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Comment effectuer le suivi du compte bancaire de l'association ?


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

Le trésorier doit assurer un suivi régulier du compte bancaire de l'association.



Le rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire consiste à s'assurer que toutes les opérations apparaissant sur le compte bancaire sont bien explicables et justifiées. Il s'effectue en comparant le solde du compte bancaire sur le relevé de banque et le solde du compte bancaire de l'association tel qu'il apparaît en comptabilité.

Il a pour objet d'éviter :

  • les erreurs d'imputation commises par les dirigeants (numéro de compte erroné sur une remise de chèques) ou par la banque,
  • les autorisations de prélèvement non résiliées alors que le contrat est terminé,
  • le paiement d'une même dépense à deux reprises,
  • les fraudes et malversations.

Concrètement, une personne différente de celle qui tient les comptes et signe les chèques va devoir :

  • rechercher à quoi correspond chaque opération figurant sur le relevé de compte,
  • vérifier qu'elle a été correctement enregistrée par la banque,
  • vérifier que l'association dispose d'un justificatif (contrat, facture...).



Les moyens de paiement

Les risques sont d'autant plus élevés que les moyens de paiements en circulation sont nombreux.


Le chéquier

Les commerçants sont souvent réticents à accepter les chèques émis par les associations et exigent souvent la production d'une pièce d'identité et d'un état nominatif des signatures autorisées. Il est quelquefois possible de faire figurer sur les chèques, en complément de la dénomination de l'association, le nom des personnes habilitées à signer les chèques.

Les talons de chèque doivent être soigneusement conservés afin que le trésorier puisse s'assurer que les chèques émis ont bien été débités. Leur pointage permet au trésorier d'identifier les chèques émis qui n'ont pas encore été remis à l'encaissement par les bénéficiaires et de reconstituer ainsi la trésorerie réelle de l'association. Cette précaution est utile pour les associations dont la trésorerie est un peu tendue.


La carte de crédit

Les risques d'une carte de crédit sont élevés : divulgation du code secret et possibilité de procéder à des paiements sans validation par le code secret sur Internet. Pour les éviter :

  • la carte doit être soigneusement conservée par la personne habilitée à l'utiliser,
  • le code secret ne doit être ni divulgué, ni conservé au même endroit que la carte,
  • l'association doit privilégier les cartes s'accompagnant de relevés fréquents et détaillés.


Les espèces

Les transactions en espèces sont à éviter. Elles présentent deux risques :

  • les risques de perte ou de vol ne sont pas négligeables,
  • les erreurs de caisse sont fréquentes.

L'association devra effectuer un décompte physique des espèces en caisse le dernier jour de l'exercice pour le comparer à la position comptable.

Comptabilité des associations

A TÉLÉCHARGER

Réussir la création de son association loi 1901

Créer une association n'est pas toujours si simple que l'on peut le penser. Même si les formalités de création sont plus souples qu'une entreprise, de nombreux fondateurs rencontrent des difficultés lors de la création de leur association.

Réussir les assemblées générales de son association

Pour qu'une décision soit valablement adoptée par l'assemblée générale, il est nécessaire de respecter des règles strictes de convocation, de vote, voire de quorum, sous peine d'annulation de la décision prise.

Rémunérer les dirigeants d'une association

Sous certaines conditions, une association a la possibilité de rémunérer ses dirigeants sans pour autant prendre son caractère désintéressé.

Obtenir une subvention

La très grande majorité des subventions étant aujourd'hui attribuées afin de financer un objectif précis, l'association désireuse d'obtenir des fonds publics doit savoir présenter son projet et le mettre en cohérence avec les politiques du financeur.

Recevoir des dons

Sous certaines conditions, les particuliers et les entreprises qui effectuent des dons et versements aux associations peuvent bénéficier d'une réduction d'impôts.

Révoquer le dirigeant d'une association

Sauf disposition contraire des statuts, une association est parfaitement libre de révoquer à tout moment ses dirigeants. La révocation peut intervenir sans préavis, motifs et indemnité. Elle peut être décidée sur un incident de séance, sans avoir été inscrite à l'ordre du jour.

Modifier les statuts d'une association

L'adoption de la décision de modifier les statuts d'une association loi 1901 nécessite de respecter certaines obligations : existence ou non qu'un quorum, montant de ce quorum, mode d'adoption de la décision, majorité nécessaire pour adopter la décision… Une seule irrégularité peut venir invalider la modification des statuts.

Démission du dirigeant d'une association

Un dirigeant d'association peut à tout moment décider de mettre fin à son mandat. Afin de ne pas porter préjudice à l'association, il est préférable que le dirigeant démissionnaire respecte un délai de préavis, de façon à ce que l'association puisse lui trouver rapidement un successeur.

Rembourser les frais d'un bénévole

Un bénévole peut être amené à engager des frais sur ses propres deniers pour le compte de l'association. Le bénévole ayant supporté une dépense pour le compte de l'association peut légitimement demander à celle-ci le remboursement de ses frais.

Sanctionner et exclure l'adhérent d'une association

Sanctionner ou exclure l'adhérent d'une association nécessite de suivre un certain nombre de règles mises au point par les tribunaux.

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