Assemblée générale annuelle d'une association : déroulement

L'assemblée générale annuelle a pour objet d'approuver les comptes de l'association.

1ère étape de l'assemblée générale annuelle d'une association : la signature de la feuille de présence

Il peut être utile de faire émerger par tous les membres arrivant à la réunion une feuille de présence, avec l'indication éventuelle des membres disposant d'une procuration.

Ce document permettra ensuite de vérifier que les conditions de quorum et de majorité sont bien remplies.

2ème étape de l'assemblée générale annuelle d'une association : la vérification du quorum

Le président de séance va vérifier que l'assemblée a été valablement convoquée au regard des statuts ou du règlement intérieur, puis constater grâce à la feuille de présence que le quorum requis est atteint.

Le quorum correspond au nombre minimal de personnes qui doivent être présentes ou représentées à l'assemblée, pendant toute la durée de la réunion. Si ce nombre n'est pas atteint ou qu'il ne l'est plus du fait du départ de membres de l'assemblée pendant la séance, l'assemblée ne peut avoir lieu : le président devra lever la séance et convoquer une autre assemblée.

Les statuts peuvent décider librement de l'instauration d'un quorum calculé sur la somme des seuls membres présents ou sur la somme des membres présents et représentés. En toute hypothèse, il faut éviter d'instaurer un quorum trop exigeant.

Puis, le président de séance déclare l'assemblée valablement constituée et commence la lecture de l'ordre du jour.

3ème étape de l'assemblée générale annuelle d'une association : la lecture des rapports

Avant la mise aux voix, les divers rapports et les principaux documents comptables exigés par la loi ou les statuts doivent être lus ou résumés.

Lors de l’assemblée générale annuelle, l’usage est de présenter :

  • un rapport moral portant sur l’activité de l’association ;
  • un rapport financier comprenant les comptes de l’exercice clos, le projet de budget pour le prochain exercice, y compris le montant des cotisations.

Pour que la compréhension des documents comptables soit aisée, il est recommandé de ne présenter que des documents synthétiques qui illustrent l'évolution de l'association et ses résultats par rapport aux prévisions.

Rapport moral

Le rapport moral contient les analyses et les résultats de l'activité de l'exercice précédent. Il précise les orientations et les perspectives de l'exercice suivant.

Après discussion, le rapport moral est soumis au vote, les membres absents pouvant participer au vote s'ils ont donné mandat à une autre personne.

Rapport financier

Le rapport financier a pour objet de présenter une analyse du compte de résultat : quelles sont les charges principales de l'association ? Ses revenus ? Quels sont les points posant problème ? Le compte de résultat est-il équilibré ? Est-il en contradiction avec le rapport moral ou le rapport d'activité ?

L'éventuel excédent est ensuite porté au bilan, en fonction de la proposition du trésorier et du vote de l'assemblée générale : affectation aux réserves, intégration aux fonds propres, dotation aux provisions pour projet d'action ou pour investissement.

Rapport du commissaire aux comptes

Le commissaire aux comptes , s'il en a été désigné un, donne lecture de son rapport.

Après avoir contrôlé la régularité de la gestion de l'association, il donne ou non son quitus au trésorier, c'est-à-dire reconnaître que la gestion et la tenue de la comptabilité ont été faites correctement.

4ème étape de l'assemblée générale annuelle d'une association : les discussions et les votes

Le projet de budget est ensuite présenté et soumis au vote de l'assemblée.

Éventuellement, le conseil d'administration va proposer le montant de la cotisation pour l'année à venir. Après discussion, elle est soumise au vote de l'assemblée générale.

S'il y a lieu, l'assemblée générale va remplacer les membres du conseil d'administration dont le mandat a pris fin ou qui ont démissionné en cours d'année.

Après avoir invité tous les participants à prendre la parole, le président de séance clôt l'assemblée générale. Le procès-verbal de réunion pourra ensuite être rédigé.

5ème étape de l'assemblée générale annuelle d'une association : les déclarations à effectuer

Toute modification dans les statuts d’une association déclarée à la préfecture doit être signalée dans les trois mois, sous peine de sanctions.

Lorsque de nouveaux dirigeants sont désignés, leurs nom, prénoms, profession, domicile, nationalité et fonction doivent également être déclarés à la préfecture.

En revanche, la publication de ces changements dans un journal d'annonces légales n’est pas obligatoire.

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