Quelles formalités pour embaucher un salarié ?

Un employeur qui souhaite embaucher un nouveau salarié doit accomplir un certain nombre de formalités.

1. Déclaration du nouveau salarié

L'employeur doit déclarer le salarié nouvellement embauché au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

La DPAE permet de garantir les droits du salarié auprès des organismes sociaux et de mettre en place son suivi médical par un service de santé au travail.

La déclaration doit impérativement être réalisée avant l'embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant le début du contrat.

Recours à une offre de simplification

Il n'est pas nécessaire de réaliser une DPAE lorsque l'employeur utilise une offre de simplification :

2. Rédaction et signature du contrat de travail

La plupart des contrats de travail doivent obligatoirement être écrits et signés (CDI à temps plein, CDD, contrat à temps partiel, contrat d'intérim ou d'apprentissage...).

La rédaction du contrat de travail est strictement encadrée par la loi. Les mentions obligatoires varient suivant la durée du contrat : CDD ou CDI.

Mentions obligatoires pour un CDI

Un CDI doit au minimum contenir les clauses suivantes :

  • la nature du contrat ;
  • les coordonnées de l’employeur et du salarié ;
  • la date de prise d’effet du contrat de travail ;
  • la nature de l’emploi occupé ;
  • la ou les fonctions occupées ;
  • les qualifications professionnelles du salarié ;
  • la durée de la période d’essai et les conditions de renouvellement ;
  • le délai de préavis pour l’employeur et le salarié en cas de rupture de contrat ;
  • la clause de non-concurrence pour certains postes ;
  • le lieu où les missions seront exercées ;
  • le mode de calcul et la rémunération perçue par le salarié ;
  • la méthode de calcul et la durée des congés payés annuels ;
  • le nombre d’heures à effectuer ;
  • l’organisme de sécurité sociale auquel l’employeur est rattaché, ainsi que les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire ;
  • la mutuelle de l'employeur ;
  • le cas échéant, la convention collective applicable.

Mentions obligatoires pour un CDD

Un CDD doit au minimum contenir les clauses suivantes :

  • la nature du contrat ;
  • les coordonnées de l’employeur et du salarié ;
  • la date de prise d’effet du contrat de travail ;
  • la nature de l’emploi occupé ;
  • la désignation du poste de travail et les risques particuliers pour la santé ou la sécurité des salariés ;
  • le nom et la qualification de la personne remplacée ;
  • la durée minimale du contrat de travail ;
  • les conditions de renouvellement du CDD ;
  • le motif de recours au CDD ;
  • le lieu où les missions seront exercées ;
  • le mode de calcul et le salaire prévu ;
  • les primes et accessoires de salaire, le cas échéant ;
  • la méthode de calcul et la durée des congés payés annuels ;
  • le nombre d’heures à effectuer ;
  • l’organisme de sécurité sociale auquel l’employeur est rattaché, ainsi que les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire ;
  • la mutuelle de l'employeur ;
  • le cas échéant, la convention collective applicable.

3. Délivrance d'informations et de documents au salarié

L'employeur doit remettre au salarié :

  • un exemplaire du contrat de travail, sauf si ni la loi, ni la convention collective n'exigent que le contrat soit écrit ;
  • une copie de la DPAE, sauf si le contrat de travail mentionne déjà l’organisme social destinataire de la déclaration ;
  • les notices explicatives et les bulletins individuels d’adhésion afférents aux régimes de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire mis en place dans l'entreprise ;
  • un livret d’épargne salariale.

L’employeur a l’obligation de communiquer à tout salarié, au moment de son embauche, une liste d’informations, qui a été étendue pour les salariés embauchés depuis le 1er août 2022 :

  • l’identité des parties,
  • le lieu de travail,
  • la date de début de la relation de travail,
  • la durée et les conditions de la période d’essai ;
  • la durée du travail :
    - si la durée du travail est prévisible : la durée du travail quotidienne ou hebdomadaire normale, les modalités relatives aux heures supplémentaires et à leur rémunération et, le cas échéant, de toute modalité concernant les changements d’équipe ;
    - si la durée du travail est imprévisible : le principe de l’horaire de travail variable, le nombre d’heures rémunérées garanties et la rémunération du travail effectué au-delà de ces heures garanties, les heures et jours de référence durant lesquels le travailleur peut être appelé à travailler, le délai de prévenance minimal auquel le travailleur a droit avant le début d’une tâche et, le cas échéant, le délai d’annulation de cette tâche.
  • le droit à la formation octroyé par l’employeur ;
  • en cas de rupture de la relation de travail, la procédure à respecter par l’employeur et le salarié, y compris les conditions de forme et les délais de préavis ou, si la durée des délais de préavis ne peut être indiquée au moment de la délivrance de l’information, les modalités de détermination de ces délais de préavis ;
  • l’identité du ou des organismes de sécurité sociale percevant les cotisations sociales liées à la relation de travail et toute protection en matière de sécurité sociale fournie par l’employeur ;

L'employeur doit également informer le salarié :

  • de la convention collective applicable à l'entreprise ;
  • des régimes de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire mis en place dans l'entreprise ;
  • de l'existence de la mutuelle d'entreprise ;
  • du bénéfice tous les 2 ans d'un entretien professionnel ;
  • des risques professionnels et de leur prévention.

