Comment tenir le registre des assemblées générales d'une société ?

Le registre des assemblées générales répertorie tous les procès-verbaux d'assemblées générales dans leur ordre chronologique.

Quelles sont les sociétés devant tenir un registre de leurs assemblées générales ?

Toutes les sociétés sont concernées : SNC, SCS, SARL, SA, SCI...

Les formes individuelles de ces sociétés sont aussi visées.

Comment se présente le registre des assemblées générales ?

Le registre des assemblées générales se présente sous la forme d'un cahier ou d'un classeur vendu dans les papeteries spécialisées, telles qu'Office Depot.

Le registre doit être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal d'instance, ou par le maire de la commune du siège social.

La plupart des sociétés utilisent un classeur comportant des feuilles mobiles pour dresser leurs procès-verbaux. Celles-ci peuvent être conservées indépendamment du registre dès lors qu'elles sont numérotées sans discontinuité, cotées et paraphées dans les conditions évoquées ci-dessus.

En revanche, il est interdit de coller un procès-verbal qui aurait été imprimé sur une feuille vierge. En effet, il ne serait ni coté ni paraphé, ce qui permettrait à une personne mal intentionnée de décoller ce document pour le remplacer par un autre.

Comment remplir le registre des assemblées générales ?

Chaque procès-verbal inséré dans le registre doit être signé :

  • dans les SNC et SCS par chacun des associés présents,
  • dans les SARL par le(s) gérant(s),
  • dans les SA et SAS par les membres du bureau.

Quelques conseils à suivre :

  • lorsqu'un procès-verbal n'occupe pas toute une page, vous devez barrer la fraction de page non utilisée pour éviter tout ajout ultérieur d'une résolution ;
  • les signatures et paraphes apposés sur les procès-verbaux ont l'obligation d'être originaux ; il ne peut pas s'agir de photocopies.

Il est important de tenir à jour ce registre. En effet, l'administration fiscale et les organismes sociaux ont le droit de le consulter à tout moment.

Comment conserver le registre des assemblées générales ?

Le registre doit être conservé au siège social pendant au moins 6 ans à compter du procès-verbal de la dernière assemblée ou délibération qui y est relatée.

En effet, le droit de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration fiscale peut s'exercer sur 6 ans.

Il est toutefois conseillé de conserver le registre de façon illimitée, ce dernier pouvant être utile dans les situations où il serait nécessaire de prouver les conditions d'adoption d'une décision.

Quelles sanctions encourt-on en cas d'irrégularité ?

Le défaut de tenue du registre des assemblées générales, n'est pas spécifiquement sanctionné, sauf dans le cas des sociétés anonymes.

Toute personne intéressée peut, en effet, demander au président du Tribunal de commerce d'enjoindre la SA de transcrire les procès-verbaux de ses assemblées, au moins sur un registre spécial tenu au siège social.