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Organiser un séjour avec des mineurs : formalités à effectuer


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

L'Etat exerce un contrôle accru sur le respect des normes de sécurité et d'encadrement des mineurs. Les obligations des associations organisatrices sont ainsi régulièrement redéfinies, rendant la plupart du temps la déclaration du séjour ou des locaux obligatoire. Des précautions particulières doivent aussi être prises en matière sanitaire et alimentaire ainsi qu'en ce qui concerne l'encadrement des mineurs accueillis.

Les exigences peuvent légèrement varier d'une DDJS à l'autre. Avant d'organiser votre séjour, veillez à prendre contact avec la DDJS du département d'accueil du séjour.



L'association loi 1901 doit préalablement effectuer certaines démarches


Séjour spécifique, séjour court et séjour de vacances

En fonction de ses caractéristiques, un séjour accueillant des mineurs pourra être qualifié de séjour spécifique, de séjour court ou de séjour de vacances. En découlent des formalités de déclaration et des obligations différentes.

Séjour spécifique Séjour court Séjour de vacances

Pour être qualifié de spécifique, un séjour doit remplir toutes les caractéristiques suivantes :

  • séjour avec hébergement,
  • à partir d'une nuit,
  • d'au moins sept mineurs, âgés de six ans ou plus,
  • organisé par des personnes morales,
  • dont l'objet essentiel est le développement d'activités particulières (séjour linguistique, sportif, artistique ou culturel, rencontre européenne de jeunes).

Tout séjour de mineurs ne répondant pas à l'une des caractéristiques du séjour spécifique et comprenant de une à trois nuits. Tout séjour de mineurs ne répondant pas à l'une des caractéristiques du séjour spécifique et comprenant plus de trois nuits.
subvention association

L'association doit-elle déclarer le séjour ou non ?

La déclaration à la DDJS est obligatoire dès lors que l'association loi 1901 organise :

  • un séjour spécifique. Il s'agit des séjours sportifs, des séjours linguistiques, des séjours artistiques et culturels et des rencontres européennes de jeunes. La déclaration est obligatoire dès lors que les participants mineurs dorment à l'extérieur du domicile familial, que le séjour/stage dure deux jours et plus et qu'il y au moins 7 mineurs participant au séjour ;
  • un voyage itinérant avec hébergement ou camping.

L'association loi 1901 n'est pas concernée par la déclaration lorsque :

  • elle emmène moins de 7 mineurs en stage. Toutefois, vous êtes tenu par l'obligation générale de sécurité pour toutes les activités proposées ;
  • elle organise un stage sur plusieurs jours mais que les jeunes rentrent chez eux le soir ;
  • elle fait pratiquer, dans le cadre de ses activités normales, des activités proposées sans hébergement et pendant les loisirs (écoles d'escalade, créneaux horaires jeunes, sorties à la journée, …), même si elle a recours à un prestataire de service ;
  • elle organise un stage de formation à l'encadrement des disciplines de la fédération à destination des jeunes du club, à partir de 16 ans : stage initiateur SAE, initiateur SNE, officiels de compétition...
  • elle emmène des sportifs en compétition (déplacement pour s'y rendre, préparation avant la compétition) même si elle part pendant plusieurs jours avec plus de 7 mineurs et qu'un hébergement est prévu.

La déclaration peut s'effectuer en ligne. Elle doit se faire en deux temps :

  • deux mois avant le début du séjour : "Déclaration d'un accueil avec hébergement". L'organisateur doit y joindre son projet éducatif. Attention, chaque local d'hébergement doit préalablement avoir été déclaré (par lui ou par l'exploitant) ;
  • huit jours avant le départ : "Fiche complémentaire à la déclaration d'un séjour spécifique/court/de vacances" .

Les séjours sportifs ainsi que les séjours artistiques et culturels peuvent être déclarés au titre de l'année scolaire, deux mois avant le premier séjour. Toutefois, une fiche complémentaire devra être envoyée :

  • un mois avant chaque séjour de plus de trois nuits "Fiche complémentaire séjour plus de trois nuits";
  • tous les trois mois pour les séjours de trois nuits ou moins "Fiche complémentaire trimestrielle".


L'association doit-elle déclarer les locaux ou non ?

