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Organiser un voyage en groupe : règles à respecter



A DÉCOUVRIR

Organiser un voyage entre les membres de l'association loi 1901 nécessite de suivre quelques formalités. Les obligations sont particulièrement strictes, que l'association fasse appel à un prestataire ou qu'elle l'organise elle-même.



L'association loi 1901 doit-elle détenir l'immatriculation tourisme ou non ?

Depuis 2009, le régime applicable aux associations loi 1901 ayant des activités touristiques a été modifié. L'immatriculation tourisme remplace désormais les régimes cumulés de l'agrément, de la licence, de l'autorisation et de l'habilitation.

Les associations loi 1901 organisant plusieurs séjours par an entrent dans la catégorie des associations de tourisme et doivent donc demander l'immatriculation tourisme, sauf :

  • celles n'organisant des voyages ou séjours qu'à l'occasion de leurs assemblées générales ou n'organisant que des voyages exceptionnels (2 ou 3 maximum par an) ;
  • celles appartenant à une fédération ou une union déclarée ;
  • celles organisant sur le territoire national des accueils collectifs de mineurs à caractère éducatif ;
  • celles gérant des villages de vacances ou des maisons familiales agréés dans le cadre exclusif de leurs activités propres, y compris le transport lié au séjour.



L'association loi 1901 doit communiquer les caractéristiques du voyage

Avant même la conclusion du contrat de voyage, l'association loi 1901 devra veiller à communiquer des informations sur le prix, les dates, les modes de transports, la restauration, le programme des visites, les conditions d'hébergement… Toutes ces informations engagent l'organisateur du voyage, sous réserve des modifications éventuelles qu'il devra détailler avant la conclusion du contrat.

La loi réglemente le contenu des documents édités par l'association loi 1901. Si l'association est immatriculée en son nom propre :

  • la correspondance, les documents contractuels et son site internet doivent mentionner sa dénomination, le nom et l'adresse de son garant et de son assureur et enfin son numéro d'immatriculation ;
  • les documents non contractuels ou publicitaires doivent faire figurer le nom et l'adresse de l'association ainsi que son numéro d'immatriculation.
Les associations membres d'une fédération ou d'une association immatriculée doivent faire figurer sur leurs documents et sites internet le nom, l'adresse et le numéro d'immatriculation de leur fédération.

Attention, si l'association loi 1901 envisage de faire voyager des enfants, le transport de groupe en car ne peut pas se faire à n'importe quelle date.



L'association loi 1901 doit conclure un contrat de voyage

Afin d'informer au mieux le client, le contrat doit respecter certaines obligations du droit de la consommation. L'information contenue engage l'association loi 1901, à moins qu'elle n'ait informé le client d'éventuelles modifications avant la conclusion du contrat. Il doit contenir :

  • les noms et adresse de l'organisateur du voyage ;
  • les noms et adresse du vendeur du voyage ;
  • les noms et adresse de l'assureur ;
  • la description des prestations fournies ;
  • les services compris dans le prix affiché ainsi que les modalités éventuelles de modification du prix. En principe, le prix au contrat n'est pas révisable, sauf si cette révision est prévue au contrat et tient compte des variations de prix des carburants, des taxes, des taux de change, etc. En cas d'augmentation sensible, l'acheteur a le droit de résilier le contrat sans frais ;
  • les modalités de paiement ;
  • le calendrier ;
  • les conditions d'annulation ou de cession du contrat.

L'acheteur peut céder son contrat à une tierce personne, sous réserve d'en informer le vendeur 7 jours avant le départ (ou 15 jours en cas de croisière), par lettre recommandée avec accusé de réception.

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