Comment réaliser un inventaire annuel ?

L'inventaire annuel consiste à compter toutes les quantités en stock et dans tous les magasins à la fin de chaque exercice comptable.

En quoi consiste l'inventaire annuel ?

L'inventaire consiste à vérifier, au moins une fois par an, la valeur et la quantité des éléments d'actif et de passif. Cela ne signifie pas que vous devez simplement compter ce qu'il vous reste en stock et dans la caisse mais qu'il est nécessaire de vérifier :

  • l'état des immobilisations ;
  • l'existence de litiges ou de difficultés de paiement de la part de vos clients ;
  • la valeur des placements financiers ;
  • l'éventuel endommagement ou le caractère démodé des stocks ;
  • que toutes les dettes ont bien été recensées, même si elles ne sont pas encore certaines (litiges en cours...).

L'inventaire peut être réalisé à n'importe quel moment de l'exercice et pas forcément le jour de la clôture des comptes. Il est même possible de l'étaler sur l'année.

Quand faut-il réaliser l'inventaire annuel ?

Sauf si l'entreprise dispose d'un inventaire permanent, la date de l'inventaire physique doit normalement coïncider avec la date de clôture de l'exercice.

Il est néanmoins admis que l'inventaire puisse être effectué quelques jours avant ou quelques jours après la clôture, à condition de pouvoir rétablir le montant des stocks par une neutralisation de chaque entrée et de chaque sortie survenue entre la date de clôture et la date de la réalisation de l'inventaire physique.

Que doit contenir l'inventaire annuel d'une société ?

L'inventaire annuel permet de collecter toutes les informations qui seront nécessaires à l'établissement du bilan et notamment :

  • Ce qui vous reste comme stocks de matières premières et marchandises et ce qui reste éventuellement dans la caisse. Pensez à prendre en compte les biens achetés mais non livrés ou même déjà livrés au client mais pour lesquels la facture de vente ou de travaux n'est pas encore établie à la date du bilan.
  • Ce qui est déjà réalisé sur des travaux commencés mais non encore facturés (travaux en cours). Tant que la facture au client n'est pas comptabilisée, les marchandises, matières et frais achetés sont donc du stock ou des éléments constituant des travaux en cours.
  • Ce que vous détenez comme matériels et investissements divers désignés couramment « Immobilisations ».
  • Ce que vous devez à vos fournisseurs et créanciers divers à la date du bilan (hors taxes et TTC)
  • Ce que vous doivent vos clients et débiteurs divers à la date du bilan (hors taxes et TTC)

L'inventaire annuel ne se limite donc pas aux matières premières et aux marchandises.

Comment préparer un inventaire annuel ?

Pour préparer l'inventaire annuel, vous devez :

  • Former les personnes qui réaliseront l'inventaire annuel et leur expliquer l'importance et les enjeux de l'inventaire.
  • S'assurer que le personnel qui effectuera le comptage ne peut pas être l'auteur de fraudes ou de détournements antérieurs.
  • Délimiter toutes les zones de comptage sans oublier les stocks qui se trouvent chez différents prestataires mais qui restent la propriété de l'entreprise. Il peut être utile d'avoir un plan et d'y noter les différentes zones avec les équipes de comptage dans le but de s'assurer que tout sera compté.
  • Ranger les produits dans le but d'identifier facilement les références afin d'éviter les confusions.
  • Fixer une heure ou un jour où le comptage pourra se faire en toute tranquillité.

En cas de besoin, notre partenaire peut vous accompagner pour votre approbation des comptes : Approuvez vos comptes en quelques clics.

Comment réaliser l'inventaire annuel ?

Le jour de l'inventaire annuel, il faut :

  • Interrompre toute entrée ou sortie de produits jusqu'à la fin du comptage. L'activité du site est arrêtée. Il faut donc prévoir un nombre relativement important de personnes qui participent à l'inventaire afin de n'arrêter l'activité de l'entreprise qu'un minimum de temps.
  • Déterminer une méthodologie de comptage : par exemple toujours compter de gauche à droite.
  • Apposer un signe sur les produits recensés pour signaler qu'ils sont déjà comptés (étiquette de couleur, signe à la craie...).
  • Une fois une zone comptée, des personnes autres que ceux qui ont compté, doivent venir recompter la zone en procédant par échantillon. Si, sur l'échantillon vérifié, un trop grand nombre d'erreurs existent, il faudra recompter toute la zone. De même, si des gros écarts d'inventaire sont trouvés pour une référence, il faudra procéder à un double comptage.
  • Vérifier que les dernières factures fournisseurs sont bien livrées ou que les produits comptés ont bien été facturés avant la clôture par les fournisseurs.
  • Compléter l'état d'inventaire par les valeurs unitaires recherchées dans les factures fournisseurs (PEPS) ou calculées suivant la méthode du cout moyen unitaire pondéré (CMPU).

Le comptage pourra être fait à l'aide d'un lecteur de code barre ou manuellement à l'aide d'une feuille de comptage qui doit dans ce cas être numérotée.