Quelle est l'utilité d'une budget prévisionnel pour une association ?

Le budget prévisionnel d'une association évalue à l'avance les dépenses envisagées et les ressources nécessaires pour l'exercice à venir.

A quoi sert l'établissement d'un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel permet d'évaluer les coûts respectifs des différents projets que l'association envisage de mettre en place. Il est présenté sous forme d'un tableau à deux colonnes (charges et produits), dont la somme doit être égale des deux côtés.

Il est systématiquement demandé dans les dossiers de demande de subvention. Mais, la recherche de partenaires financiers n'est pas le seul élément qui doit amener l'association à réaliser un budget prévisionnel.

Un budget prévisionnel est en effet un excellent outil de gestion. Il constitue une base sur laquelle les dirigeants pourront s'appuyer pour rapprocher la situation réelle de l'association à ce qui était prévu. A cet effet, il doit être retravaillé et adapté en permanence.

Il est d'ailleurs conseillé de réaliser deux budgets prévisionnels différents : un budget conforme à ce qui est prévu et un budget envisageant une activité plus faible qu'envisagée.

L'association pourra ainsi déterminer si elle pourra faire face à ses dépenses, payer ses salariés, rembourser ses emprunts... Dans le cas contraire, il faudra réajuster le projet afin d'éviter la cessation des paiements à la moindre difficulté.

Quelles sont les associations tenues de réaliser un budget prévisionnel ?

Certaines associations sont tenues de réaliser chaque année un budget prévisionnel :

  • les associations dont les statuts le prévoient,
  • les associations reconnues d'utilité publique,
  • les associations disposant d'un agrément spécifique (exemple : agrément jeunesse et sport),
  • les associations gérant des établissements du secteur sanitaire, médico-social et social,
  • les associations ayant une activité économique importante,
  • les associations de courses de chevaux.

Par ailleurs, lorsqu'une association remplit une demande une subvention, le financeur potentiel impose systématiquement la transmission d'un budget prévisionnel de l'action associative à financer.

En effet, un budget prévisionnel permet à l'association :

  • d'identifier et de traduire en coûts financiers les moyens qu'elle prévoit de mettre en oeuvre pour atteindre les objectifs qu'elle s'est fixés. Ces moyens peuvent être constitués par l'achat de matériel, d'équipement mobilier, le recours à des prestataires extérieurs... ;
  • de suivre son activité en rapprochant les prévisions (les budgets) et la réalité (les comptes) ;
  • d'avoir une certaine transparence par rapport à ses financeurs (banques, collectivités publiques, etc.).

Comment analyser le budget prévisionnel d'une association ?

Contrairement à l'entreprise, le but de l'association n'est pas la recherche du profit mais de gérer au mieux ses ressources pour couvrir les coûts résultant de son activité. Sa priorité va donc être apportée au développement de ses ressources de financement et d'assurer leur pérennité.

Vérifier que l'association dispose des fonds nécessaires

Le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) permet de calculer les fonds dont l'association a besoin pour financer son activité ou un évènement en particulier. L'évaluation du BFR est importante lors de la création de l'association, lors de la réalisation d'un évènement en particulier et en fin d'exercice.

Il se calcule par la formule suivante :
Actif circulant (stocks + créances + valeurs mobilières de placement + disponibilités)
- Dettes à court terme (emprunts bancaires à court terme + dettes fournisseurs + dettes sociales et fiscales)
= BFR

Si la somme de l'actif circulant est supérieure aux dettes à court terme, cela signifie que l'association a un besoin de fonds supplémentaires. Le résultat obtenu est la somme dont l'association a réellement besoin. Si elle ne parvient pas à réunir cette somme, elle devra s'endetter, même si elle apparaît potentiellement excédentaire.

Si la somme de l'actif circulant est inférieure aux dettes à court terme, cela signifie que l'association dispose d'un excédent de fonds de roulement, c'est-à-dire d'une ressource pour alimenter la trésorerie.

Vérifier que l'association ne s'endette pas trop

Ce ratio permet de déterminer si l'association est endettée et à quel point. Il se calcule par la formule suivante : dettes/ fonds propres.

Du résultat dépend la santé financière de l'association :

  • S'il est inférieur à 1, l'association est peu endettée. Pour une association ne connaissant pas spécialement une croissance forte, mais ayant une vie associative classique, le ratio devrait être d'environ 0,5.
  • S'il est supérieur à 1, cela signifie que le montant des dettes est supérieur aux fonds propres. En ce cas, la survie de l'association est entièrement assurée par des emprunts. Cela n'est inquiétant que si l'association n'est pas en phase de croissance ou que le ratio ne diminue pas alors que la croissance a baissé. Si, après une phase de croissance, le ratio commence à baisser, cela signifie simplement que cette croissance a été financée par des dettes qui ont été ensuite remboursées.
  • S'il est supérieur à 2, cela signifie que la survie de l'association est en péril car elle risque de ne pas pouvoir rembourser ses dettes.