L'hébergement des mineurs ne peut se faire que dans des locaux préalablement déclarés à la DDJS. Celle-ci tient à jour la liste des locaux déjà déclarés. La meilleure solution est d'organiser le séjour dans un local déjà déclaré. Si ce n'est pas le cas, l'organisateur devra déclarer le local à la DDJS, au moins deux mois avant le premier accueil, sur la fiche cerfa n°12751*01 "Déclaration d'un local hébergeant des mineurs".

A titre indicatif, l'hébergement de mineurs nécessite de remplir les critères suivants :

  • chaque mineur doit disposer d'un moyen de couchage individuel ;
  • les locaux doivent permettre aux filles et aux garçons âgés de plus de 6 ans de dormir dans des lieux séparés ;
  • les locaux doivent disposer d'un lieu permettant d'isoler les malades ;
  • les locaux doivent être classés " établissements recevant du public : E.R.P de type R ". Un ERP de type O sera toléré, si le public se limite à un petit nombre d'adolescents et de façon occasionnelle (une fois par an) ;
  • l'hébergement des personnes qui assurent la direction ou l'animation des accueils doit permettre les meilleures conditions possibles de sécurité des mineurs ;
L'hébergement en camping ou dans les refuges est également possible.

Accueil de mineurs en refuge de montagne

Pour pouvoir accueillir des mineurs sans leurs parants, le refuge doit être gardé, disposer d'un système d'alarme conforme à l'article REF 38 et d'un système d'alerte conforme à l'article REF 39 ainsi qu'être sous avis favorable d'exploitation de la commission de sécurité et à jour de ses visites périodiques.

L'hébergement des mineurs est en outre limité au rez-de-chaussée et la durée du séjour dans un même refuge ne peut dépasser deux nuitées consécutives.



Quelles précautions l'association doit-elle prendre en matière d'alimentation ?

La préparation et le conditionnement de repas de restauration collective doivent être déclarés auprès de la Direction départementale de protection des populations. Les pique-niques doivent être conservés dans des glacières ou dans des sacs isothermes, quelle que soient les conditions météorologiques.

Dans la mesure du possible, vous devrez :

  • conserver les informations concernant la traçabilité des ingrédients utilisés (tickets de caisse, factures…) ;
  • conserver une portion témoin pendant 5 jours (en cas d'intoxication alimentaire) ;
  • respecter les mesures d'hygiène pour la préparation (lavage de mains, cheveux longs attachés…) ;
  • vérifier la présence d'allergies alimentaires éventuelles.



Quelles précautions l'association doit-elle prendre en matière de transport ?

Le transport en commun d'enfants est interdit certaines journées de juillet et d'août. Pour tous les déplacements une procédure spécifique devra être mise en place : liste de présence, comptage des enfants, vérification de l'identité des personnes habilitées à récupérer les enfants…



Quelles précautions l'association doit-elle prendre en matière de protection sanitaire ?

Certificat médical. Un certificat médical est nécessaire en cas d'organisation d'un séjour sportif. Si les participants sont licenciés, vous détenez déjà un certificat médical de non contre-indication à la pratique des activités, demandé en début d'année. S'ils ne sont pas licenciés, vous devrez leur demander de vous fournir un certificat médical datant de moins de trois mois.

Fiches sanitaires de liaison. Depuis 2004, le modèle réalisé par le ministère n'est plus obligatoire. Il n'est donc plus téléchargeable. Mais les informations requises par l'arrêté du 20 février 2003 doivent continuer à figurer sur un document produit par l'organisateur. Celui-ci doit contenir les attestations de vaccination des jeunes (seul le vaccin DT Polio est obligatoire), les renseignements sur les maladies et difficultés de santé du mineur et s'il doit prendre des médicaments au cours du séjour (si oui fournir une ordonnance médicale).

Registre des soins. Tous les soins devant être donnés aux mineurs durant le séjour doivent être mentionnés sur ce registre. Un simple cahier peut suffire mais devra contenir les nom et prénom du mineur, la date et l'heure ainsi que la nature des soins effectués. Le registre est tenu par l'assistant sanitaire qui veille à administrer les soins quotidiens.

Vous voulez obtenir une subvention pour votre association ?

La raréfaction des ressources financières peut vous conduire à réduire le volume de vos actions, à baisser la qualité de vos services ou à demander un sur-travail aux bénévoles et aux salariés éventuels. Mais ceci ne peut durer qu'un temps.

L'obtention d'une subvention publique peut vous permetter d'assurer durablement le financement de votre association.

Le guide ">Obtenir une subvention" a précisément pour but de vous guider dans cette démarche.

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