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Mentions obligatoires d'une fiche de paie

Vous venez d'embaucher votre premier salarié et, ne recourant ni au TESE ni au CEA, avez du mal à réaliser son bulletin de paie. Quelles sont les mentions devant être obligatoirement inscrites ? Que faut-il ajouter lorsque le salarié se trouve dans une situation particulière (arrêt maladie, grève...) ?

Les informations devant figurer sur les bulletins de paie de tous vos salariés

Depuis le 1er janvier 2018, le bulletin de paie doit respecter un nouveau modèle.

De nouveaux changements à venir

Le bulletin de paie fait l'objet de modifications en 3 étapes : 

  • Depuis le 13 mai 2018, pour prendre en compte la suppression des mentions du taux et de la valeur de la cotisation salariale maladie, à l'exception de celles relatives à la cotisation spécifique à l'Alsace Moselle.
  • A compter du 1er octobre 2018, pour adapter le modèle de bulletin de paie à la suppression totale de la cotisation salariale d'assurance chômage.
  • A compter du 1er janvier 2019, pour permettre la mention du prélèvement à la source de l'IR, avec l'ajout de la mention « net à payer avant impôt sur le revenu » et les informations relatives au prélèvement à la source de l'IR : base, taux personnalisé/taux non personnalisé, montant de l'impôt (valeur).

L'identification de l'employeur

Vous devez indiquer :

  • le nom et l'adresse de votre entreprise ;
  • votre numéro SIRET et votre code APE ;
  • une mention relative à la rubrique dédiée au bulletin de paye sur le portail www.service-public.fr ;
  • que le bulletin de paie doit être conservé par le salarié sans limite de durée.

La mention de la convention collective applicable

Si vous êtes obligé d'appliquer la convention collective que vous utilisez, vous devez mentionner son nom sur le bulletin de paie.

Si vous appliquer volontairement une convention collective, vous n'êtes pas obligée de la mentionner. Si vous n'appliquez aucune convention collective, vous pouvez indiquer "aucune convention collective applicable".

Lorsqu'aucune convention collective ne figure sur la fiche de paie, vous devez indiquer la référence des principaux articles du Code du travail applicables en matière de congés payés et de préavis : (C. trav., art. R. 143-2).

Les mentions propres à chaque salarié

Des informations générales sur le salarié doivent figurer sur sa fiche de paie :

  • son nom et son prénom ;
  • sa date d'entrée dans l'entreprise ;
  • son emploi et sa position dans la classification (niveau ou coefficient hiérarchique).

Le nombre d'heures de travail effectuées

Vous devez commencer par indiquer les heures qui sont rémunérées, en distinguant celles qui sont payées au taux normal ou au taux majoré (cas des heures supplémentaires, du travail de nuit, dimanche et jours fériés...). Les taux normaux et majorés doivent aussi être mentionnés.

Ensuite, et seulement en cas de base forfaitaire hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, vous devez indiquer la nature et le volume du forfait, en heures et en jours, les dates de congés ainsi que le montant de l'indemnité correspondante.

Enfin, si une période de congé annuel a été prise durant le mois concerné, il faut indiquer les dates de congés et le montant de l'indemnité correspondante. Si le salaireest maintenu, vous pouvez seulement préciser "congés du... au ... avec maintien du salaire".

Salariés en forfait jours

Siun salarié travaille au-delà du nombre de jours prévus au forfait, ces jours travaillés doivent être indiqués sur le bulletin de paie, sous peine de constituer du travail dissimulé (Cour de cassation, chambre sociale, 1er décembre 2016, n° 15-15805).

Le salaire versé

Il faut indiquer :

  • le salaire brut de base ;
  • la nature et le montant des accessoires du salaire soumis à cotisation sociale (avantages en nature, commissions...);
  • la rémunération brute ;
  • la date à laquelle le salaire est réglé.
L'indication du salaire net imposable (salaire net + CSG non déductible) n'est pas obligatoire, même si elle y figure souvent.

Les cotisations sociales

Vous devez indiquer la nature et le montant des cotisations salariales et patronales. Depuis le 1er janvier 2018, les taux des cotisations patronales n'ont plus à apparaître sur les bulletins de paie.

Il faut regrouper les cotisations et contributions sociales par risques, suivant des maquettes et des libellés bien précis :

  • santé ;
  • accident du travail - maladie professionnelle ;
  • retraite ;
  • chômage ;
  • cotisations conventionnelles ;
  • autres cotisations patronales ;
  • CSG CRDS ;
  • allègements de cotisations patronales ;
  • allègements de cotisations salariales ;
  • prélèvement à la source.

Lorsque les cotisations sont calculées sur une base forfaitaire, il faut indiquer l'assiette forfaitaire et le montant des cotisations calculées.

Une rubrique intitulée « dont évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie » a pour objet de faire apparaître le gain de pouvoir d'achat que représentent pour les salariés, autres que les mandataires sociaux, la suppression de la cotisation salariale d'assurance maladie et la baisse de la cotisation d'assurance chômage.

Le prélèvement à la source

Avec le prélèvement à la source, le bulletin de paie doit contenir les mentions suivantes :

  • l'assiette ;
  • le taux ;
  • le montant de la retenue à la source effectuée au titre du prélèvement à la source ;
  • le montant qui aurait été versé au salarié en l'absence de retenue à la source.

Les autres informations

Doivent aussi être indiqués :

  • la nature et le montant d'autres déductions opérées sur le salaire : retenues pour acompte, saisie sur salaire... ;
  • la nature et le montant des frais professionnels payées en même temps que le salaire : repas, transport... ;
  • la prime d'ancienneté.
Ensuite, vous devez faire apparaître le total des sommes perçues après les éventuelles déductions (le salaire net).

En bas de bulletin, il faut également indiquer :

  • une rubrique « Montant total versé par l'employeur », correspondant au total de la rémunération brute et des cotisations patronales, après application des exonérations ;
  • après le net à payer, une rubrique « Allégement de cotisations », correspondant au montant total des allégements : réduction Fillon, exonérations zonées (zones de revitalisation rurale, zones franches urbaines, zones de restructuration de la défense, bassins d'emploi à redynamiser, exonérations outre-mer). S'y ajoute l'avantage correspondant à la réduction de taux de cotisation d'allocations familiales sur les rémunérations brutes inférieures ou égales à 3,5 SMIC.

Les annexes

Dans plusieurs hypothèses, vous devrez joindre un document au bulletin de paie :

  • en cas de modulation des horaires, une fiche indiquant le temps de travail effectif effectué ;
  • une fiche relative au repos compensateur acquis, en cas d'heures supplémentaires ;
  • pour les représentants du personnel, une fiche sur le montant de l'activité de représentation ;
  • si les charges sociales ont été regroupées sur les bulletins de salaire, leur détail (taux, montant et composition des prélèvements), cela une fois par an.

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