Où peut-on domicilier le siège social de sa société ?

Le siège social d'une société peut être installé au domicile de son dirigeant, dans un local commercial ou professionnel, voire dans une société de domiciliation.

Qu'est-ce que le siège social d'une société ?

Le siège social correspond au lieu où est gérée la société au niveau juridique, social et administratif. Il ne correspond pas forcément au lieu d'exercice de l'activité, de réception de marchandises ou des clients.

C'est là que les déclarations fiscales, les significations et notifications (en cas d'action judiciaire ou extra-judiciaire) seront envoyées et cela permettra de déterminer le centre de formalités des entreprises où les formalités seront accomplies.

De plus, c'est à cette adresse que les dirigeants devront conserver certains documents à la portée des associés ou actionnaires, notamment les procès-verbaux d'assemblée générale.

En cas de litige, il permettra également de déterminer quel est le tribunal compétent.

Où peut-on installer le siège social d'une société ?

Au domicile du dirigeant

Il est possible de domicilier une société chez l'un de ses dirigeants (mais en aucun cas chez un associé).

Un dirigeant de société a le droit d’installer le siège social de son entreprise à son domicile sans aucune limite de temps lorsque les 2 conditions suivantes sont remplies :

  • aucune disposition contractuelle ne l’interdit : bail de location, règlement de copropriété ou règlement de lotissement ;
  • aucune règle d’urbanisme (et notamment en matière d’affectation des locaux) ne s’y oppose.

Lorsque l’une de ces conditions n’est pas remplie, le dirigeant pourra tout de même installer son siège social à domicile mais pendant un délai de 5 ans maximum et uniquement lors de la création de la société (article L123-11-1 du Code de commerce).

Pour cela, il doit notifier cette installation, par lettre recommandée avec accusé de réception au bailleur, au syndicat de copropriété ou au représentant de l’ensemble immobilier.

Il devra également préciser le caractère temporaire de sa domiciliation lors de son immatriculation et déclarer au greffe sa nouvelle adresse avant l'expiration des 5 ans, sous peine de radiation d'office du RCS.

Dans un local loué par la société

Bail commercial

Une société qui exerce une activité industrielle, commerciale ou artisanale peut conclure un bail commercial.

Il s’agit d’un bail conclu pour une durée de 9 ans dont la principale caractéristique est de conférer au locataire le droit au renouvellement de son bail.

En cas de refus du propriétaire, ce dernier doit payer une indemnité d'éviction au locataire réparant le préjudice subit, sauf s'il s'est rendu coupable de certains faits : non-paiement des loyers, changement d'activité non autorisé, cessation de l'exploitation du fonds...

De son côté, le locataire ne peut pas librement résilier son bail. Il doit attendre le terme de 3, 6 ou 9 ans. En outre, une clause du contrat peut venir limiter ces quelques possibilités de résiliation dans le cas des baux des locaux construits en vue d'une seule utilisation, des locaux à usage exclusif de bureaux, des locaux de stockage.

En dehors de ces périodes de 3 ans, la rupture du bail n'est possible que s'il y a accord entre le propriétaire et le bailleur. Toutefois, le locataire peut résilier librement son bail s'il trouve un remplaçant, du moment que le contrat ne prévoit pas de clause contraire.

Il est aussi possible de conclure une convention d’occupation précaire ou un bail dérogatoire commercial. Ces deux contrats ne donnent pas droit au renouvellement. Le loyer est généralement peu onéreux mais il peut être mis fin au bail avant le terme du contrat, sous réserve d’un délai de préavis raisonnable et sans versement d’une indemnité d’éviction.

Bail professionnel

Lorsque l’activité est libérale ou artisanale, il est possible de conclure un bail professionnel ou un bail mixte (bail d’habitation et bail professionnel).

Le bail professionnel s'adresse principalement aux membres des professions libérales, réglementées ou non : notaire, sage-femme, kinésithérapeute, sculpteur, artiste-peintre...

Un bail professionnel doit être conclu pour une durée d'au moins 6 ans. Il s'agit d'une durée minimale, le locataire et le propriétaire peuvent donc s'entendre sur une durée plus longue.

