Comment effectuer la déclaration préalable à l'embauche ?

Rédigé par Roxane Hidoux

Chaque embauche doit en principe faire l'objet d'une déclaration à l'URSSAF au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Sommaire :

A quoi sert la déclaration préalable à l'embauche ?

Vous devez déclarer tout salarié nouvellement embauché au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

La DPAE vous permet de :

  • réaliser les affiliations et immatriculations exigées par la loi ;
  • effectuer une demande d'adhésion à un service de santé au travail, s'il s'agit d'un salarié agricole ;
  • procéder à la demande de l'examen médical d'embauche.

La DPAE s'effectue en ligne sur le site de l'Urssaf (www.due.urssaf.fr). Vous devrez d'abord renseigner votre dénomination sociale (nom et prénom si vous êtes en nom propre), votre code APE, l'adresse de votre siège social, votre numéro Siren et le service de santé dont vous relevez.

Des informations concernant votre nouveau salarié vous seront ensuite demandées :

  • les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;
  • la date et l'heure de l'embauche ;
  • la nature et la durée du contrat de travail, ainsi que la durée de la période d'essai éventuelle (cette dernière mention devant figurer uniquement pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée de plus de 6 mois).

La déclaration doit impérativement être réalisée avant l'embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant le début du contrat.

Recours à une offre de simplification

Il n'est pas nécessaire de réaliser une DPAE si vous utilisez une offre de simplification :

Dans quels cas faut-il effectuer une déclaration préalable à l'embauche ?

Il est nécessaire de recourir à la DPAE lorsque vous avez décidé d'embaucher un salarié et que vous ne recourez pas déjà à l'un des dispositifs simplifiés d'embauche.

La DPAE ne s'applique pas non plus au volontariat (volontariat associatif, volontariat de solidarité internationale, volontariat européen…), le contrat de collaboration ne relevant pas du droit du travail.

Il faut toutefois assumer les obligations habituelles d'un employeur en matière d'affiliation, de paiement et de déclaration des cotisations et contributions de Sécurité sociale (notamment en matière de déclaration des accidents).

Vous devez la réaliser après la signature du contrat de travail mais avant que le salarié ne commence à exercer ses fonctions. Elle doit être adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche.

L'Urssaf vous adresse ensuite un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration.

Dans l'attente de cet accusé de réception, vous devez conserver les preuves de l'envoi de la déclaration (récépissé postal, double de la lettre...). Et vous devez ensuite conserver l'accusé de réception jusqu'à l'accomplissement de la déclaration annuelle des salaires.

Et après la déclaration préalable à l'embauche ?

Ne pas oublier de remettre certains documents au salarié

Vous devez remettre au salarié :

  • un exemplaire du contrat de travail, sauf si ni la loi, ni la convention collective n'exigent que le contrat soit écrit ;
  • une copie de la DPAE, sauf si le contrat de travail mentionne déjà l’organisme social destinataire de la déclaration ;
  • les notices explicatives et les bulletins individuels d’adhésion afférents aux régimes de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire mis en place dans l'entreprise ;
  • un livret d’épargne salariale.

Une liste de 15 informations doit également être délivrée au salarié, dans un délai de 7 jours à 30 jours à compter du début de la relation de travail. Cette information, écrite et individuelle, doit se faire au moyen d’un ou de plusieurs documents remis soit sur papier, soit sous forme électronique.

Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel

Le nouveau salarié doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

Le registre du personnel est un document ou un fichier informatique reprenant, dans l’ordre des embauches et de façon indélébile, l’identité du salarié, son emploi et sa qualification, sa date d’entrée dans l’entreprise, ainsi que le type de contrat qui a été conclu.

Certains contrats, tels que les contrats d'apprentissage, les contrats à temps partiel, les contrats de stage, contrats temporaires ou conclus avec des travailleurs étrangers, nécessitent des mentions supplémentaires.

La tenue du registre unique du personnel est obligatoire, quel que soit l'effectif de l'entreprise.

Procéder à la visite d'information et de prévention

Vous devez organiser une visite d'information et de prévention avec le concours du service de santé au travail.

La visite d'information et de prévention est obligatoire dans toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, et pour tous les salariés recrutés, y compris en CDD ou ayant effectué leur stage au sein de l'entreprise.

La visite d'information et de prévention doit être réalisée avant la fin de la période d'essai et au maximum dans un délai maximum de 3 mois à partir de l'arrivée du salarié dans l'entreprise (ou avant l'embauche pour les mineurs et les travailleurs de nuit).

Il existe toutefois une dispense pour le salarié qui a bénéficié d'une telle visite dans les 5 ans (3 ans pour les salariés handicapés, titulaires d'une pension d'invalidité ou travaillant de nuit) précédant son embauche si :

  • la médecine du travail est en possession de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d'aptitude,
  • le salarié est appelé à occuper un emploi identique et présentant des risques d'exposition équivalents,
  • et, aucune mesure individuelle (aménagement, transformation, adaptation du poste etc.), ou aucun avis d'inaptitude n'a été émis au cours des 5 ou 3 dernières années.

