Comment calculer les congés payés ?

Un salarié gagne 2,5 jours de congés par mois de travail effectif.

Dans quels cas un salarié a-t-il droit à des congés payés ?

Avant juin 2012, pour acquérir un droit à congés payés, le salarié devait justifier avoir travaillé, chez le même employeur, pendant un temps équivalent à un minimum de 10 jours de travail effectif. Cela à temps partiel ou à temps plein.

Depuis le 1er juin 2012, cette condition a disparu. Un salarié ouvre des droits à congés dès lors qu'il a travaillé un seul jour chez un même employeur, quel que soit :

son contrat (CDI, CDD, intérim),
son temps de travail (à temps plein ou temps partiel),
son ancienneté.

Les périodes de contrepartie obligatoire en repos, les périodes de remplacement ou un préavis non exécuté à la demande de l'employeur sont assimilés à du travail effectif.

Des dispositions conventionnelles ou collectives, le contrat de travail ou un usage peuvent prévoir un calcul des congés plus favorable que la durée légale. Un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, la convention ou un accord de branche peut aussi majorer la durée de congé en raison de l'âge, de l'ancienneté ou du handicap.

Calculer les congés payés

Le salarié a droit à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif accompli au cours de la période de référence, soit 30 jours ouvrables maximum.

A combien de jours de congés payés un salarié a-t-il droit ?

Un salarié a en principe droit à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif accompli. Le mois de travail s'entend de 1 mois de date à date (10 janvier-10 février par exemple). Un salarié travaillant durant toute la période de référence a donc droit à 30 jours ouvrables, soit 5 semaines.

Attention, sauf disposition conventionnelle expresse ou usage établi, le congé légal ne peut se cumuler avec le congé conventionnel. L'employeur est tenu de choisir le régime le plus favorable au salarié.

Il existe plusieurs exceptions en ce qui concerne la durée des congés :

les mères et pères de familles de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient d'un congé supplémentaire de 2 jours par enfant à charge âgé de moins de 15 ans. Il est réduit à 1 jour si le congé légal dure moins de 7 jours ;
les mères et pères de familles de plus de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient d'un congé supplémentaire de 2 jours par enfant à charge âgé de moins de 15 ans, dans la limite de 30 jours ouvrables de congés (congés payés et congés supplémentaires cumulés). ;
les travailleurs de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente ont droit, s'ils le demandent, à un congé de 5 semaines quelle que soit leur ancienneté dans l'entreprise. Mais, ne leur seront payés que les congés correspondant à leur travail effectif pendant la période de référence ;
les salariés licenciés ayant perçu une indemnité compensatrice de congés puis réembauchés dans une nouvelle entreprise peuvent demander un congé non payé, égal aux droits acquis dans l'entreprise précédente ;
des jours supplémentaires peuvent également être accordés en cas de fractionnement du congé principal.

Les enfants à charge sont ceux qui vivent au foyer et sont âgés de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours. La loi travail ne fixe aucune condition d'âge dès lors que l'enfant vit au foyer et qu'il est en situation de handicap.

Comment appliquer la règle d'équivalence 4 semaines = 1 mois de travail ? En fonction de ce qui est plus favorable au salarié, l'employeur devra soit opter pour l'équivalence en semaine soit pour l'équivalence en jour :

4 semaines ou 24 jours de travail ;
22 jours ou 20 jours selon que le travail est réparti sur 5,5 ou 5 jours.

Il suffit donc de 48 semaines complètes de travail effectif ou assimilé pour avoir droit à l'intégralité de ses congés.

De même, des jours d'absence éparpillés tout au long de l'année de référence n'auront pas d'impact si le salarié ne s'absente pas plus de 20 (si 5 jours par semaine), 22 (si 5,5 jours) ou 24 jours (si 6 jours).

Qu'est-ce que la période de référence ?

La période de référence est la période pendant laquelle le salarié doit avoir accompli un temps minimum de travail pour pouvoir bénéficier de son droit à congés payés. Elle est comprise entre le 1er juin de l'année précédente et le 31 mai de l'année en cours.

Dans certaines hypothèses, la période de référence est différente :

la période de référence va du 1er avril de l'année précédente jusqu'au 31 mars de l'année en cours pour les professions où l'employeur est tenu de s'affilier à une caisse de congés payés : BTP, manutention des ports, dockers, spectacle et travailleurs intermittents des transports ;
un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, une convention ou accord de branche, peut fixer le début de la période de référence pour l'acquisition des congés
un accord collectif peut instaurer une période différente, dans le cadre du nouveau régime unique d'aménagement du temps de travail des anciens accords de modulation ou de RTT par attribution de jours de repos sur l'année.

