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Quels frais l'association peut-elle rembourser aux bénévoles ?


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

Un bénévole peut se faire rembourser les frais qu'il a personnellement engagés dans le cadre de son activité associative, sur présentation d'un justificatif.



Des frais nécessaires à l'association


Des frais engagés dans le cadre d'une activité bénévole

Le bénévolat se caractérise par la participation à l'animation et au fonctionnement de l'association sans contrepartie ni aucune rémunération sous quelque forme que ce soit.

Par exemple, dans le cadre d'une association sportive, les joueurs membres ne répondent pas à la définition fiscale du bénévolat puisque leur participation à la vie associative a pour contrepartie directe l'accès au sport qu'ils ont choisi de pratiquer ou d'enseigner.

rembourser les frais d'un bénévole

Des frais engagés dans le cadre de l'objet social de l'association

Seuls les frais engagés pour participer à des activités entrant strictement dans le cadre de l'objet social de l'association sont susceptibles d'être remboursés. Il n'est pas possible de dédommager le bénévole du temps qu'il consacre aux activités de l'association.

Cela prohibe également la prise en charge par l'association des frais personnels de ses bénévoles ou des frais dont l'intérêt pour l'accomplissement de l'objet social ne peut être justifié (tel est le cas par exemple des frais de séjour du bénévole dans une station balnéaire...).

Ainsi, les frais engagés par les entraîneurs, éducateurs ou arbitres strictement au titre de leur activité bénévole, ainsi que ceux supportés par les autres personnes bénévoles de l'association, y compris les dirigeants, sont susceptibles d'être remboursés, par exemple pour les déplacements réalisés lors du transport gratuit des joueurs sur le lieu de leur activité sportive.
En revanche, les frais engagés par un joueur en vue de sa participation à une activité sportive n'ouvrent pas droit à remboursement.

Il appartient au conseil d'administration de vérifier que la demande de remboursement remplit bien les critères nécessaires. En effet, un remboursement injustifié pourrait :

  • être requalifié en salaire déguisé par l'URSSAF et donner lieu à un redressement, tout salaire devant donner lieu au paiement de cotisations sociales,
  • modifier la situation sociale de l'association et entrainer son assujettissement aux impôts commerciaux.



Des frais justifiés

Pour ouvrir droit à la réduction d'impôt, les frais doivent :

  • correspondre à des dépenses réellement engagées dans le cadre d'une activité exercée en vue strictement de la réalisation de l'objet social de l'association,
  • être dûment justifiés (billets de train, factures, détail du nombre de kilomètres parcourus avec son véhicule personnel pour exercer son activité de bénévole, notes d'essence,...).

Ces justificatifs doivent être conservés pendant 4 ans (l'année de la dépense plus 3 années).

La décision de rembourser les frais engagés par les bénévoles est prise par une décision du conseil d'administration. En ce qui concerne les dirigeants, la précision est généralement fournie dans la décision de nomination lui donnant droit au remboursement de ses frais et précisant la nature de ceux-ci. Parfois un montant limite est fixé et/ou une autorisation préalable est imposée avant tout engagement.

Vos bénévoles demandent le remboursement de leurs frais ?

L'administration fiscale autorise le remboursement des frais engagés par les bénévoles uniquement si certaines conditions sont remplies.

Si elles ne sont pas respectées, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l'association (taxes sur les salaires, cotisations sociales, remise en cause de sa gestion désintéressée, etc.), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).

Le guide "Rembourser les frais d'un bénévole" a précisément pour but de vous éviter ce risque.

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