Cette information, écrite et individuelle, doit se faire au moyen d’un ou de plusieurs documents remis soit sur papier, soit sous forme électronique.

Affichage obligatoire sur le lieu de travail

L'employeur est tenu d'afficher certaines informations sur le lieu de travail :

  • adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence ;
  • adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail compétent ;
  • référence de la convention collective dont relève l'établissement et des accords applicables ;
  • horaire de travail (début et fin), durée du repos et jours et heures de repos collectifs (si le repos n'a pas lieu le dimanche) ;
  • textes des articles L3221-1 à L3221-7 du Code du travail sur l'égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes ;
  • textes des articles 222-33 et 222-33-2 du Code pénal sur le harcèlement moral et sexuel ;
  • période de prise des congés payés ;
  • texte des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal sur la lutte contre la discrimination à l'embauche ;
  • interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise ;
  • modalités d'accès et de consultation de l'inventaire des risques.

D'autres informations doivent être affichées lorsque l'entreprise dépasse les 50 salariés.

4. Réalisation de la formation à la sécurité

Un salarié nouvellement embauché doit obligatoirement bénéficier d'une formation rapide à la sécurité.

Cette formation a pour but de présenter au salarié les conditions de circulation dans l’entreprise, les conditions d'exécution du travail et la conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.

La formation doit s'adapter aux risques existant dans l’entreprise et tenir compte de la qualification et de l’expérience du salarié. Le programme de la formation est établi avec le médecin du travail.

5. Inscription du salarié sur le registre unique du personnel

Le nouveau salarié doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

Le registre du personnel est un document ou un fichier informatique reprenant, dans l’ordre des embauches et de façon indélébile, l’identité du salarié, son emploi et sa qualification, sa date d’entrée dans l’entreprise, ainsi que le type de contrat qui a été conclu.

Certains contrats, tels que les contrats d'apprentissage, les contrats à temps partiel, les contrats de stage, contrats temporaires ou conclus avec des travailleurs étrangers, nécessitent des mentions supplémentaires.

La tenue du registre unique du personnel est obligatoire, quel que soit l'effectif de l'entreprise.

6. Affiliation du salarié auprès de l'Agirc-Arrco

Le nouveau salarié doit être affilié aux institutions de retraite complémentaire de l'Agirc-Arrco au moyen de la Déclaration sociale nominative (DSN).

La DSN doit être produite par un logiciel de paie et réalisée tous les mois :

  • via le site net-entreprises.fr s’il est soumis au régime général ;
  • via le site msa.fr s’il est soumis au régime agricole.

Les cotisations à verser varient en fonction du statut du salarié (pour la retraite complémentaire) et de la convention collective (pour la prévoyance). Un formulaire permettant le calcul des cotisations sera envoyée à l'employeur, selon la périodicité prévue par la caisse (mensuelle ou trimestrielle).

7. Réalisation d'un examen médical

L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention avec le concours du service de santé au travail.

La visite d'information et de prévention est obligatoire dans toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, et pour tous les salariés recrutés, y compris en CDD ou ayant effectué leur stage au sein de l'entreprise.

La visite d'information et de prévention doit être réalisée avant la fin de la période d'essai et au maximum dans un délai maximum de 3 mois à partir de l'arrivée du salarié dans l'entreprise (ou avant l'embauche pour les mineurs et les travailleurs de nuit).

Il existe toutefois une dispense pour le salarié qui a bénéficié d'une telle visite dans les 5 ans (3 ans pour les salariés handicapés, titulaires d'une pension d'invalidité ou travaillant de nuit) précédant son embauche si :

  • la médecine du travail est en possession de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d'aptitude,
  • le salarié est appelé à occuper un emploi identique et présentant des risques d'exposition équivalents,
  • et, aucune mesure individuelle (aménagement, transformation, adaptation du poste etc.), ou aucun avis d'inaptitude n'a été émis au cours des 5 ou 3 dernières années.

Examen d'aptitude à l'embauche

Lorsque le salarié est exposé à des risques particuliers pour sa santé ou sa sécurité, pour celles de ses collègues ou des tiers, il doit réaliser un examen médical d'aptitude avant l'embauche.

Une dispense est possible si le salarié a déjà fait l'objet d'un examen au cours des 3 dernières années.