Comment tenir le registre spécial des assemblées de SCI ?

Les procès-verbaux des assemblées générales de SCI doivent être réunis dans un registre spécial.

Où se procurer le registre spécial ?

Les procès-verbaux doivent être réunis dans un registre spécial tenu par le gérant et constitué de pages cotées (numérotées) et paraphées (signées) :

  • soit par le greffe du tribunal de commerce ou un juge du tribunal judiciaire,
  • soit par la mairie du siège social de la société ou un adjoint au maire.

Il est possible d'acheter dans les papeteries des registres destinés aux sociétés et dont les pages reliées sont déjà cotées. Le gérant doit ensuite en faire parapher toutes les pages vierges auprès du tribunal de commerce ou du tribunal judiciaire ou de sa mairie.

Vous pouvez aussi utiliser des feuilles mobiles, à condition qu'elles soient numérotées sans discontinuité, signées dans les mêmes conditions que celles du registre des procès-verbaux et revêtues du sceau de l'autorité. Ces feuilles peuvent être conservées en liasse, insérées dans un classeur, reliées ou collées sur un registre. Il existe dans le commerce des registres prêts à l'emploi, mais un classeur classique convient parfaitement.

Dès qu'une feuille a été remplie, même partiellement, elle doit être jointe à celles précédemment utilisées. Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite.

Comment faire en pratique ?

Tout procès-verbal doit être rédigé à la main sur ce registre, et c'est ce procès-verbal manuscrit que signeront les associés. Il n'est pas possible de coller sur ce registre un procès-verbal qui aurait été rédigé sur ordinateur puis imprimé car il ne serait ni coté ni paraphé.

Si le gérant souhaite utiliser des procès-verbaux imprimés, il est préférable d'utiliser un classeur constitué de feuillets numérotés mais non reliés. Chaque feuillet devra être paraphé et le texte de chaque assemblée générale pourra directement y être imprimé. Cependant, toute suppression ou inversion de feuillets est interdite.

Que faire en cas d'erreur ou d'omission dans le registre des procès-verbaux ?

Si le gérant utilise des procès-verbaux imprimés et qu'il a commis une erreur d'impression, il faut obligatoirement conserver tous les feuillets, et si l'ordre des feuillets n'est pas respecté (impression au verso d'un feuillet plutôt qu'au recto), il est conseillé de faire signer par tous les associés le feuillet resté vierge en indiquant clairement cette erreur.

En cas d'erreur ou d'omission dans la rédaction des procès-verbaux, le gérant doit suivre la procédure suivante :

  • rayer et numéroter les mots nuls,
  • apposer dans la marge un renvoi indiquant le nombre de mots ou de chiffres annulés et sous lequel on écrit le ou les mots, ou le ou les chiffres qui devaient prendre place dans le texte,
  • parapher le renvoi,
  • et, à la fin du procès-verbal, rappeler le nombre de mots rayés, nuls et ajoutés bons, puis signer cette mention.

Pour éviter des erreurs, il est conseillé de communiquer pour avis le procès-verbal aux associés avant de le consigner sur le registre paraphé. Il peut aussi être utile de vérifier qu'une décision ultérieure n'a pas été oubliée.

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