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Quels frais l'association peut-elle rembourser aux bénévoles ?


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

Un bénévole peut se faire rembourser les frais qu'il a personnellement engagés dans le cadre de son activité associative, sur présentation d'un justificatif.



Des frais nécessaires à l'association


Des frais engagés dans le cadre d'une activité bénévole

Le bénévolat se caractérise par la participation à l'animation et au fonctionnement de l'association sans contrepartie ni aucune rémunération sous quelque forme que ce soit.

Par exemple, dans le cadre d'une association sportive, les joueurs membres ne répondent pas à la définition fiscale du bénévolat puisque leur participation à la vie associative a pour contrepartie directe l'accès au sport qu'ils ont choisi de pratiquer ou d'enseigner.


Des frais engagés dans le cadre de l'objet social de l'association

Seuls les frais engagés pour participer à des activités entrant strictement dans le cadre de l'objet social de l'association sont susceptibles d'être remboursés. Il n'est pas possible de dédommager le bénévole du temps qu'il consacre aux activités de l'association.

Cela prohibe également la prise en charge par l'association des frais personnels de ses bénévoles ou des frais dont l'intérêt pour l'accomplissement de l'objet social ne peut être justifié (tel est le cas par exemple des frais de séjour du bénévole dans une station balnéaire...).

Ainsi, les frais engagés par les entraîneurs, éducateurs ou arbitres strictement au titre de leur activité bénévole, ainsi que ceux supportés par les autres personnes bénévoles de l'association, y compris les dirigeants, sont susceptibles d'être remboursés, par exemple pour les déplacements réalisés lors du transport gratuit des joueurs sur le lieu de leur activité sportive.
En revanche, les frais engagés par un joueur en vue de sa participation à une activité sportive n'ouvrent pas droit à remboursement.

Il appartient au conseil d'administration de vérifier que la demande de remboursement remplit bien les critères nécessaires. En effet, un remboursement injustifié pourrait :

  • être requalifié en salaire déguisé par l'URSSAF et donner lieu à un redressement, tout salaire devant donner lieu au paiement de cotisations sociales,
  • modifier la situation sociale de l'association et entrainer son assujettissement aux impôts commerciaux.



Des frais justifiés

Pour ouvrir droit à la réduction d'impôt, les frais doivent :

  • correspondre à des dépenses réellement engagées dans le cadre d'une activité exercée en vue strictement de la réalisation de l'objet social de l'association,
  • être dûment justifiés (billets de train, factures, détail du nombre de kilomètres parcourus avec son véhicule personnel pour exercer son activité de bénévole, notes d'essence,...).

Ces justificatifs doivent être conservés pendant 4 ans (l'année de la dépense plus 3 années).

La décision de rembourser les frais engagés par les bénévoles est prise par une décision du conseil d'administration. En ce qui concerne les dirigeants, la précision est généralement fournie dans la décision de nomination lui donnant droit au remboursement de ses frais et précisant la nature de ceux-ci. Parfois un montant limite est fixé et/ou une autorisation préalable est imposée avant tout engagement.

Les bénévoles

Réussir la création de son association loi 1901

Créer une association n'est pas toujours si simple que l'on peut le penser. Même si les formalités de création sont plus souples qu'une entreprise, de nombreux fondateurs rencontrent des difficultés lors de la création de leur association.

Réussir les assemblées générales de son association

Pour qu'une décision soit valablement adoptée par l'assemblée générale, il est nécessaire de respecter des règles strictes de convocation, de vote, voire de quorum, sous peine d'annulation de la décision prise.

Rémunérer les dirigeants d'une association

Sous certaines conditions, une association a la possibilité de rémunérer ses dirigeants sans pour autant prendre son caractère désintéressé.

Obtenir une subvention

La très grande majorité des subventions étant aujourd'hui attribuées afin de financer un objectif précis, l'association désireuse d'obtenir des fonds publics doit savoir présenter son projet et le mettre en cohérence avec les politiques du financeur.

Recevoir des dons

Sous certaines conditions, les particuliers et les entreprises qui effectuent des dons et versements aux associations peuvent bénéficier d'une réduction d'impôts.

Révoquer le dirigeant d'une association

Sauf disposition contraire des statuts, une association est parfaitement libre de révoquer à tout moment ses dirigeants. La révocation peut intervenir sans préavis, motifs et indemnité. Elle peut être décidée sur un incident de séance, sans avoir été inscrite à l'ordre du jour.

Modifier les statuts d'une association

L'adoption de la décision de modifier les statuts d'une association loi 1901 nécessite de respecter certaines obligations : existence ou non qu'un quorum, montant de ce quorum, mode d'adoption de la décision, majorité nécessaire pour adopter la décision… Une seule irrégularité peut venir invalider la modification des statuts.

Démission du dirigeant d'une association

Un dirigeant d'association peut à tout moment décider de mettre fin à son mandat. Afin de ne pas porter préjudice à l'association, il est préférable que le dirigeant démissionnaire respecte un délai de préavis, de façon à ce que l'association puisse lui trouver rapidement un successeur.

Rembourser les frais d'un bénévole

Un bénévole peut être amené à engager des frais sur ses propres deniers pour le compte de l'association. Le bénévole ayant supporté une dépense pour le compte de l'association peut légitimement demander à celle-ci le remboursement de ses frais.

Sanctionner et exclure l'adhérent d'une association

Sanctionner ou exclure l'adhérent d'une association nécessite de suivre un certain nombre de règles mises au point par les tribunaux.

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