Organiser un voyage associatif

Organiser un voyage entre les membres d'une association nécessite de suivre quelques formalités. Les obligations sont particulièrement strictes, que l'association fasse appel à un prestataire ou qu'elle l'organise elle-même.

Obtention de l'immatriculation tourisme

Depuis 2010, un décret réglemente plus strictement l'organisation et la vente de séjours et voyages par des associations sans but lucratif au profit de leurs membres.

Il impose une immatriculation aux associations organisant plusieurs voyages et séjours, qui remplace les régimes cumulés de l'agrément, de la licence, de l'autorisation et de l'habilitation.

Est cependant dispensée d'immatriculation une association qui :

  • n'a pas pour objet l'organisation de voyages ou séjours et ne se livre à ces opérations qu'à l'occasion de ses assemblées générales ou en organise qu'exceptionnellement (2 ou 3 maximum par an) ;
  • appartient à une fédération ou une union déclarée, qui accepte d'être son garant ;
  • qui organise sur le territoire national des accueils collectifs de mineurs à caractère éducatif ;
  • qui gère des villages de vacances ou des maisons familiales agréés, dans le cadre exclusif de son activité propre, y compris le transport lié au séjour ;
  • qui n'effectue que la délivrance de titres de transport terrestre pour le compte d'un ou plusieurs transporteurs de voyageurs ;
  • qui ne fait que fournir des services qu'elle produit elle-même, à l'occasion de voyages, de séjours ou d'un accueil touristique, par exemple la visite de sites ou de monuments.
  • qui n'effectue que la vente de bons d'hébergement ou de restauration.

Communication des caractéristiques du voyage

Avant même la conclusion du contrat de voyage, l'association doit communiquer des informations sur le prix, les dates, les modes de transports, la restauration, le programme des visites, les conditions d'hébergement...

Toutes ces informations engagent l'organisateur du voyage, sous réserve des modifications éventuelles qu'il devra détailler avant la conclusion du contrat.

La loi réglemente le contenu des documents édités par l'association. Si l'association est immatriculée en son nom propre :

  • la correspondance, les documents contractuels et son site internet doivent mentionner sa dénomination, le nom et l'adresse de son garant et de son assureur et enfin son numéro d'immatriculation ;
  • les documents non contractuels ou publicitaires doivent faire figurer le nom et l'adresse de l'association ainsi que son numéro d'immatriculation.

Les associations membres d'une fédération ou d'une association immatriculée doivent faire figurer sur leurs documents et sites internet le nom, l'adresse et le numéro d'immatriculation de leur fédération.

Attention, si l'association envisage de faire voyager des enfants, le transport de groupe en car ne peut pas se faire à n'importe quelle date.

Conclusion du contrat de voyage

Afin d'informer au mieux le client, le contrat de voyage doit respecter certaines obligations du droit de la consommation.

Il doit contenir :

  • les noms et adresse de l'organisateur du voyage ;
  • les noms et adresse du vendeur du voyage ;
  • les noms et adresse de l'assureur ;
  • la description des prestations fournies ;
  • les services compris dans le prix affiché ainsi que les modalités éventuelles de modification du prix. En principe, le prix au contrat n'est pas révisable, sauf si cette révision est prévue au contrat et tient compte des variations de prix des carburants, des taxes, des taux de change, etc. En cas d'augmentation sensible, l'acheteur a le droit de résilier le contrat sans frais ;
  • les modalités de paiement ;
  • le calendrier ;
  • les conditions d'annulation ou de cession du contrat.

L'information contenue engage l'association, à moins qu'elle n'ait informé le client d'éventuelles modifications avant la conclusion du contrat.

L'acheteur peut céder son contrat à une tierce personne, sous réserve d'en informer l'association 7 jours avant le départ (ou 15 jours en cas de croisière), par lettre recommandée avec accusé de réception (article R211-7 du Code du Tourisme).

Modification du voyage

La survenance d'un événement extérieur peut conduire l'association à modifier le voyage.

Si cette modification a lieu avant le départ, l'association doit informer le client le plus rapidement possible. L'acheteur a alors le choix, il peut soit résilier son contrat, soit accepter la modification.

Si cette modification a lieu au cours du voyage, l'association est obligée de proposer des prestations de remplacement, de prendre à sa charge les suppléments de prix ou de reverser la différence si les prestations fournies sont moins onéreuses. Si l'acheteur n'accepte pas les modifications, l'association devra lui permettre de rentrer le plus rapidement à son domicile. L'acheteur pourra également demander des dommages et intérêts en cas de faute de l'association.

Assurances à souscrire

Avant d'organiser un voyage en groupe, il est indispensable de vérifier que votre association soit titulaire d'un ou plusieurs contrats d'assurance couvrant bien le voyage en groupe : responsabilité civile, perte des bagages, annulation, assistance, véhicules... Elle devra informer les participants avant le départ de son niveau de responsabilité.

Assurance du transport

Si vous utilisez le véhicule personnel d'un des membres de l'association, il faudra commencer par vérifier que le contrat d'assurance du véhicule prévoit ce type d'usage. Si ce n'est pas le cas, l'association va devoir souscrire auprès de son assureur une garantie couvrant le risque à la place de l'assurance personnel du propriétaire.

N'oubliez pas de vérifier que le chauffeur possède le permis de conduire requis et qu'il est en cours de validité. Dès que le véhicule a plus de neuf places, celle du chauffeur incluse, le permis D " Transport en commun " est obligatoire et l'utilisation du véhicule requiert une autorisation préfectorale.

Vous pouvez aussi recourir à une entreprise spécialisée. Dans ce cas, vous n'aurez qu'à vérifier que celle-ci est assurée et que votre contrat d'assurance prévoit bien votre responsabilité en tant qu'organisateur du déplacement.

Assurance responsabilité civile des participants

L'association doit vérifier que toutes les personnes participant au voyage (encadrants et encadrés) sont couvertes par son assurance responsabilité civile.

Si ce n'est pas le cas, veillez à souscrire une garantie complémentaire pour la durée du voyage, en n'omettant pas de mentionner à votre assureur toutes les caractéristiques du séjour (période envisagée, nombre et statut des personnes concernées par la sortie, mode de transport utilisé, véhicules personnels ou de l'association, lieux...).

Pensez à prévoir un encadrement suffisant et compétent, surtout si vous accueillez des mineurs. La réglementation exige un minimum d'encadrants, dès lors que le voyage accueille plus de 6 mineurs.

Assurance annulation du voyage organisé par un intermédiaire

L'association peut décider de souscrire une assurance annulation pour le compte des participants inscrits par son intermédiaire à un voyage. Attention, la plupart du temps, celle-ci n'est valable que si vous parvenez à remplir le quota de personnes que vous avez souscrit.

Vérifiez bien les risques couverts. Les assurances annulation comportent généralement beaucoup d'exclusions (épidémies, grèves, participation à des sports à risques, maladies ou accidents non graves, annulation du fait de l'organisateur...). Une franchise ou un plafonnement plus ou moins important de l'indemnité peut aussi être prévu.