Enfin, en cas de nouvelle embauche, le point de départ de l'année de référence sera, non le 1er juin, mais la date de son arrivée dans l'entreprise, et elle se terminera de manière normale le 31 mai.

Quelles sont les absences que la loi assimile à du travail effectif pour le calcul des congés payés ?

Certaines absences sont considérées comme du travail effectif et donnent donc droit à des congés payés :

le congé de maternité, le congé d'adoption et le congé de paternité ;
les périodes d'absence pour accident du travail ou maladie professionnelle dans la limite d'une durée ininterrompue de 1 an ;
la journée défense et citoyenneté ;
les congés légaux pour événements familiaux ;
le congé pour effectuer un bilan de compétences ;
les congés de représentation accordés aux salariés bénévoles membres d'une association ou d'une mutuelle ;
le temps passé hors de l'entreprise pour exercer leur mission par les conseillers du salarié et les conseillers prud'hommes ;
le temps de mission et de formation des sapeurs-pompiers volontaires ;
les absences dues aux examens médicaux obligatoires liés à la grossesse et à l'accouchement ;
les périodes de formation ;
les congés accordés aux salariés candidats à l'Assemblée nationale ou au Sénat pour participer à la campagne électorale ;
les bonifications en repos liées aux heures supplémentaires ;
les jours de repos accordés au titre de la réduction du temps de travail ;
la contrepartie obligatoire en repos générée par les heures supplémentaires ;
les jours de repos accordés dans le cadre du régime unique d'aménagement du temps de travail ;
les congés payés pris au cours de l'année de référence.

Par conséquent, à moins que la convention collective ne prévoit le contraire, les absences résultant d'un accident de trajet, les jours de grèves, les heures d'activité partielle ((anciennement chômage partiel), les jours fériés chômés, les congés de convenance personnelle et les absences pour maladie non professionnelle ne sont pas considérées comme du travail effectif pour le calcul de la durée des congés.

Il en va de même pour un salarié qui réintègre son emploi après l'annulation de son licenciement. Il ne peut pas bénéficier de jours de congés pour la période où il n'a pas travaillé, la période d'éviction de l'entreprise n'ouvrant pas droit à une indemnité d'éviction (Cass. soc. 11-5-2017 n° 15-19.731 FS-PB ).

Comment décompter les jours de congés payés ?

Les congés payés se décomptent soit en jours ouvrables (une semaine de vacances utilise 6 jours de congés), soit en jours ouvrés (jours travaillés dans l'entreprise), y compris pour les salariés à temps partiel. La seconde méthode ne peut être utilisée par l'employeur que si elle ne lèse pas le salarié.

Ils ne peuvent être décomptés par demi-journée sauf si la convention collective ou un usage prévoit le contraire. Ainsi, le salarié qui travaille le lundi matin et qui prend ce jour de congé sera considéré comme ayant pris un jour entier de congé.

Comment fonctionnent ces méthodes ?

Le décompte en jours ouvrables. Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine excepté le jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et les jours fériés légaux non travaillés dans l'entreprise. Ainsi, lorsque l'entreprise travaille du lundi au vendredi, la semaine comprend 6 jours ouvrables car le samedi est pris en compte. Le point de départ du congé est le premier jour où le salarié aurait dû travailler s'il n'avait pas été en congé. Ensuite, tous les jours ouvrables sont pris en compte jusqu'à la reprise du travail.
Le décompte en jours ouvrés. L'employeur doit ici prendre en compte les jours travaillés dans l'entreprise et appliquer l'équivalence 6 jours ouvrables = 5 jours ouvrés.

Et les salariés à temps partiel ? Si les congés annuels sont calculés en jours ouvrables, il en va de même de ceux des salariés à temps partiel. Un salarié qui travaille 5 jours par semaine mais seulement le matin et qui prend une semaine de congés se verra décompter 6 jours ouvrables de congés et non 3. Si les congés annuels sont calculés en jours ouvrés, les congés des salariés à temps partiel sont également comptés en jours ouvrés. Un salarié qui ne travaille pas le mardi mais qui prend une semaine de congés se verra décompter 5 jours ouvrés de congés.