A son terme, le bail professionnel est reconduit tacitement pour une durée de 6 ans (ou celle prévue au contrat initial si elle est supérieure), sauf congé délivré par l'une des parties 6 mois au moins avant le terme du bail.

Le bailleur peut donner congé au locataire pour la fin du bail, s'il ne souhaite pas le renouveler. Il doit alors respecter un préavis de 6 mois.

Il ne peut pas, en revanche, donner congé au locataire en cours de bail mais, si le locataire a commis des fautes, peut poursuivre la résiliation du bail en justice ou faire jouer la clause résolutoire qu'il contient.

De son côté, le locataire peut, à tout moment, notifier au bailleur son intention de quitter les locaux en respectant un délai de préavis de 6 mois.

Dans un local partagé

La colocation permet de diviser le montant du loyer entre les locataires, soit à parts égales, soit de façon proportionnelle en fonction de la surface occupée par chacun.

D'autres formes de locations partagées existent et s'adressent particulièrement aux entreprises qui souhaitent tester un projet dans un cadre légal :

  • les pépinières ;
  • les incubateurs ;
  • les couveuses ;
  • les technopôles.

Dans un local acheté par la société

Juridiquement, il y a plusieurs moyens d'acquérir des locaux commerciaux (en direct, via une SCI, par le dirigeant lui-même ou par l'entreprise...), ce qui risque de compliquer l'opération. Fiscalement enfin, les conséquences de cet achat varient selon le mode d'acquisition choisi.

Néanmoins, l'achat d'un local évite les inconvénients du bail commercial, en particulier la rupture du contrat par le bailleur. Cela permet aussi de calculer précisément, le coût de l'investissement, le loyer commercial pouvant évoluer d'une année sur l'autre.

L'achat d'un local professionnel, lorsqu'il est effectué par l'entreprise elle-même, entre dans son actif. Tous les frais engagés (frais d'acquisition, intérêts des emprunts, frais d'assurance, frais d'entretien et/ou de réparation...) sont alors déductibles du résultat de l'entreprise.

Lorsque le local professionnel ne fait pas partie de l'actif de l'entreprise mais du patrimoine privé du dirigeant, il se trouve en principe protégé en cas de difficulté de trésorerie. Le dirigeant pourra éventuellement le louer à l'entreprise : il percevra alors des revenus fonciers et l'entreprise pourra déduire de son résultat les loyers versés.

Le crédit-bail immobilier

Le recours au crédit-bail immobilier permet d'acquérir des locaux à moindres frais.

Il s'agit en fait d'une location avec possibilité d'achat en fin du bail, à un tarif diminué des loyers versés. Le locataire peut aussi choisir de restituer le local ou de conclure un contrat sur de nouvelles bases.

Il concerne des biens déjà construits ou à construire. Il est souvent proposé par des banques ou par des sociétés spécialisées.

Dans une société de domiciliation

La conclusion d’un contrat de domiciliation consiste à recourir à une entreprise qui met à la disposition de la société une adresse ainsi que diverses prestations (ligne téléphonique, réception et envoi de courriers, secrétariat…).

Le contrat de domiciliation peut être conclu avec des centres d’affaires, des centres de domiciliation, des incubateurs ou des pépinières.

Faut-il une autorisation pour domicilier une société chez soi ?

Le dirigeant a la possibilité d'installer le siège social de sa société

Dès lors que le domicile du dirigeant ne se trouve ni dans une commune de plus de 200 000 habitants ni dans le département des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis ou du Val-de-Marne, la société peut y installer son siège social, recevoir des clients et exercer sans restriction son activité, et cela, sans limite dans la durée.

Si l'activité ne nécessite pas la réception de clientèle ou de marchandises, aucune autorisation en mairie n'a à être demandée et le siège peut être installé au domicile du dirigeant sans limitation de durée.

Encore faut-il que ni les statuts de la société ni le règlement de copropriété ne l'interdisent pas.

