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Remboursement des frais d'un bénévole : précautions à prendre



A DÉCOUVRIR

La frontière entre salariat et bénévolat est parfois mince. Les risques de requalification des remboursements de frais en salaires sont alors réels.



Remboursement de frais : attention au travail dissimulé

Diverses circonstances peuvent conduire l'URSSAF à requalifier un remboursement de frais en salaire :

  • le remboursement est supérieur aux frais réellement engagés. Un remboursement forfaitaire est possible mais uniquement pour les frais de déplacement moyennant l'utilisation d'un véhicule personnel, les frais de logement et de repas,
  • le remboursement n'est accompagné d'aucun justificatif,
  • le remboursement vise des frais personnels ou des frais dont l'intérêt pour l'accomplissement de l'objet social de l'association ne peut être justifié,
  • le remboursement est effectué à une personne n'ayant pas la qualité de bénévole. Par exemple, dans le cadre d'une association sportive, les joueurs membres ne répondent pas à la définition fiscale du bénévolat puisque leur participation à la vie associative a pour contrepartie directe l'accès au sport qu'ils ont choisi de pratiquer ou d'enseigner.

Lorsque ces conditions ne sont pas remplies, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l'association (cotisations sociales, taxes sur les salaires, remise en cause de sa gestion désintéressée), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).



Les autres situations à risque


Remise de chèques-repas des bénévoles

Les associations ont la possibilité de remettre à leurs bénévoles des chèques-repas, dont le financement est exonéré de toutes charges fiscales, contributions et cotisations sociales et n'est pas assujetti à l'impôt sur le revenu.

Ces chèques-repas dispensent ainsi les associations du travail administratif de remboursement des frais de restauration engagés par leurs bénévoles, permettent également de mieux maîtriser les dépenses et évitent une requalification.

Mais l'attribution des chèques-repas au bénévole doit être justifiée par une contrainte de repas liée à l'activité de l'association. Il en va de même du nombre de chèques-repas pouvant être attribués : s'il est avéré que le bénévole assure une permanence tous les lundis matin, on ne peut lui attribuer trente chèques-repas par mois.


Utilisation du matériel de l'association

Il est fréquent que l'association autorises ses bénévoles à utiliser gratuitement son matériel.

Il peut ainsi arriver que l'ordinateur de l'association se situe au domicile du secrétaire, pour les tâches administratives, ou du trésorier de l'association, pour la comptabilité. Il faut alors pouvoir justifier de l'intérêt pour l'association de posséder un ordinateur pour sa gestion et montrer qu'il est plus utile qu'il soit au domicile d'un bénévole que dans le local de l'association.


Utilisation personnelle des locaux et des véhicules de l'association

Dans de nombreuses associations sportives ou culturelles, les bénévoles ont la possibilité de faire un usage personnel des équipements ou des locaux. Cette utilisation doit se limiter à un usage personnel : si le bénévole les utilise à des fins lucratives, il encourt, et l'association également, de lourdes sanctions pour l'exercice d'une activité commerciale non déclarée.

Il peut aussi arriver que le véhicule de l'association soit garé au domicile d'un bénévole et qu'il puisse en faire un usage personnel. Il doit alors au moins prendre en charge les frais d'essence et d'autoroute de ses déplacements personnels.


Vous désirez rembourser les frais engagés par l'un de vos bénévoles ? Découvrez dans notre guide pratique Rembourser les frais d'un bénévole comment procéder.

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