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Remboursement des frais d'un bénévole : procédure à suivre


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

Le remboursement des frais engagés par un bénévole nécessite de suivre une procédure spécifique.



Le bénévole doit remplir une note de frais

Pour que l'association puisse procéder au remboursement de ses frais, le bénévole doit produire une note de frais précisant :

  • la nature des frais engagés,
  • le motif pour lequel les dépenses ont été engagées,
  • le cas échéant, la base de calcul retenue.

En ce qui concerne les frais de déplacement, doivent figurer sur les notes de frais, l'objet du déplacement, la date, les lieux de départ et d'arrivée et le nombre de kilomètres parcourus.

Par ailleurs, lorsqu'il s'agit d'un officiel oeuvrant lors de l'épreuve d'une association sportive, il appartient à ce dernier de joindre aux justificatifs des frais un document justifiant sa qualité d'officiel (courrier de l'organisateur, règlement particulier…).

rembourser les frais d'un bénévole


Le bénévole doit justifier ses dépenses

A sa note de frais, le bénévole doit joindre tous les justificatifs nécessaires (détail du nombre de kilomètres parcourus avec son véhicule personnel, billet de train, factures correspondant à l'achat de bien ou au paiement de prestations de service acquitté par le bénévole pour le compte d'une association sportive, ticket d'essence, péage…), sauf pour les frais kilométriques. Ils permettront à l'administration de vérifier la réalité des dépenses faites.

Il est admis que les frais de véhicule automobile, vélomoteur, scooter ou moto, dont le bénévole est propriétaire, utilisés dans le cadre de son activité bénévole, soient évalués forfaitairement en fonction d'un barème kilométrique spécifique aux bénévoles des associations.
Attention : la photocopie de la carte grise du véhicule utilisé doit être jointe à la note de frais.

Vos bénévoles demandent le remboursement de leurs frais ?

L'administration fiscale autorise le remboursement des frais engagés par les bénévoles uniquement si certaines conditions sont remplies.

Si elles ne sont pas respectées, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l'association (taxes sur les salaires, cotisations sociales, remise en cause de sa gestion désintéressée, etc.), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).

Le guide "Rembourser les frais d'un bénévole" a précisément pour but de vous éviter ce risque.

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