Embauche d’un nouveau collaborateur : la liste des formalités pour un onboarding réussi

L'onboarding d'un nouveau collaborateur représente un enjeu crucial. Avec 33% des nouvelles recrues qui décident de quitter l'entreprise dans les 30 jours suivant leur embauche, il est essentiel de faire en sorte que l'intégration dans l'entreprise soit effectuée correctement.

Vous êtes responsable RH ? C'est à vous de gérer l'onboarding des nouveaux collaborateurs ! Pour vous, nous vous avons préparé un récapitulatif complet des tâches à effectuer impérativement pour un onboarding réussi avant et pendant l'embauche.

Remplir les obligations légales avant l'embauche

Avant même l'arrivée de l'employé, certaines obligations légales doivent être remplies. DPAE, collecte des informations, préparation et rédaction du contrat du travail, on vous explique.

Collecter les informations du collaborateur

Pour un onboarding réussi, voici ce que vous devez retenir sur ce point : vous ne devez collecter que les données dont vous avez strictement besoin dans le cadre de la gestion des ressources humaines.

Il s'agira alors des données :

  • d'identification du candidat : nom, prénom, e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, date de naissance, sexe, numéro de passeport ou de carte d'identité et situation familiale / matrimoniale
  • du numéro de sécurité sociale (nécessaire pour exécuter un certain nombre de formalités)
  • relatives au passif professionnel et aux compétences du candidat, le tout, dans le respect des obligations légales et réglementaires relatives à un permis de travail

Pour certains emplois, une copie du casier judiciaire B3 et certaines informations concernant les condamnations pénales devront être collectées.

Remplir et envoyer la DPAE

La DPAE (Déclaration Préalable À l'Embauche) est, avec la collection des informations sur la nouvelle recrue, l'une des premières étapes à respecter pour un onboarding réussi.

La DPAE permet, entre autres, de réaliser les démarches obligatoires auprès de l'URSSAF en une fois. La déclaration peut se faire par téléphone, par fax ou par lettre recommandée avec avis de réception.

Rédiger un contrat de travail

Dernière étape de la pré-embauche : la rédaction du contrat de travail.

S'il s'agit d'un CDD, d'un contrat à temps partiel ou d'un contrat intérimaire, il devra obligatoirement être rédigé à l'écrit. S'il s'agit d'un CDI, il n'y a pas d'obligation.

Remplir les obligations légales pendant l'embauche

Une fois les formalités de pré-embauche réalisées, il est temps de passer aux obligations légales pendant l'embauche.

Remplir l'immatriculation auprès de la caisse de retraite complémentaire

Une fois le nouveau salarié recruté, vous devez l'immatriculer auprès de la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco compétente.

Remplir la DSN

La Déclaration Sociale Nominative est une déclaration en ligne mensuelle. Elle vise à remplacer la grande majorité des déclarations sociales françaises périodiques.

L'inscrire au registre unique du personnel

Dès que vous embauchez quelqu'un, vous êtes dans l'obligation de remplir le registre unique du personnel en y inscrivant les informations concernant le nouveau salarié.

Gérer la gestion de paie

À partir du moment où vous réalisez l'embauche d'un nouveau collaborateur, vous allez devoir mettre en place une gestion de la paie.

Organiser la visite d'information et de prévention

Une visite médicale est obligatoire avant une quelconque prise de fonction.

Proposer la mutuelle de l'entreprise

Lors de l'embauche, vous devez proposer une mutuelle au nouveau salarié. Il en va de même pour les apprentis.

Utiliser des outils pour optimiser le processus d'onboarding

Face à la multitude de formalités et de documents à remplir, la réussite d'un onboarding s'avère être une tâche compliquée. Pour gagner du temps, gagner en efficacité et ne rien oublier, des outils pour optimiser le processus existent.

Un outil pour mettre à jour les informations liées au collaborateur

L'intégration et la mise à jour des informations concernant les employés et les nouveaux collaborateurs sont des tâches laborieuses.

D'ailleurs, pour optimiser leur workflow et gagner en efficacité, désormais 60% des entreprises utilisent un outil d'onboarding pour faciliter le processus (source : lucca.fr). Et vous ?

Un outil pour faire bonne impression le jour-J

Les clés d'un onboarding réussi résident en partie dans l'accueil que vous allez faire au nouvel employé. 63% des entreprises constatent que la mise en place d'un processus d'onboarding contribue à la hausse du taux de satisfaction du collaborateur (source : Analyse de marché Markess, France 2017).

Dans cette optique, vous pouvez offrir un “Welcome kit” au collaborateur dans lequel se trouve un ensemble d'éléments qui lui seront utiles pour son intégration au sein de l'entreprise.