A quoi sert un budget prévisionnel ?

La majorité des petites entreprises n'établissent pas de budget prévisionnel. C'est pourtant un excellent outil de gestion et de management, qui permet de fixer des objectifs, de planifier les moyens et de mobiliser les salariés.

Pourquoi réaliser un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel, un élément important du business plan

Le budget prévisionnel est une composante du bilan prévisionnel (également appelé prévisionnel financier, compte de résultat prévisionnel ou encore prévisionnel tout simplement).

Ce dernier représente une partie importante du business plan, en plus de l'étude de marché et comprend généralement un bilan, un compte de résultat, un solde intermédiaire de gestion, un budget, un plan de financement, des tableaux de trésorerie et quelques ratios significatifs en fonction du projet.

Il permet notamment aux partenaires financiers d'évaluer les besoins de l'entreprise et la viabilité du projet. L'intérêt est d'évaluer à l'avance les dépenses envisagées et les ressources nécessaires à son projet, ce qui permet de se prémunir contre d'éventuelles difficultés.

Le budget prévisionnel, un outil de gestion permettant d'anticiper les difficultés

La recherche de partenaires financiers n'est pas le seul élément qui doit amener l'entrepreneur à réaliser un budget prévisionnel.

Un budget prévisionnel est en effet un excellent outil de gestion. Il constitue une base sur laquelle il pourra s'appuyer pour rapprocher la situation réelle de son entreprise à ce qui était prévu. A cet effet, il doit être retravaillé et adapté en permanence.

Il est d'ailleurs conseillé de réaliser deux budgets prévisionnels différents : un budget conforme à ce qui est prévu et un budget envisageant une activité plus faible qu'envisagé. L'entrepreneur pourra ainsi déterminer s'il pourra faire face à ses dépenses, payer ses salariés, rembourser ses emprunts... Dans le cas contraire, il faudra trouver d'autres solutions pour démarrer sur des bases solides et ainsi éviter la cessation des paiements à la moindre difficulté.

Lorsque les prévisions sont plus mauvaises que prévues initialement, le budget prévisionnel va permettre d'anticiper les difficultés. Grâce à lui, l'entrepreneur va pouvoir limiter ses dépenses, vérifier si sa marge est conforme à ce qu'il a été prévu et déterminer les mois impliquant des dépenses importantes (charges sociales, TVA...).

Que contient un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel est un tableau financier regroupant l'ensemble des dépenses (ou charges) et des recettes (ou produits) liées à votre projet pour l'année en cours ou à venir. Il est souvent réalisé à l'occasion du lancement d'une société ou d'un nouveau produit/service au sein d'une structure existante.

Un budget prévisionnel ne doit pas être réalisé une bonne fois pour toutes puis remisé au fond d'un tiroir. Il doit être remanié en cours d'année (si possible tous les mois) en fonction des éléments supplémentaires que vous aurez à votre disposition :

  • Nouvelles fournitures à acheter
  • Changement de fournisseur
  • Nouveaux clients à équiper
  • Impôts supplémentaires à payer
  • Évolution du marché (à la baisse ou à la hausse)
  • Prix et niveau des matières premières
  • Amélioration ou dégradation de la conjoncture économique
  • Prix et quantité de main d'oeuvre disponible

Comment réaliser un budget prévisionnel ?

L'établissement d'un budget prévisionnel consiste à recenser, identifier et classer vos dépenses et vos recettes, puis à réaliser des ajustements pour atteindre l'équilibre ou la marge espérée. L'intérêt est d'éviter un déficit budgétaire, en cas de manque de recettes ou de charges trop élevées.

Si votre chiffre d'affaire est plus bas qu'escompté, vous pourrez alors suspendre ou supprimer certains investissements. Dans le cas contraire, ce sera l'occasion de récompenser vos collaborateurs en leur attribuant une prime exceptionnelle.

Recettes Dépenses
Subventions et aides diverse

Vente de marchandises

Prestations et services fournis

Production stockée (variation de stocks de produits finis)

Produits financiers (en cas d'investissements en Bourse)

Production stockée (variation de stocks de produits finis)

Charges d'exploitation (approvisionnement, sous-traitance)
C'est le poste qui permet de réaliser le plus d'économies : négociation de remises, de délais de paiement, d'escomptes, mise en concurrence des fournisseurs, adhésion à un groupement d'achats...

Fournitures : eau, électricité, fournitures d'entretien, fournitures administratives, fournitures diverses...

Charges externes : les loyers de crédit-bail, les loyers et charges locatives, les différentes assurances, l'entretien des locaux et du matériel, la documentation utile...

Autres charges externes : les honoraires de prestataires, les frais d'actes et de contentieux, l'affranchissement, le téléphone, la publicité, les frais de transport (carburant notamment), l'emballage et le conditionnement, les voyages et déplacements, les charges diverses...

Impôts et taxes : TVA et Contribution économique territoriale notamment.

Masse salariale : salaires et charges patronales afférentes, commissions...
La détermination de l'évolution des salaires doit prendre en compte les primes d'ancienneté, le taux de cotisations, l'indice...

Frais financiers (intérêts sur emprunts et agios bancaires)
Ces frais peuvent être abaissés en limitant les découverts, en négociant des crédits à court terme...

TOTAL TOTAL

Comment réduire un budget prévisionnel trop élevé ?

L'optimisation des frais généraux est la première piste à explorer lorsque les marges commerciales se réduisent.

1ère piste pour réduire ses dépenses : mettre en place une politique d'achats

Les achats sont généralement réalisés de façon éclatée et gérés par de nombreuses personnes : l'informaticien achète lui-même ses ordinateurs, la secrétaire s'occupe des fournitures, les commerciaux de leur équipement... Sans nécessairement embaucher un directeur des achats, vous pouvez en confier la responsabilité à une seule personne.

Celle-ci sera chargée d'identifier les produits les plus fréquemment achetés, de réduire les achats de ceux qui ne sont pas indispensables et de centraliser les autres auprès d'un seul fournisseur, si possible. En échange d'un volume plus important, ces derniers seront généralement prêts à vous consentir une remise.

D'autres options sont possibles :

  • adhérer à une centrale d'achat. Contre le versement d'une cotisation annuelle, la centrale d'achat est chargé de mutualiser les commandes de ses adhérents et de réaliser des commandes groupées, ce qui permet d'obtenir des remises importantes ;
  • acheter sur internet. C'est en matière de fournitures de bureau, consommables informatiques, etc. que l'on fait généralement les meilleures affaires ;
  • faire appel à un cost killer, un cabinet spécialisé dans la réduction de coûts.

2ème piste pour réduire ses dépenses : vérifier et renégocier ses contrats

Plutôt que de conclure des contrats pluriannuels, vérifiez chaque année s'il n'existe pas moins cher ailleurs, spécialement dans les marchés très évolutifs comme la téléphonie ou les fluides.

Tentez également de renégocier les conditions de vos contrats en cours, en particulier votre bail commercial ou professionnel.

3ème piste pour réduire ses dépenses : lancer des appels d'offres

Pour tous les achats importants (mobilier, équipements...), un appel d'offres devrait toujours s'imposer. En parlant avec différents fournisseurs, vous éviterez de vous faire hypnotiser par un discours marketing.