Contrat de stage : quelles obligations particulières l'employeur doit-il respecter ?

Pour éviter les abus, la loi réglemente strictement la possibilité d'accueillir un stagiaire.

Les types de stages possibles

Il existe trois types de stages :

  • les stages relevant de la formation professionnelle continue ;
  • les stages qui peuvent être effectués par des mineurs de moins de 16 ans (enseignement secondaire). Dans ce cadre, les élèves de l'enseignement général peuvent effectuer des "visites d'information" et des "séquences d'observation" organisées durant les deux dernières années de leur scolarité obligatoire. Les élèves qui suivent un enseignement alterné ou un enseignement professionnel peuvent, quant à eux, effectuer des "stages d'initiation, d'application ou des périodes de formation en milieu professionnel" ;
  • les autres stages, qui portent le nom de stages en entreprise.

Les stages étudiants et les stages relevant de la formation professionnelle continue doivent être intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.

Le plafonnement du nombre de stagiaires

Un décret plafonne le nombre de stagiaires pouvant être accueillis au même moment dans une même entreprise. Cette nouvelle disposition concerne les conventions de stage conclues à compter du 28 octobre 2015.

Des dérogations peuvent toutefois être accordées par le recteur d'académie pour les élèves des établissements d'enseignement secondaire, particulièrement les lycées professionnels. Dans ce cas, il pourra relever la limite à cinq stagiaires dans les entreprises de moins de 30 salariés et à 20% des effectifs des entreprises de 30 salariés et plus.

Entreprises de moins de 20 salariés

Le décret autorise ces entreprises à avoir un maximum de 3 stagiaires en même temps.

Dans une réponse publiée le 9 janvier 2018, le ministère du travail précise que, dans le cas d'une société composée de plusieurs établissements qui 'ont pas de personnalité morale propre, le plafond de stagiaires autorisé ne s'apprécie pas au niveau de chaque établissement mais au regard de l'effectif global de la société, c'est-à-dire tous établissements confondus. Une entreprise comptant 18 salariés répartis sur deux établissements peut ainsi faire appel à 3 stagiaires.

Entreprises d'au moins 20 salariés

Le nombre de stagiaires ne peut dépasser 15% de l'effectif.

Par exemple, une entreprise de 300 salariés peut avoir en même temps jusqu'à 45 stagiaires et une entreprise de 50 salariés pourra en avoir 8.

L'obligation de conclure une convention de stage

La conclusion d'une convention de stage tripartite est en principe obligatoire, sauf pour les stages suivants :

  • les stagiaires visés à l'article L. 4153-1 du code du travail : visites, séquences d'observation et stages des mineurs de moins de 16 ans et ceux de la formation professionnelle continue pour lesquels les modalités de conclusion d'une convention de stage sont légalement prévues ;
  • certains stages étudiants : les apprentis juniors, les stagiaires huissiers ou greffiers, les notaires stagiaires, les étudiants hospitaliers rémunérés par le groupe hospitalier auquel l'Université est rattachée, les stages d'internat, les stagiaires de la réadaptation fonctionnelle ou de rééducation professionnelle, les instituteurs stagiaires, les géomètres-experts inscrits au registre des stages.

Le contrat de stage doit respecter la durée maximale prévue par la loi

Sauf s'il s'agit d'un stage de la formation professionnelle continue, un même stagiaire ne peut pas effectuer dans une même entreprise un ou plusieurs stages dont la durée excède six mois par année d'enseignement. Il existe deux exceptions :

  • si le stage est prévu dans le cadre d'un cursus pluriannuel de l'enseignement supérieur ;
  • si le stagiaire interrompt momentanément sa formation pour exercer des activités visant exclusivement l'acquisition de compétences en lien avec cette formation.

Tenir à jour le registre du personnel

Hormis les associations qui recourent au chèque emploi associatif, toutes les associations et toutes les entreprises sont tenues d’inscrire sur registre du personnel , et dès leur entrée, les stagiaires.

Le registre du personnel doit comporter une partie spécifiquement réservée aux stagiaires pour qu'ils ne soient pas confondus avec les salariés (le registre des conventions de stage a été supprimé).

De plus, l'employeur doit informer le comité d'entreprise du nombre de stagiaires accueillis, des conditions de leur accueil et des tâches qui leur sont confiées. Dans les entreprises de moins de 300 salariés, l'information se fait une fois par an. Dans les entreprises de plus de 300 salariés, elle se fait tous les trimestres.

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