Heures supplémentaires : calcul, rémunération et régime

Les heures supplémentaires accomplies au-delà de la durée légale hebdomadaire (35 heures) donnent droit à une majoration de salaire, à un repos compensateur équivalent ou à une contrepartie obligatoire en repos.

Dans quels cas un salarié peut-il effectuer des heures supplémentaires ?

Un salarié peut être amené à faire des heures supplémentaires à la demande de son employeur, sauf dans le cas :

• d'un cadre dirigeant,
• d'un salarié travaillant en forfait annuel en jours.

Le salarié ne peut pas refuser d’exécuter les heures supplémentaires demandées car une demande d’exécution d’heures supplémentaires dans la limite du contingent annuel (prévu par accord, convention collective ou par la loi) ne constitue pas une proposition de modification du contrat de travail.

Un salarié a toutefois la possibilité de refuser de faire des heures supplémentaires s'il dispose d'un motif légitime :

• non-respect du délai de prévenance,
• non-paiement d’heures supplémentaires antérieures,
• non-respect des durées maximales de travail,
• recours systématique aux heures supplémentaires (par exemple, pour augmenter la durée quotidienne de travail),
• dépassement du contingent d'heures supplémentaires (sans que l'employeur ait obtenu l'autorisation de l'inspecteur du travail)...

A défaut de motif légitime, le refus d'effectuer des heures supplémentaires peut constituer un motif de licenciement, voire une faute grave justifiant la rupture immédiate du contrat sans préavis.

A noter : les heures effectuées par les salariés à temps partiel au-delà de la durée fixée par le contrat de travail mais dans la limite de la durée légale (soit 35 heures par semaine) ou conventionnelle applicable dans l'entreprise sont qualifiées d'heures complémentaires et non d'heures supplémentaires.

Comment calculer les heures supplémentaires ?

Absence d'aménagement du temps de travail

Les heures supplémentaires se décomptent :

• par semaine civile, du lundi 0h au dimanche 24h ;
• sur une période de 7 jours consécutifs ne correspondant pas à la semaine civile, si des dispositions conventionnelles (accord collectif d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, convention ou accord de branche) le prévoient.

Seul entre en compte le temps de travail effectif pour le calcul des heures supplémentaires.

Aménagement du temps de travail

Pour adapter le rythme de travail des salariés à celui de l'activité - et éviter les heures supplémentaires en période de haute activité ou d'activité partielle (anciennement chômage partiel) en période de basse activité - l'entreprise peut organiser la répartition de la durée du travail sur une durée différente.

Un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut ainsi organiser un aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine.

Dans le cas des accords conclus depuis le 21 août 2008, les heures effectuées par le salarié sont alors considérées comme des heures supplémentaires selon la durée de la période de référence :

• période de référence fixée à 1 an : toute heure effectuée par le salarié au-delà de 1 607 heures de travail est considérée comme étant une heure supplémentaire ;
• période de référence inférieure ou supérieure à 1 an : toute heure effectuée par le salarié au-delà d'une durée moyenne de 35 heures par semaine est considérée comme étant une heure supplémentaire.

À défaut d’accord, l’employeur peut mettre en place, sur décision unilatérale, un aménagement du temps de travail sur une période de référence d’au plus :

• 4 semaines dans les entreprises de 50 salariés et plus ;
• 9 semaines dans les entreprises de moins de 50 salariés.

Comment sont payées les heures supplémentaires ?

Le taux de majoration des heures supplémentaires dépend de l'application ou non d'une convention ou d'un accord collectif dans l'entreprise.

Comment calculer la majoration ? Le salaire à prendre en compte inclut le salaire de base ainsi que toutes les primes ayant le caractère de salaire.

Il s'agit :

• des avantages en nature (fourniture d'un logement, de nourriture, d'une voiture...) ;
• des primes d'assiduité ;
• des primes de rendement, du moment qu'elles sont liées au résultat individuel ou collectif ;
• des primes de froid ;
• des majorations pour travail de nuit, dimanches et jours fériés.

Le paiement des heures supplémentaires ne peut pas s'effectuer sous forme de prime, peu importe que leur montant corresponde à celui des heures supplémentaires effectuées (Cour de cassation, chambre sociale, 30 juin 2021, n° 19-25.222).

