Comment vérifier la solvabilité de vos clients ?


LES GUIDES JURIDIQUES

Pour obtenir des informations fiables sur un client et éviter les impayés, divers possibilités existent. Vous pouvez commencer par recourir aux services d'information commerciale, et si cela ne suffit pas utiliser les sources officieuses. Vous pouvez également mettre vos clients sous surveillance.



Recourir aux services d'information commerciale

La consultation des services d'information commerciale représente une bonne technique de lutte contre les impayés.


Le Registre du Commerce et des Sociétés/ le Répertoire des Métiers

Ce document s'obtient auprès du greffe du Tribunal de commerce (ou auprès du Tribunal de Grande Instance lorsqu'il n'y en a pas) du lieu de domicile de la personne physique (auto-entrepreneur, travailleur indépendant...) ou du siège social de la personne morale. Il est nécessaire de disposer de la raison sociale pour une personne morale ou du nom et prénom pour une personne physique.

C'est un document indispensable pour vérifier l'identité et la solvabilité du débiteur. Il indique en effet :

  • l'adresse déclarée lors de la création, le nom, le lieu de naissance et l'adresse du gérant et des actionnaires, l'enseigne, la situation matrimoniale, la nature de l'activité exercée, la dénomination de la société, la forme juridique, le capital, le sigle ;
  • l'achat ou non d'un fonds de commerce et si celui-ci est en location-gérance ;
  • si l'entreprise est en état de redressement judiciaire ou de liquidation de biens.
A noter : pour une entreprise individuelle, il s'agit de l'extrait K et pour une société commerciale de l'extrait K-bis.

Il est possible que le débiteur ne soit immatriculé ni au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ni au Répertoire des Métiers (RM), étape indispensable pour disposer d'un Kbis. Cette situation concerne :

  • les professions libérales ;
  • les associations. Seules les associations émettant des obligations ou des titres de créance négociables disposent d'un K-bis. Les autres sont uniquement inscrites au répertoire SIRENE. Le numéro SIREN va permettre d'obtenir un avis de situation de l'association.
Si le débiteur n'est pas immatriculé au RCS ou au RM, il va seulement disposer d'un numéro SIREN, attribué par l'INSEE, qui doit être mentionné sur tous les documents commerciaux. Ce numéro va permettre d'obtenir un avis de situation au répertoire SIRENE. Il va permettre d'obtenir des informations juridiques sur le débiteur mais est beaucoup moins exhaustif qu'un extrait K-bis. Il ne contient que la désignation de l'entreprise, son code APE et l'adresse de l'établissement. Il ne renseigne pas sur la situation financière de l'entité.

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10 astuces faciles à mettre en oeuvre

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Le registre des protêts

Un protêt est un acte établi par un huissier ou un notaire et constatant une traite impayée ou un chèque sans provision. L'huissier ou le notaire en remet ensuite une copie au greffe du Tribunal de commerce (ou du Tribunal de Grande Instance) du domicile du débiteur qui en transcrit les données dans le registre des protêts.

L'état des protêts d'une entreprise peut s'obtenir auprès du greffe du domicile du débiteur ou sur Infogreffe. En cas d'absence de protêts, un état négatif d'inscription sera délivré. En cas d'existence de protêts, un état positif sera délivré.


Le registre des privilèges généraux du Trésor et de la Sécurité sociale

Sa consultation permet de savoir si le débiteur est à jour de ses règlements auprès du Trésor public ou de ses cotisations à l'URSSAF. En effet, le Trésor public bénéficie d'un privilège général sur les biens mobiliers du débiteur et sur le matériel servant à l'exploitation pour le recouvrement des impôts impayés. La Sécurité sociale et les régimes complémentaires bénéficient également d'un privilège général sur les biens meubles du débiteur pour les cotisations non payées à l'échéance. L'inscription est prise dès lors que les sommes dues excèdent un certain montant.

Il est essentiel de savoir si des inscriptions de privilèges ont été prises par des organismes publics, pour garantir le paiement des sommes qui leur sont dues. En effet, si l'entreprise a des difficultés, ils seront payés en priorité par rapport aux autres créanciers.

L'état des privilèges peut s'obtenir auprès du greffe du domicile du débiteur ou sur Infogreffe. En cas d'absence de protêts, un état négatif d'inscription sera délivré. En cas d'existence de protêts, un état positif sera délivré.


Les registres des privilèges spéciaux

  • Registre des privilèges du vendeur de fonds de commerce. Le vendeur d'un fonds de commerce bénéficie d'une sûreté qui garantit le prix de cession.
  • Registre des nantissements sur le matériel et l'outillage. Le nantissement est un contrat par lequel un débiteur remet un bien à son créancier pour garantir sa dette.
  • Registre du crédit-bail mobilier et des ventes assorties d'une clause de réserve de propriété. Il révèle la réalité de la situation mobilière de l'entreprise, c'est-à-dire l'ensemble des biens qu'elle utilise pour son exploitation commerciale, sans en être propriétaire.
  • Registre de location mobilière. Il indique le matériel loué par l'entreprise donc non compris dans son actif.

Ces registres peuvent être consultés sur Infogreffe. En cas d'absence de privilèges, un état négatif d'inscription sera délivré. En cas d'existence de privilèges, un état positif sera délivré.



La conservation des hypothèques

La conservation des hypothèques permet de connaître la liste et la consistance des biens immobiliers dont dispose une entreprise. La demande doit être formulée sur l'imprimé 3233 « Demande de renseignements » et contenir le relevé cadastral du bien pour lequel on souhaite connaître les engagements hypothécaires. Le relevé cadastral est un document fourni sur simple demande par la mairie du lieu où est situé le bien.



Utiliser les sources officieuses

  • Agences de renseignement commercial et banques de données. Ces organismes rassemblent des informations qu'ils réactualisent en permanence. Ils utilisent généralement les sources précédemment évoquées qu'ils complètent par leur propre réseau d'investigation. Certains organismes spécialisés vont même jusqu'à fournir des études de bilans, voire des analyses de credit-scoring.
  • Banques. Le banquier est tenu par le secret bancaire. Mais il peut être amené à divulger verbalement certaines informations à son client, étant le seul à pouvoir accéder au fichier de la Banque de France qui connaît tous les incidents de paiement et qui définit une côte de l'entreprise.



Mettre son client sous surveillance

Plusieurs sociétés de renseignement commercial et financier (Infogreffe, Dun & Bradstreet, BIL...) proposent un service d'alerte mesurant différents éléments :

  • les données pour lesquelles le facteur temps est essentiel (défaillances, privilèges, impayés, etc...) ;
  • les changements d'ordre juridique et légal (changement de capital, changement de forme juridique, etc...) ;
  • le score de paiement ;
  • l'intégration de nouveaux bilans et autres données à caractère financier.

Dès que le débiteur atteint un seuil donné ou subi certains évènements, le créancier reçoit une alerte par email, téléphone ou fax.

Vous rêvez que vos clients vous règlent en temps et en heures ?

Plus d'un tiers des faillites provient de factures impayées. Mais un impayé n'entraîne pas seulement une perte de chiffre d'affaires. Outre le temps consacré à ce problème, vous devez également prendre en charge les frais de recouvrement liés à la procédure engagée.

Faire face à un impayé, c'est donc avant tout le prévenir, le plus en amont possible, en intégrant la prévention de ce risque dans le fonctionnement quotidien de votre entreprise.

Le guide "10 astuces pour éviter les impayés" a précisément pour but de vous guider dans cette démarche.

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