Comment tenir un registre des immobilisations ?

Le registre des immobilisations permet de retracer les amortissements pratiqués sur chaque actif professionnel. Il a une grande importance fiscale puisqu'il de définir précisément les biens affectés au patrimoine professionnel (et qui peuvent donc donner lieu à la déduction de charges) et de calculer les amortissements déductibles chaque année.

Créer un registre par compte d'immobilisation

La tenue du registre n'obéit à aucun formalisme particulier mais il est conseillé de créer un registre par compte d'immobilisation :

  • un registre "Fonds commercial" (compte 280) ;
  • un registre "Locaux et constructions" (compte 213) ;
  • un registre "Matériel et outillage" (compte 215) ;
  • un registre "Installations et agencements" (compte 216) ;
  • un registre "Matériel de transport" (compte 217 ;
  • un registre "Autres immobilisations" (compte 218) ;
  • un registre "Dépôts, cautions, prêts" (compte 270).
S'il y a beaucoup d'immobilisations, chaque registre pourra contenir plusieurs pages.

Les registres doivent être complétés au crayon à papier pour pouvoir rectifier chaque année la totalisation des fiches. Mais vous pouvez aussi utiliser un logiciel spécialisé.

A la fin de chaque exercice, vous devrez effectuer une photocopie des fiches de l'exercice (s'il y en a peu) ou un récapitulatif de l'ensemble des fiches. Ils permettront de justifier la réalité du bilan annuel.

L'essentiel est qu'il soit possible de contrôler les indications qui doivent y figurer, c'est-à-dire :

  • la date d'acquisition ou de création de l'immobilisation ainsi que son prix de revient ;
  • le mode d'amortissement utilisé (généralement linéaire) ainsi que le taux (déterminé en fonction de la durée de vie de l'immobilisation) ;
  • le montant des amortissements déjà pratiqués (dotations aux amortissements) ;
  • éventuellement, la date et le motif de la sortie : hors d'usage, mise au rebut, vol, cession ou transfert dans le patrimoine privé. Le prix de cession ou de transfert devra être mentionné. Le fait qu'un bien soit totalement amorti ne constitue pas un motif de sortie.

Les biens à usage mixte (sauf les immeubles) doivent être inscrits pour leur valeur totale avec la mention «affecté partiellement à l'exercice de la profession».


Inscrire les immobilisations correspondantes

Sur chaque registre, vous devez inscrire une immobilisation par ligne. Tous les actifs professionnels doivent figurer sur le registre, même s'ils ne sont pas amortissables (dépôts de garantie, cautions, présentation de clientèle, parts sociales...). Dans ce dernier cas, les colonnes d'amortissements n'ont pas à être remplies.

Le registre "Fonds commercial"

Vous devez y inscrire le détail des acquisitions de fonds de commerce ou de droits particuliers (brevets, licences...) ainsi que les frais liés à ces acquisitions, qui ne sont pas totalement amortis lors de la création du registre.

Le registre "Locaux et constructions"

Vous devez y inscrire :

  • toutes les acquisitions effectuées par l'entreprise, depuis sa création, accompagnées des valeurs d'origine ;
  • les acquisitions de murs professionnels qui ne peuvent être amortis et qui ne restent pas dans le patrimoine personnel de l'entrepreneur ;
  • les adjonctions de couloirs, de murs, d'escaliers, de vitrines ou de portes ;
  • les aménagements de voie d'accès, de chemins ou de trottoirs.
Tout ce qui ne modifie pas la structure d'une construction doit être inscrit en charges (compte 615 "Entretien et réparations").

Les autres registres

Ils comprennent, dans l'ordre chronologique, toutes les acquisitions antérieures, qui restent d'actualité, à leur valeur brute, accompagnées des amortissements pratiqués ou qui auraient dû l'être. Pour chaque exercice, vous devez ensuite mentionner la valeur nette d'acquisition de l'immobilisation (TTC ou hors taxe, en fonction de votre situation fiscale lors de l'achat).

Remplir lignes et colonnes

Le registre doit mentionner la date d'arrêté de l'exercice comptable concerné.

Colonne "Nature des immobilisations"

Le libellé de chaque immobilisation doit comprendre le nom du fournisseur, la date de la facture ainsi que la désignation précise du bien (l'immatriculation pour un véhicule).

Chaque immobilisation doit être accompagnée du numéro de la pièce justificative, inscrits sur le journal de banque (si cession) ou des paiements (si acquisition). Vous pourrez ainsi retrouver facilement la pièce comptable justificative.

Colonne "Date d'acquisition"

La date d'acquisition correspond en principe à la date du paiement. Elle peut être différente de la date de facture.

Colonne "Prix d'acquisition"

Vous devez y noter le montant de la facture d'origine, ce qui permettra d'effectuer le calcul des dotations aux amortissements.

Colonne "Taux d'amortissement"

Le taux d'amortissement n'est pas déterminé par vous mais par la législation comptable. Pour chaque type de bien, celle-ci a fixé une durée de vie qui sert de base de calcul au taux d'amortissement.

Par exemple, si le bien a une durée de vie de cinq ans, vous pourrez déduire chaque année 20% de sa valeur d'origine (100/5).

Colonne "Amortissements"

Chaque année, vous devrez inscrire le montant des amortissements pratiqués.

Si le bien a été acquis en cours d'année, par exemple le 1er mai, il ne bénéficiera que de 8 mois d'amortissements pour cette année-là : (valeur d'origine x taux %) x 8/12.

Le total des amortissements pratiqués durant un exercice doit être le même que le solde du compte 680 "Dotations aux amortissements".

Colonne "Aliénations"

L'éventuelle cession de l'immobilisation (revente ou reprise) doit être inscrite dans la colonne "Aliénations". En cas de cession, le prix à inscrire correspond à la somme encaissée sur le journal de banque. En cas de reprise, il s'agit de la somme inscrite en déduction d'un achat.

La différence entre la valeur de cession et la valeur nette comptable (valeur d'origine - amortissements pratiqués) fait apparaître une plus ou moins-value.

Si l'immobilisation a été mise hors service ou détruite, la mention "HS" devra être notée.

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