L'activité nécessite la réception de clientèle ou de marchandises

Lorsque la société entend recevoir des clients et de la marchandise à son siège social ou que le dirigeant est domicilié dans une ville de plus de 200 000 habitants, ou dans le département des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis ou du Val-de-Marne, l'autorisation du maire est requise.

Pour que cette autorisation soit accordée, ni le bail ni le règlement de copropriété ne doivent s'opposer à l'exercice d'une telle activité.

En outre, cette activité ne doit engendrer ni nuisance ni danger pour le voisinage et elle ne doit conduire à aucun désordre pour le bâti.

Le bail ou le règlement de copropriété s'opposent à la domiciliation

Durée limitée à 5 ans

Lorsque la société et son dirigeant ne remplissent pas les conditions exigées dans les différents cas de domiciliation permanente, une domiciliation pour 5 ans reste toujours possible.

En effet, le représentant légal d'une société peut en installer le siège à son domicile, « pour une durée ne pouvant ni excéder 5 ans à compter de la création de celle-ci, ni dépasser le terme légal, contractuel ou judiciaire de l'occupation des locaux » (c. com. art. L. 123-11-1). Cette possibilité est ouverte alors même que le règlement de copropriété, ou le bail, interdirait l'activité envisagée par la société.

Pour en bénéficier, la société doit, préalablement au dépôt de sa demande d'immatriculation, notifier par écrit au bailleur, au syndicat de la copropriété ou au représentant de l'ensemble immobilier son intention d'user de cette faculté.

Avant l'expiration des 5 ans (ou l'arrivée du terme), la société devra, sous peine de radiation d'office, communiquer au greffe du tribunal les éléments justifiant son changement de situation.

Radiation en cas de dépassement

3 mois avant l'expiration du délai de 5 ans, le greffier du tribunal de commerce invitera le dirigeant de la société à lui communiquer l'adresse du nouveau siège social de la société.

Il devra justifier de l'installation de son siège dans un local conforme aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations contractuelles, sous peine de voir la société radiée d'office par le greffier.

Comment installer le siège social d'une société chez soi en pratique ?

Signature d'une convention de mise à disposition

Pour les besoins des formalités au RCS, le dirigeant doit établir une lettre ou une convention de mise à disposition gracieuse d'une partie de son local d'habitation pour que la société y établisse son siège et exerce, s'il y a lieu, certaines activités.

Si le dirigeant compte demander un loyer à la société, la convention de mise à disposition devra indiquer le prix du loyer et les modalités de sortie de la société.

Que se passe-t-il en cas de déménagement du dirigeant ?

La vente de la résidence principale du cédant bénéficie normalement d'une exonération de plus-value immobilière lorsque l'immeuble, ou la partie d'immeuble, est affecté totalement à usage d'habitation.

L'administration ne remet pas en cause cette exonération lorsque le logement constitue le domicile commercial d'une entreprise. Il en est de même lorsque l'activité exercée dans l'habitation ne nécessite ni locaux ni matériels professionnels spécifiques.

Le dirigeant de société peut, en cas de déménagement, faire suivre le siège de la société à l'adresse de son nouveau domicile.

Paiement d'un loyer au dirigeant

Le dirigeant peut facturer un loyer à la société pour la mise à disposition, de même que les frais engendrés par son activité (EDF, téléphone, internet). Par contre, il ne paraît pas possible de récupérer une part des impôts locaux.

Attention également à la valorisation du loyer qui ne doit pas être loin de sa valeur locative, en fonction de la surface mise à disposition. En cas de loyer surévalué, l'administration fiscale risque de requalifier les sommes versées au dirigeant en revenus distribués (dividendes).

Répartition des charges

Le dirigeant de société doit appliquer un prorata pour la répartition des charges personnelles et professionnelles. La base de calcul ne doit pas être le nombre de pièces de l'habitation mais la superficie de la pièce utilisée pour l'activité, par rapport à la superficie totale.

Le dirigeant doit ensuite facturer à la société la quote-part des factures liées à l'activité. Le plus simple est d'établir une seule facture pour l'année, qui sera par exemple datée du dernier jour de l'exercice comptable de la société.

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