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Mentions obligatoires d'une fiche de paie

Vous venez d'embaucher votre premier salarié et, ne recourant ni au TESE ni au CEA, avez du mal à réaliser son bulletin de paie. Quelles sont les mentions devant être obligatoirement inscrites ? Que faut-il ajouter lorsque le salarié se trouve dans une situation particulière (arrêt maladie, grève...) ?

Les informations devant figurer sur les bulletins de paie de tous vos salariés

À partir du 1er janvier 2018, le bulletin de paie devra respecter un nouveau modèle. Cette obligation est applicable à partir du 1er janvier 2017 pour les employeurs d'au moins 300 salariés. Les employeurs peuvent toutefois utiliser ce nouveau modèle de bulletin de salaire de façon facultative depuis le 1er mars 2016.

L'identification de l'employeur

Vous devez indiquer :

  • le nom et l'adresse de votre entreprise ;
  • votre numéro SIRET et votre code APE ;
  • une mention relative à la rubrique dédiée au bulletin de paye sur le portail www.service-public.fr ;
  • que le bulletin de paie doit être conservé par le salarié sans limite de durée.

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La mention de la convention collective applicable

Si vous êtes obligé d'appliquer la convention collective que vous utilisez, vous devez mentionner son nom sur le bulletin de paie.

Si vous appliquer volontairement une convention collective, vous n'êtes pas obligée de la mentionner. Si vous n'appliquez aucune convention collective, vous pouvez indiquer "aucune convention collective applicable".

Lorsqu'aucune convention collective ne figure sur la fiche de paie, vous devez indiquer la référence des principaux articles du Code du travail applicables en matière de congés payés et de préavis : (C. trav., art. R. 143-2).

Les mentions propres à chaque salarié

Des informations générales sur le salarié doivent figurer sur sa fiche de paie :

  • son nom et son prénom ;
  • sa date d'entrée dans l'entreprise ;
  • son emploi et sa position dans la classification (niveau ou coefficient hiérarchique).

Le nombre d'heures de travail effectuées

Vous devez commencer par indiquer les heures qui sont rémunérées, en distinguant celles qui sont payées au taux normal ou au taux majoré (cas des heures supplémentaires, du travail de nuit, dimanche et jours fériés...). Les taux normaux et majorés doivent aussi être mentionnés.

Ensuite, et seulement en cas de base forfaitaire hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, vous devez indiquer la nature et le volume du forfait, en heures et en jours, les dates de congés ainsi que le montant de l'indemnité correspondante.

Enfin, si une période de congé annuel a été prise durant le mois concerné, il faut indiquer les dates de congés et le montant de l'indemnité correspondante. Si le salaireest maintenu, vous pouvez seulement préciser "congés du... au ... avec maintien du salaire".

Salariés en forfait jours

Siun salarié travaille au-delà du nombre de jours prévus au forfait, ces jours travaillés doivent être indiqués sur le bulletin de paie, sous peine de constituer du travail dissimulé (Cour de cassation, chambre sociale, 1er décembre 2016, n° 15-15805).

Le salaire versé

Il faut indiquer :

  • le salaire brut de base ;
  • la nature et le montant des accessoires du salaire soumis à cotisation sociale (avantages en nature, commissions...);
  • la rémunération brute ;
  • la date à laquelle le salaire est réglé.
L'indication du salaire net imposable (salaire net + CSG non déductible) n'est pas obligatoire, même si elle y figure souvent.

Les cotisations sociales

Vous devez indiquer la nature et le montant de toutes les cotisations sociales, salariales et patronales.

Certaines cotisations peuvent comporter une part salariale déduite du salaire brut pour aboutir au salaire net. Elles peuvent aussi comporter une part patronale qui elle n'est pas déduite du salaire brut du salarié.

Lorsque les cotisations sont calculées sur une base forfaitaire, il faut indiquer l'assiette forfaitaire et le montant des cotisations calculées.

Il faut aussi ajouter une ligne "Allègement de cotisations" qui correspond au montant total de certains allégements : réduction Fillon, exonérations zonées (zones de revitalisation rurale, zones franches urbaines, zones de restructuration de la défense, bassins d'emploi à redynamiser, exonérations outre-mer).

Vous avez la possibilité de remettre à vos salariés un bulletin simplifié, regroupant les cotisations sociales en plusieurs grandes catégories :

  • la protection sociale (cotisations salariales et patronales regroupées par assiettes et par Urssaf)  ;
  • la contribution sociale généralisée (CGS) et la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS) ;
  • l'assurance chômage ;
  • la retraite complémentaire obligatoire ;
  • la prévoyance ;
  • les autres contributions patronales (notamment, FNAL, versement de transport, contribution solidarité autonomie, forfait social, taxe d'apprentissage, participation formation, participation construction, contribution au dialogue social, cotisation générale pénibilité de 0,01 %).

Les autres informations

Doivent aussi être indiqués :

  • la nature et le montant d'autres déductions opérées sur le salaire : retenues pour acompte, saisie sur salaire... ;
  • la nature et le montant des frais professionnels payées en même temps que le salaire : repas, transport... ;
  • la prime d'ancienneté.
Ensuite, vous devez faire apparaître le total des sommes perçues après les éventuelles déductions (le salaire net).

En bas de bulletin, il faut également indiquer :

  • une rubrique « Montant total versé par l'employeur », correspondant au total de la rémunération brute et des cotisations patronales, après application des exonérations ;
  • après le net à payer, une rubrique « Allégement de cotisations », correspondant au montant total des allégements augmenté de l'avantage correspondant à la réduction de taux de cotisation d'allocations familiales sur les rémunérations brutes inférieures ou égales à 3,5 SMIC.

Les annexes

Dans plusieurs hypothèses, vous devrez joindre un document au bulletin de paie :

  • en cas de modulation des horaires, une fiche indiquant le temps de travail effectif effectué ;
  • une fiche relative au repos compensateur acquis, en cas d'heures supplémentaires ;
  • pour les représentants du personnel, une fiche sur le montant de l'activité de représentation ;
  • si les charges sociales ont été regroupées sur les bulletins de salaire, leur détail (taux, montant et composition des prélèvements), cela une fois par an.

Vous souhaitez faire valoir vos droits face à votre employeur ?

Vous avez la possibilité de saisir le Conseil de Prud'hommes sans passer par un avocat.

Mais, face à vous, vous aurez certainement l'avocat de votre employeur qui ne manquera pas de vous déstabiliser. C'est pourquoi il est important de bien connaître la procédure et les différentes options qui s'offrent à vous.

Le guide "Se défendre devant les prud'hommes" a précisément pour but de vous présenter la marche à suivre.

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