Comment organiser une assemblée générale à distance ?

L'assemblée générale d'une société ne peut délibérer et voter à distance que lorsque les statuts l'autorisent expressément.

Jusqu’au 31 juillet 2022 inclus, les sociétés ont cependant la possibilité d'organiser leurs assemblées générales à distance, même si les statuts ne le prévoient pas ou l’interdisent.

L'assemblée générale par visio-conférence ou par conférence téléphonique

Conditions nécessaires

L'assemblée générale d'une société peut délibérer et voter par téléphone ou par visioconférence lorsque les statuts autorisent expressément le recours au vote électronique (y compris pour approuver ses comptes annuels).

L’assemblée générale pourra ainsi avoir lieu :

• par téléphone, plusieurs personnes appelant en général un numéro et saisissant un code qui leur permet de rejoindre un groupe de discussion. Plusieurs outils payants existent : Powownow, angage... OVH propose aussi d’héberger gratuitement des réunions téléphoniques jusqu’à 50 participants ;
• par vidéoconférence, les participants rejoignant une plateforme sur internet. Cela implique que l’ensemble des participants disposent d’un ordinateur équipé d’une webcam et d’un micro. Des outils gratuits existent : Jitsi, KAWAA Live...

Jusqu’au 31 juillet 2022 inclus, le recours au vote par téléphone ou par visioconférence est possible même lorsque les statuts de la société ne le prévoient pas ou l’interdisent.

Règles à respecter

Les règles d'organisation de l'assemblée générale continuent à s'appliquer : mode de convocation, exigence d'un quorum, vote par procuration, majorité nécessaire pour adopter une décision...

Pour les votes à bulletins secrets, il est possible de recourir à des logiciels qui permettent de comptabiliser les voix : Limesurvey ou Kahoot !.

Et pour preuve de la présence des participants (notamment en cas d’exigence d’un quorum), il est possible dans le cas de visio-conférences de faire une capture d’écran avec les personnes présentes ou d’enregistrer l’ensemble de la réunion via des logiciels dédiés.

Pour sécuriser juridiquement le processus, il est recommandé :

• d'inscrire sur le procès-verbal de l'assemblée générale que les associés se réunissent par visioconférence ou par téléphone en application des statuts de la société ;
• de faire ratifier les décisions prises lors de l’assemblée en ligne par la prochaine assemblée générale en présentiel afin d’éviter tout risque de contestation ultérieure.

Le vote par correspondance ou la consultation écrite

Les statuts de la société peuvent prévoir l’absence totale de débats oraux en autorisant les délibérations par consultation écrite (ex : par messages électroniques, sur un site internet dédié ou à travers un outil collaboratif en ligne, comme des outils de sondage), à l'exception des cas dans lesquels la tenue d'une assemblée générale est obligatoire.

A la différence du vote par correspondance, il n’y aura pas de réunion de l’assemblée générale : les délibérations et le vote se feront intégralement par écrit.

Conditions nécessaires

La consultation écrite n’est possible que si elle est expressément autorisée dans les statuts, qui doivent par ailleurs déterminer ses conditions d’intervention :

• modalités de transmission des documents,
• durée minimum,
• délai entre la date d’envoi de la notification et l’ouverture de la consultation,
• modalités de retour des bulletins de vote complétés,
• valeur de l’absence de réponse, etc.

Jusqu’au 31 juillet 2022 inclus, le recours à la consultation écrite est possible même lorsque les statuts ne le prévoient pas ou l’interdisent.

Règles à respecter

La consultation écrite n’interdit pas d’organiser un processus de discussions permettant à chaque associé de se forger une opinion, de demander des informations complémentaires, d’échanger avec les autres associés et de voter.

Les règles de quorum et de majorité sont celles applicables aux décisions prises en assemblée. Le quorum est calculé en tenant compte du nombre de participants ayant exprimé un vote ou du nombre de voix dont ils disposent, selon le cas.

Les décisions prises par voie de consultation écrite sont constatées dans un procès-verbal établi par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée.

Il mentionne :

• la date des décisions,
• le texte des décisions proposées,
• les documents adressés aux membres de l’assemblée,
• la date à laquelle les documents et informations mentionnés ci-dessus ont été adressés aux associés et le délai qui leur a été imparti pour répondre,
• l’identité des membres de l’assemblée ayant adressé une réponse reçue au plus tard à la date d’échéance de ce délai et le nombre de voix détenues par chacun d’eux le cas échéant,
• pour chaque décision proposée, le résultat de la consultation écrite.

A noter : la consultation écrite n’est en principe pas compatible avec l’octroi d’un pouvoir de représentation, sauf mention spécifique dans les statuts.