Quelles formalités l'association doit-elle effectuer lorsqu'elle embauche des artistes ou des techniciens ?

Vous souhaitez embaucher un artiste pour l'un de vos spectacles. Quelles formalités faut-il respecter ?Faut-il rédiger un contrat de travail ? Faut-il déclarer l'embauche ?

Faut-il conclure un contrat de travail ?

Toute embauche d'artiste implique l'existence d'un contrat de travail. En l'absence de contrat de travail, l'artiste est présumé embauché dans le cadre d'un CDI, ce qui implique le respect d'une procédure de licenciement pour pouvoir mettre fin au contrat.

Le recours au contrat de travail concerne toutes les associations et tout le personnel embauché à l'occasion du spectacle : artistes, techniciens, emplois administratifs, personnel d'accueil... Le CDD passé avec un artiste porte le nom de « contrat d'engagement » et a pour particularité de pouvoir être commun à plusieurs artistes.

Le chèque emploi associatif ne peut être utilisé pour les salariés dont les cotisations sont calculées sur des taux réduits (artistes, intermittents du spectacle, techniciens...).

L'association a comme activité principale la réalisation de spectacles

Une association qui a pour activité principale l'organisation, l'exploitation, la diffusion ou la production de spectacles ne peut pas recourir au Guso et donc bénéficier des formalités simplifiées.

Elle doit adhérer aux six caisses du spectacle : URSSAF, Pôle Emploi Cinéma Spectacle, Caisse des congés Spectacles, AUDIENS, FNAS et AFDAS

Attention, pour adhérer à ces caisses, un des dirigeants doit obligatoirement détenir la licence d'entrepreneur de spectacles, la licence ne pouvant être détenue par une personne morale. L'entreprise ou l'association ne peut pas engager d'intermittents du spectacle avant de l'avoir obtenue.

L'association n'a pas comme activité principale la réalisation de spectacles : GUSO obligatoire

Si l'association n'a pas pour activité principale l'organisation, l'exploitation, la diffusion ou la production de spectacles, elle doit passer par le Guichet unique des spectacles occasionnels (Guso).

Le Guso est un dispositif obligatoire qui permet aux associations qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle (artistes, ouvriers ou techniciens) d'effectuer en ligne l'ensemble des formalités liées à l'embauche et à l'emploi de ces salariés :

  • la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ;
  • la déclaration unique et simplifiée (DUS) ;
  • le paiement en une seule fois de l'ensemble des cotisations aux organismes de protection sociale.

Il évite à l'association d'avoir à adhérer aux six caisses de recouvrement et à effectuer le calcul des cotisations sociales, ce qui réduit le risque d'erreurs.

L'adhésion s'effectue en ligne. Une confirmation d'adhésion, un numéro de compte Guso et un code d'accès personnalisé à l'espace employeur sont ensuite fournis par courrier postal ou électronique.

Une fois munie de ces informations, l'association peut procéder, dans son espace employeur, à la déclaration préalable à l'embauche et à la déclaration unique et simplifiée qui a valeur de contrat de travail.

La déclaration doit ensuite être imprimée. Les 4 feuillets doivent être cosignés par le représentant de l'association employeur et par l'intermittent du spectacle :

  • le 1er feuillet est à envoyer au Guso avec le règlement des cotisations y figurant si l'association ne les paie pas par carte bancaire ou par prélèvement ;
  • les 2e et 3e feuillets sont à remettre au salarié avec son salaire net ;
  • le 4e feuillet est à conserver par l'association.

Que doit respecter le contrat de travail ?

Le contrat de travail doit être établi dans le respect de la loi et des dispositions de la convention collective applicable.

Une convention collective est un accord négocié entre employeurs et employés d'un secteur déterminé. C'est un document dont les dispositions s'appliquent obligatoirement à toutes les associations et entreprises du secteur, dès lors qu'elles sont plus favorables que la loi.

Si l'association a pour activité principale la production ou la diffusion de spectacles

Si l'association a pour activité principale la production ou la diffusion de spectacles (déterminée notamment par son objet social), le contrat de travail doit respecter les dispositions de la convention collective qui s'applique à elle (déterminable par son code APE/NAF ou par l'examen précis de son activité, chaque convention indiquant précisément à quels types d'activités ou de personnel elle s'applique).

Le nom de la convention collective applicable doit figurer sur le contrat de travail et le bulletin de salaire.

Les conventions collectives les plus répandues sont :

  • la convention « entrepreneurs de spectacles, artistes dramatiques, lyriques, chorégraphiques, variétés et musiciens » ou convention Tournées. Elle prévoit des salaires minimums pour les catégories d'artistes concernées (dramatiques, lyriques, chorégraphiques, variétés et musiciens) et précise le montant des indemnités journalières de déplacement. Elle ne couvre pas les personnels techniques et administratifs ;
  • la convention « entreprises privées de spectacles vivants » Des salaires minimums sont prévus pour toutes les catégories d'artistes ;
  • la convention « entreprises artistiques et culturelles » ;
  • la convention « chanson, variétés, jazz, musiques actuelles » ;
  • la convention « entreprises techniques au service de la création et de l'événement ».
Sachez qu'une association peut se trouver amenée à appliquer plusieurs conventions collectives, une même convention ne s'appliquant pas forcément à tout le personnel embauché pour le spectacle (notamment la convention Tournées).

Si l'association n'a pas pour activité principale la production ou la diffusion de spectacles

Une association qui n'a pas pour activité principale la production ou la diffusion de spectacles doit appliquer la convention collective à laquelle son activité principale la soumet, même si celle-ci n'a aucun rapport avec le spectacle.

Toutefois, si elle organise occasionnellement des spectacles vivants et recourt donc au Guso, elle doit faire bénéficier les artistes et techniciens qu'elle emploie d'une convention collective, relative au secteur du spectacle, même si elle n'en relève pas. Elles doivent faire référence à la convention dans le formulaire de déclaration d'emploi.

La déclaration des artistes

Si l'association ne recourt pas au chèque-emploi associatif ou au GUSO, qui permettent déjà de déclarer un salarié, elle va devoir effectuer une déclaration préalable à l'embauche auprès de l'URSSAF par voie électronique sur le site net-entreprises.fr ou sur le site mon.urssaf.fr

L'association doit également penser à :

  • se doter d'un numéro SIRET, si elle n'en a pas encore. L'immatriculation au répertoire des entreprises et des établissements "Sirene" doit être demandée au centre de formalités des entreprises (CFE) de l'Urssaf à laquelle sont versées les cotisations. Ce centre transmettra la demande à l'INSEE qui procèdera à l'inscription au répertoire et à l'attribution du numéro d'identification ;
  • tenir à jour le registre du personnel ;
  • faire passer au salarié embauché une visite d'information et de prévention (qui remplace la visite médicale d'embauche depuis le 1er janvier 2017) ;
  • si l'association embauche du personnel pour la première fois, déclarer cette embauche par lettre recommandée avec accusé de réception à l'inspection du travail.