Organiser un voyage associatif

Organiser un voyage entre les membres d'une association nécessite de suivre quelques formalités. Les obligations sont particulièrement strictes, que l'association fasse appel à un prestataire ou qu'elle l'organise elle-même.

L'association doit-elle détenir l'immatriculation tourisme ?

Depuis 2010, un décret réglemente plus strictement l'organisation et la vente de séjours et voyages par des associations sans but lucratif au profit de leurs membres.

Il impose une immatriculation aux associations organisant plusieurs voyages et séjours, qui remplace les régimes cumulés de l'agrément, de la licence, de l'autorisation et de l'habilitation.

Est cependant dispensée d'immatriculation une association qui :

  • n'a pas pour objet l'organisation de voyages ou séjours et ne se livre à ces opérations qu'à l'occasion de ses assemblées générales ou en organise qu'exceptionnellement (2 ou 3 maximum par an) ;
  • appartient à une fédération ou une union déclarée, qui accepte d'être son garant ;
  • qui organise sur le territoire national des accueils collectifs de mineurs à caractère éducatif ;
  • qui gère des villages de vacances ou des maisons familiales agréés, dans le cadre exclusif de son activité propre, y compris le transport lié au séjour ;
  • qui n'effectue que la délivrance de titres de transport terrestre pour le compte d'un ou plusieurs transporteurs de voyageurs ;
  • qui ne fait que fournir des services qu'elle produit elle-même, à l'occasion de voyages, de séjours ou d'un accueil touristique, par exemple la visite de sites ou de monuments.
  • qui n'effectue que la vente de bons d'hébergement ou de restauration.

L'association doit communiquer les caractéristiques du voyage

Avant même la conclusion du contrat de voyage, l'association doit communiquer des informations sur le prix, les dates, les modes de transports, la restauration, le programme des visites, les conditions d'hébergement...

Toutes ces informations engagent l'organisateur du voyage, sous réserve des modifications éventuelles qu'il devra détailler avant la conclusion du contrat.

La loi réglemente le contenu des documents édités par l'association. Si l'association est immatriculée en son nom propre :

  • la correspondance, les documents contractuels et son site internet doivent mentionner sa dénomination, le nom et l'adresse de son garant et de son assureur et enfin son numéro d'immatriculation ;
  • les documents non contractuels ou publicitaires doivent faire figurer le nom et l'adresse de l'association ainsi que son numéro d'immatriculation.

Les associations membres d'une fédération ou d'une association immatriculée doivent faire figurer sur leurs documents et sites internet le nom, l'adresse et le numéro d'immatriculation de leur fédération.

Attention, si l'association envisage de faire voyager des enfants, le transport de groupe en car ne peut pas se faire à n'importe quelle date.

L'association doit conclure un contrat de voyage

Afin d'informer au mieux le client, le contrat de voyage doit respecter certaines obligations du droit de la consommation.

Il doit contenir :

  • les noms et adresse de l'organisateur du voyage ;
  • les noms et adresse du vendeur du voyage ;
  • les noms et adresse de l'assureur ;
  • la description des prestations fournies ;
  • les services compris dans le prix affiché ainsi que les modalités éventuelles de modification du prix. En principe, le prix au contrat n'est pas révisable, sauf si cette révision est prévue au contrat et tient compte des variations de prix des carburants, des taxes, des taux de change, etc. En cas d'augmentation sensible, l'acheteur a le droit de résilier le contrat sans frais ;
  • les modalités de paiement ;
  • le calendrier ;
  • les conditions d'annulation ou de cession du contrat.

L'information contenue engage l'association, à moins qu'elle n'ait informé le client d'éventuelles modifications avant la conclusion du contrat.

L'acheteur peut céder son contrat à une tierce personne, sous réserve d'en informer l'association 7 jours avant le départ (ou 15 jours en cas de croisière), par lettre recommandée avec accusé de réception (article R211-7 du Code du Tourisme).