Examen d'aptitude à l'embauche

Lorsque le salarié est exposé à des risques particuliers pour sa santé ou sa sécurité, pour celles de ses collègues ou des tiers, il doit réaliser un examen médical d'aptitude avant l'embauche.

Une dispense est possible si le salarié a déjà fait l'objet d'un examen au cours des 3 dernières années.

Informer et former le nouveau salarié à la sécurité

Un salarié nouvellement embauché doit obligatoirement bénéficier d'une formation rapide à la sécurité.

Cette formation a pour but de présenter au salarié les conditions de circulation dans l’entreprise, les conditions d'exécution du travail et la conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.

La formation doit s'adapter aux risques existant dans l’entreprise et tenir compte de la qualification et de l’expérience du salarié. Le programme de la formation est établi avec le médecin du travail.

Procéder aux affichages obligatoires sur le lieu de travail

Vous êtes tenu d'afficher certaines informations sur le lieu de travail :

  • adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence ;
  • adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail compétent ;
  • référence de la convention collective dont relève l'établissement et des accords applicables ;
  • horaire de travail (début et fin), durée du repos et jours et heures de repos collectifs (si le repos n'a pas lieu le dimanche) ;
  • textes des articles L3221-1 à L3221-7 du Code du travail sur l'égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes ;
  • textes des articles 222-33 et 222-33-2 du Code pénal sur le harcèlement moral et sexuel ;
  • période de prise des congés payés ;
  • texte des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal sur la lutte contre la discrimination à l'embauche ;
  • interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise ;
  • modalités d'accès et de consultation de l'inventaire des risques.

D'autres informations doivent être affichées lorsque l'entreprise dépasse les 50 salariés.

Quels risques lorsque le salarié n'est pas déclaré ?

Il y a délit de travail dissimulé dans les hypothèses suivantes :

  • vous ne procédez pas à la déclaration préalable à l'embauche de votre salarié ;
  • vous ne lui délivrez pas de bulletin de paie ;
  • vous ne conservez pas de double des bulletins de paie ;
  • vous mentionnez volontairement sur son bulletin de paie un nombre d'heures de travail effectué inférieur aux heures réellement travaillées. Le caractère intentionnel est caractérisé lorsque vous refusez de prendre en compte la réclamation du salarié ;
  • vous vous prévalez intentionnellement des dispositions applicables au détachement de personnel alors que vous exercez dans l'Etat sur le territoire duquel vous êtes établi, des activités relevant uniquement de la gestion interne ou administrative ou alors que votre activité est réalisée en France de façon habituelle, stable et continue.

Les travaux d'urgence dont l'exécution immédiate est nécessaire pour prévenir les accidents imminents ou organiser des mesures de sauvetage ne relèvent pas du travail dissimulé.

En cas de travail dissimulé, l'employeur s'expose à :

  • une peine de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende (225 000 € pour les personnes morales) ;
  • éventuellement, des peines additionnelles : l'interdiction d'exercer l'activité concernée, voire l'exclusion des marchés publics (pendant 5 ans au maximum) ; la confiscation des biens ou objets utilisés à l'occasion du délit, et la confiscation des biens produits ; l'affichage ou la diffusion de la décision ;
  • un refus de se voir accorder des aides publiques à l'emploi, à la formation, ou des subventions et aides à caractère public, pendant 5 ans maximum ;
  • la suppression, totale ou partielle, des exonérations et réductions de cotisations sociales ;

Et à défaut pour l'employeur de justifier de garanties suffisant à couvrir les montants dus, le directeur de l'organisme de l'URSSAF pourra procéder, sans solliciter l'autorisation du juge, à une ou plusieurs mesures conservatoires, dans la limite des montants dus :

  • saisie conservatoire sur tous biens mobiliers, corporels ou incorporels (matériels, véhicules, etc.) ;
  • sûreté judiciaire sur les immeubles, les fonds de commerce, les actions, les parts sociales et les valeurs mobilières.

Lorsque l'employeur n'a pas effectué la déclaration préalable à l'embauche ou n'a pas remis de fiches de paie à son salarié, ce dernier risque aussi d'être sanctionné. En effet, il risque alors de se voir privé du bénéfice de certaines allocations :

  • en matière d'assurance chômage : suppression du revenu de remplacement et sanctions pénales pour fraude aux allocations ;
  • retenues sur les indemnités journalières maladie et application de pénalités en cas de demande de remboursement ou de prise en charge indues.

Le salarié en travail dissimulé dispose de droits. En particulier, en cas de rupture de son contrat, il a droit à une indemnité forfaitaire égale à 6 mois de salaire, quel que soit le motif de la rupture et sans qu'il soit nécessaire que l'employeur ait été condamné pénalement. Il faut bien noter que le droit à cette indemnité n'est ouvert qu'en cas de rupture du contrat (Cass. soc. 2 mars 2016, n° 14-15611).

Cette indemnité se cumule avec toutes les indemnités auxquelles ont droit les salariés déclarés, y compris l'indemnité légale ou conventionnelle de licenciement (Cass.soc. 6 février 2013, n°11-23738). En cas de liquidation judiciaire de l'employeur, elle relève de la garantie de l'AGS.

Un salarié a la possibilité de demander à l'Urssaf si son employeur a correctement accompli la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) le concernant.