mais, les conséquences préjudiciables à l'association pourront être mises à la charge, individuellement ou solidairement, des dirigeants concernés.

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