Questions/Réponses : les assemblées générales des associations

Voici les questions que les associations se posent le plus souvent au sujet de leurs assemblées générales.

Une même convocation peut-elle annoncer plusieurs assemblées ?

La convocation d'une assemblée déterminée ne peut valoir pour une autre.

Si la convocation annonce une assemblée générale ordinaire, il n'est pas possible de la remplacer par une assemblée générale extraordinaire ou de la faire suivre d'une seconde assemblée alors que tous les membres ne sont pas là ou que les décisions à prendre nécessitent un délai de réflexion.

Si vous souhaitez organiser deux assemblées à la suite, il faudra le préciser dans la convocation.

Que faire si le président de l'association refuse de convoquer l'assemblée générale ?

Lorsque les statuts confient au Président le pouvoir de convoquer l'assemblée, la convocation peut soit être de sa propre initiative, soit de celle d'une partie des membres de l'association (1/3, ¼).

Lorsqu'il dispose de l'initiative de convoquer l'assemblée, c'est à lui seul de juger de l'opportunité d'une convocation. Mais lorsque la convocation est demandée par une partie des membres, le Président a l'obligation de convoquer l'assemblée.

Si le Président refuse de convoquer l'assemblée alors que la majorité des membres requis le lui a demandé, la seule solution est de faire convoquer l'assemblée par le commissaire aux comptes, si l'association en a un, ou de faire désigner en justice un mandataire. En toute hypothèse, il n'est pas possible de faire convoquer l'assemblée par un autre organe ou une autre personne non désignée par les statuts.

A quel moment donner la parole ?

Généralement, un temps est ménagé après la lecture de chaque rapport, pour les questions et les débats éventuels.

Si l'assemblée générale donne son accord, il est aussi possible de bloquer la discussion pour la reporter à la fin de la lecture de tous les rapports. Mais il est nécessaire que les participants soient avertis, dès le début de l'assemblée, du moment auquel ils pourront intervenir.

Faut-il distribuer des documents à l'assemblée générale ?

Rien ne vous oblige à distribuer une copie des documents comptables à chacun des membres de l'assemblée, sauf si les statuts prévoient le contraire. Une simple présentation orale des documents est suffisante.

Si vous souhaitez que les adhérents se sentent plus concernés, il est recommandé de leur communiquer l'ensemble des documents, si possible lors de la convocation.

Que faire si une décision a été adoptée par l'assemblée générale sans respecter les règles ?

Dans les cinq ans de la délibération, un membre de l'association ou un administrateur pourra demander en justice l'annulation de la décision adoptée.

Toute décision prise sans respecter les dispositions statutaires ou le règlement intérieur peut aussi être régularisée. Il suffit de l'adopter à nouveau lors d'une assemblée ultérieure.

Que se passe-t-il si la décision adoptée est contestée par un des membres de l'association ?

Une décision entre en vigueur dès son adoption, ceci à l'égard de tous les membres de l'association ainsi qu'aux futurs adhérents.

Même s'il n'a pas participé à la réunion, s'est abstenu ou a voté contre, la décision prise s'impose à chaque adhérent, dès lors qu'elle a été prise dans le respect des statuts et du règlement intérieur. S'il estime que ce n'est pas le cas, il peut, dans les cinq ans de la délibération, demander l'annulation de la décision prise.

Quelles sont les conséquences du report, de l'annulation en justice ou de l'impossibilité de tenir faute de quorum l'assemblée générale pour laquelle une procuration a été donnée ?

Une autre assemblée est en principe convoquée avec le même ordre du jour.

Pour savoir si la procuration vaut toujours, il faut prendre en compte le contexte dans lequel se tient la nouvelle assemblée. Si le contexte n'a pas changé, la procuration reste valable, à moins qu'elle ne soit révoquée par le mandant. Mais si l'assemblée ou son bureau estime qu'il a changé, que des événements particuliers ont eu lieu ou que des informations nouvelles sont intervenues, la procuration n'est plus considérée comme valide.

La procuration peut aller plus loin et indiquer le sens du vote souhaité sur chacun des points inscrits à l'ordre du jour. En ce cas, le mandataire doit impérativement suivre ses directives sous peine d'engager sa responsabilité à l'égard de la personne lui ayant délégué son vote (mandant).

Que se passe-t-il en cas d'erreurs dans le procès-verbal d'assemblée générale d'une association ?

Un procès-verbal qui serait incomplet ou qui comporterait des erreurs pourrait aboutir à l'annulation en justice de la délibération et, si l'association perçoit un agrément ou une subvention, à sa suppression ou à son non-renouvellement.

Quelle est la différence entre le registre des délibérations et le registre spécial ?

Contrairement au registre des délibérations, le registre spécial (facultatif) ne mentionne que certains événements importants : le changement de dirigeants, la fondation de nouveaux établissements, la changement d'adresse du siège social, l'achat ou la vente d'un local associatif, toute modification statutaire ainsi que les dates des récépissés délivrés par les préfectures ou sous-préfectures lors du dépôt des déclarations modificatives.