Application de dispositions conventionnelles

C'est en principe la convention ou l'accord collectif d'entreprise qui fixe le taux de majoration des heures supplémentaires accomplies au-delà de la durée légale hebdomadaire (10 % au minimum).

La majoration des heures supplémentaires peut être remplacée, en tout ou partie, par un repos compensateur équivalent.

Absence de dispositions conventionnelles

En l'absence de convention ou d'accord collectif d'entreprise, les heures supplémentaires accomplies au-delà de la durée légale hebdomadaire sont majorées de :

• 25 % pour les 8 premières heures supplémentaires travaillées dans la même semaine (de la 36e à la 43e heure),
• 50 % pour les heures suivantes.

La majoration des heures supplémentaires peut être remplacée, en tout ou partie, par un repos compensateur équivalent à la rémunération majorée.

Quel est le régime social et fiscal des heures supplémentaires ?

Réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires

Depuis le 1er janvier 2019, les heures supplémentaires ou complémentaires ouvrent droit à une réduction de cotisations salariales d'assurance vieillesse de base et complémentaire de 11,31 %.

La réduction des cotisations salariales s'accompagne d'une exonération d'impôt sur le revenu limitée à 7 500 € par an depuis le 1er janvier 2022.

Déduction forfaitaire patronale pour heures supplémentaires

Les employeurs de moins de 250 salariés peuvent bénéficier d'une déduction forfaitaire de cotisations patronales de Sécurité sociale.

Entreprises de moins de 20 salariés

Le montant de la réduction est de 1,5 € par heure supplémentaire. Si le nombre d'heures supplémentaires n'est pas entier, le montant de la déduction est proratisé. Ainsi dans une entreprise de 30 salariés, 2 h 30 mn supplémentaires (soit 2,50 h) donnent droit à une déduction de : 1,5 x 2,50 = 3,75 €.

La déduction n'est accordée que pour les heures supplémentaires qui font l'objet d'une rémunération au moins égale à celle d'une heure normale. Autrement dit, pour les heures supplémentaires dont le paiement est remplacé partiellement par un repos compensateur, la déduction forfaitaire ne sera possible que si le repos de remplacement ne s'applique qu'à la majoration de salaire.

Entreprises d’au moins 20 salariés mais de moins de 250 salariés

Depuis le 1er octobre 2022, les entreprises d’au moins 20 salariés mais de moins de 250 salariés ont aussi droit à une déduction forfaitaire des cotisations patronales sur les heures supplémentaires.

Le montant de cette déduction est de :

• 0,50 € par heure supplémentaire ;
• 3,5 € par jour supplémentaire au de-là de 218 jours par an pour les salariés en forfait annuel en jours.

Il s'impute sur les cotisations dues au titre de l'ensemble de la rémunération du salarié et non plus sur les sommes dues au titre des seules majorations salariales liées aux heures supplémentaires réalisées.

Que faire lorsque les heures supplémentaires ne sont pas payées ?

Un employeur qui ne paie pas les heures supplémentaires risque de se voir condamner par la justice à verser au salarié un rappel de salaire (délai de prescription de 3 ans).

Dans une telle situation, le salarié doit procéder en plusieurs étapes :

1. Signaler le manquement à l'employeur car il peut s'agir d'un oubli.
2. Envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception à l'employeur demandant le paiement des heures supplémentaires.
3. Demander à un représentant du personnel d'intercéder auprès de l'employeur.
4. Saisir le Conseil de Prud'hommes (la représentation par un avocat n'est pas obligatoire) pour :
   - Prendre acte de la rupture de son contrat de travail
   - Faire condamner l'employeur pour travail dissimulé (uniquement si l'employeur a minoré sur la fiche de paie les heures de travail accomplies de façon intentionnelle).

A noter : même en l’absence d’accord de l’employeur, les heures supplémentaires doivent être rémunérées si elles ont été rendues nécessaires à la réalisation des tâches confiées au salarié.

L'employeur n'a pas à rémunérer les heures supplémentaires d'un cadre dirigeant ou d'un salarié travaillant en forfait annuel en jours.