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Remboursement des frais d'un bénévole : précautions à prendre


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

La frontière entre salariat et bénévolat est parfois mince. Les risques de requalification des remboursements de frais en salaires sont alors réels.



Remboursement de frais : attention au travail dissimulé

Diverses circonstances peuvent conduire l'URSSAF à requalifier un remboursement de frais en salaire :

  • le remboursement est supérieur aux frais réellement engagés. Un remboursement forfaitaire est possible mais uniquement pour les frais de déplacement moyennant l'utilisation d'un véhicule personnel, les frais de logement et de repas,
  • le remboursement n'est accompagné d'aucun justificatif,
  • le remboursement vise des frais personnels ou des frais dont l'intérêt pour l'accomplissement de l'objet social de l'association ne peut être justifié,
  • le remboursement est effectué à une personne n'ayant pas la qualité de bénévole. Par exemple, dans le cadre d'une association sportive, les joueurs membres ne répondent pas à la définition fiscale du bénévolat puisque leur participation à la vie associative a pour contrepartie directe l'accès au sport qu'ils ont choisi de pratiquer ou d'enseigner.

Lorsque ces conditions ne sont pas remplies, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l'association (cotisations sociales, taxes sur les salaires, remise en cause de sa gestion désintéressée), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).



Les autres situations à risque


Remise de chèques-repas des bénévoles

Les associations ont la possibilité de remettre à leurs bénévoles des chèques-repas, dont le financement est exonéré de toutes charges fiscales, contributions et cotisations sociales et n'est pas assujetti à l'impôt sur le revenu.

Ces chèques-repas dispensent ainsi les associations du travail administratif de remboursement des frais de restauration engagés par leurs bénévoles, permettent également de mieux maîtriser les dépenses et évitent une requalification.

Mais l'attribution des chèques-repas au bénévole doit être justifiée par une contrainte de repas liée à l'activité de l'association. Il en va de même du nombre de chèques-repas pouvant être attribués : s'il est avéré que le bénévole assure une permanence tous les lundis matin, on ne peut lui attribuer trente chèques-repas par mois.


Utilisation du matériel de l'association

Il est fréquent que l'association autorises ses bénévoles à utiliser gratuitement son matériel.

Il peut ainsi arriver que l'ordinateur de l'association se situe au domicile du secrétaire, pour les tâches administratives, ou du trésorier de l'association, pour la comptabilité. Il faut alors pouvoir justifier de l'intérêt pour l'association de posséder un ordinateur pour sa gestion et montrer qu'il est plus utile qu'il soit au domicile d'un bénévole que dans le local de l'association.


Utilisation personnelle des locaux et des véhicules de l'association

Dans de nombreuses associations sportives ou culturelles, les bénévoles ont la possibilité de faire un usage personnel des équipements ou des locaux. Cette utilisation doit se limiter à un usage personnel : si le bénévole les utilise à des fins lucratives, il encourt, et l'association également, de lourdes sanctions pour l'exercice d'une activité commerciale non déclarée.

Il peut aussi arriver que le véhicule de l'association soit garé au domicile d'un bénévole et qu'il puisse en faire un usage personnel. Il doit alors au moins prendre en charge les frais d'essence et d'autoroute de ses déplacements personnels.

Les bénévoles

Réussir la création de son association loi 1901

Créer une association n'est pas toujours si simple que l'on peut le penser. Même si les formalités de création sont plus souples qu'une entreprise, de nombreux fondateurs rencontrent des difficultés lors de la création de leur association.

Réussir les assemblées générales de son association

Pour qu'une décision soit valablement adoptée par l'assemblée générale, il est nécessaire de respecter des règles strictes de convocation, de vote, voire de quorum, sous peine d'annulation de la décision prise.

Rémunérer les dirigeants d'une association

Sous certaines conditions, une association a la possibilité de rémunérer ses dirigeants sans pour autant prendre son caractère désintéressé.

Obtenir une subvention

La très grande majorité des subventions étant aujourd'hui attribuées afin de financer un objectif précis, l'association désireuse d'obtenir des fonds publics doit savoir présenter son projet et le mettre en cohérence avec les politiques du financeur.

Recevoir des dons

Sous certaines conditions, les particuliers et les entreprises qui effectuent des dons et versements aux associations peuvent bénéficier d'une réduction d'impôts.

Révoquer le dirigeant d'une association

Sauf disposition contraire des statuts, une association est parfaitement libre de révoquer à tout moment ses dirigeants. La révocation peut intervenir sans préavis, motifs et indemnité. Elle peut être décidée sur un incident de séance, sans avoir été inscrite à l'ordre du jour.

Modifier les statuts d'une association

L'adoption de la décision de modifier les statuts d'une association loi 1901 nécessite de respecter certaines obligations : existence ou non qu'un quorum, montant de ce quorum, mode d'adoption de la décision, majorité nécessaire pour adopter la décision… Une seule irrégularité peut venir invalider la modification des statuts.

Démission du dirigeant d'une association

Un dirigeant d'association peut à tout moment décider de mettre fin à son mandat. Afin de ne pas porter préjudice à l'association, il est préférable que le dirigeant démissionnaire respecte un délai de préavis, de façon à ce que l'association puisse lui trouver rapidement un successeur.

Rembourser les frais d'un bénévole

Un bénévole peut être amené à engager des frais sur ses propres deniers pour le compte de l'association. Le bénévole ayant supporté une dépense pour le compte de l'association peut légitimement demander à celle-ci le remboursement de ses frais.

Sanctionner et exclure l'adhérent d'une association

Sanctionner ou exclure l'adhérent d'une association nécessite de suivre un certain nombre de règles mises au point par les tribunaux.

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