Quels sont les avantages de dématérialiser la gestion de sa paie ?

La fiche de paie et l'ensemble du processus d'élaboration peuvent être dématérialisés : envoi des fiches de paie, gestion des éléments de rémunération, traitement des notes de frais, suivi des salaires, etc.

S'assurer de la conformité à la réglementation

Les gestionnaires de paie font face à de nombreuses variables qui compliquent leur tâche : respect de la réglementation, qualité des informations, sécurisation des données et du processus de paie, périodicité d’envoi, choix du mode de paiement, etc.

Le recours à une solution de fiche de paie numérique peut devenir un levier pour répondre à ces défis. Par exemple, elle peut faciliter le respect de certaines obligations réglementaires, telles que :

• la mise à disposition des bulletins de paie pendant une durée minimale ;
• la garantie de l’intégrité, de la disponibilité et de la confidentialité des fiches de paie ;
• la possibilité pour les salariés de choisir ou refuser la dématérialisation ;
• la sécurisation des données personnelles des salariés ;
• le respect des délais de délivrance des fiches de paie.

En utilisant une solution Software as a Service (SaaS), l'employeur est certain de bénéficier en permanence d’une version à jour comportant les dernières nouveautés juridiques. Par exemple, Payfit fonctionne entièrement en ligne en mode SaaS, ce qui élimine le besoin d’installer le logiciel sur chaque poste de travail (accéder à l'outil).

Automatiser les processus de paie et de gestion du personnel

L'automatisation des tâches permet de réduire les risques d'erreurs humaines, d'améliorer la collecte et l'analyse des données, et d'optimiser l'efficacité des processus de paie. Elle est particulièrement adaptée aux tâches simples, répétitives et prévisibles, telles que la création des bulletins de paie, le versement des salaires ou les déclarations de charges sociales.

La digitalisation de la paie optimise également les processus liés à l’embauche, à la saisie des temps de travail et des congés. Lors de l’embauche, le salarié transmet ses informations aux gestionnaires de paie, qui les vérifient et réalisent la préembauche. Ces informations sont ensuite directement transmises au service de paie. Comme l’arrivée d’un salarié implique une importante collecte d’informations, la digitalisation simplifie considérablement leur gestion.

Le processus digitalisé fluidifie aussi les différentes demandes que le salarié peut formuler durant le mois, notamment pour les arrêts maladie ou les congés payés. Le salarié enregistre ses demandes sur la plateforme, qui sont validées par le manager, puis vérifiées par les gestionnaires de paie. La paie est ensuite automatiquement ajustée et diffusée, libérant ainsi le gestionnaire de paie des tâches répétitives et chronophages.

Le temps ainsi libéré permet aux gestionnaires de paie de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Ils peuvent notamment :

• répondre aux questions des salariés sur leur paie ;
• accompagner les salariés dans leurs droits, notamment en matière de formation ;
• sensibiliser les équipes aux avantages de la dématérialisation de la paie ;
• anticiper les évolutions réglementaires et accompagner les salariés dans le changement.

Permettre une meilleure compréhension des fiches de paie

Avec ses nombreuses spécificités, le bulletin de paie reste un document technique et parfois difficile à interpréter pour les salariés. Il peut en effet être complexe de comprendre les cotisations, le solde des congés payés, les droits acquis pour la formation ou encore le montant et le fonctionnement du prélèvement à la source.

La digitalisation et la personnalisation de la paie, dans le prolongement du bulletin de paie simplifié, facilitent la compréhension des informations pour les salariés en offrant :

• une meilleure visibilité des cotisations salariales et patronales ;
• une vue analytique des cotisations versées par catégorie de risque (santé, accidents, retraite, famille, chômage) ;
• une lisibilité renforcée du prélèvement à la source ;
• le détail des avantages et droits des salariés : droits à la formation, congés payés, participation de l’employeur aux couvertures sociales (mutuelle, prévoyance collective), titres-restaurant, et autres avantages en nature (véhicule, logement, etc.).

Faciliter la conservation et la consultation des fiches de paie

Les salariés ont souvent besoin de leurs bulletins de paie pour diverses démarches : recherche de logement, demande auprès de la Caf, inscription à France Travail, souscription de prêt, etc.

L'utilisation d'un logiciel de paie proposant un coffre-fort numérique individuel répond efficacement à ces besoins en permettant de :

• centraliser tous les documents de paie sur une plateforme unique, accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone ;
• offrir un accès gratuit, autonome et illimité aux documents ;
• simplifier la lecture grâce au format détaillé des fiches de paie ;
• retrouver rapidement des documents via un outil de recherche intégré à la base de données ;
• bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, notamment pour analyser les bulletins de paie ;
• faciliter les démarches administratives personnelles (renouvellement de passeport, inscription électorale, etc.), en lien avec des organismes comme la Caf ou l’ANTS.