Désigner les dirigeants d'une association loi 1901 : les formalités à respecter

Un dirigeant d'association nouvellement élu doit accomplir diverses formalités. Pour pouvoir aborder ses nouvelles fonctions sereinement, il doit également procéder à diverses vérifications.

Déclaration du nouveau dirigeant

Une déclaration doit être adressée dans les 3 mois au greffe des associations. La déclaration s'effectue soit en ligne, soit par courrier postal dans le département où l'association a son siège social :

  • à Paris, à la préfecture de police ;
  • dans les autres départements, au greffe des associations, situé en préfecture ou en sous-préfecture.

La décision de l'organe délibérant et une liste consolidée et à jour de l'équipe dirigeante doivent être jointes à la déclaration.

L'administration délivrera ensuite un récépissé de déclaration que le nouveau dirigeant pourra utiliser pour justifier ses fonctions auprès des tiers.

La mention du changement de dirigeant sur le registre spécial est facultative.

Vérifications à effectuer par le nouveau dirigeant

Pour pouvoir mener à bien ses nouvelles fonctions, le nouveau dirigeant doit :

  • prendre connaissance des pouvoirs dont il dispose ;
  • obtenir la restitution des documents relatifs à la gestion de l'association ;
  • faire mettre à jour par la banque la liste des personnes habilitées à faire fonctionner le compte bancaire de l'association ;
  • déterminer la situation financière de l'association.

Le nouveau dirigeant de l'association doit prendre connaissance de ses pouvoirs

Dans une association, ce sont les statuts et le règlement intérieur qui fixent l'essentiel des droits et obligations des dirigeants.

Les statuts peuvent limiter les pouvoirs des dirigeants. Par exemple, certaines dépenses peuvent nécessiter l'accord du trésorier et du président, la conclusion de contrats de travail peut exiger l'autorisation du conseil d'administration...

Cette précaution est d'autant plus importante que la responsabilité personnelle du dirigeant peut être engagée en cas de violation des statuts.

Par ailleurs, il est important de prendre connaissance de l'objet de l'association, le développement d'activités non prévues par les statuts pouvant encore une fois engager leur responsabilité personnelle.

Le nouveau dirigeant de l'association doit obtenir la restitution des documents relatifs à la gestion de l'association

La plupart du temps, les documents relatifs à la gestion de l'association sont conservés au domicile d'un des dirigeants. Le dirigeant qui lui succède doit faire en sorte de se faire remettre le registre des adhérents, le registre spécial prévu par la loi de 1901 ainsi que la comptabilité associative avec les relevés bancaires et les pièces justificatives.

S'il manque des éléments ou que les documents sont imprécis, il est recommandé au nouveau dirigeant d'établir une liste des documents remis puis de faire signer un procès-verbal de transmission des pièces et documents de l'association à l'ancien dirigeant. Cela permettra de limiter la responsabilité du nouveau dirigeant en cas d'erreurs ou de lacunes.

Si l'ancien dirigeant refuse de remettre les documents en sa possession, il faudra lui en demander la restitution par lettre recommandée avant de saisir la justice.

Faire mettre à jour par la banque la liste des personnes habilitées à faire fonctionner le compte bancaire de l'association

Lors du changement de dirigeant, il est essentiel de faire mettre à jour par la banque la liste des personnes habilitées à faire fonctionner le compte bancaire.

Les procurations des dirigeants sortants seront supprimées et les dirigeants entrant devront veiller à modifier les codes d'accès aux services de banque à distance.

Le nouveau dirigeant de l'association doit déterminer la situation financière de l'association

Lorsque l'association rencontre des difficultés, il peut être utile de diligenter un audit établissant la situation et le niveau de gravité des problèmes. Cela permettra au nouveau dirigeant de déterminer s'il est nécessaire de déclarer l'état de cessation des paiements.

Ce point est d'autant plus important que les dirigeants ne disposent que de 45 jours pour déposer au Greffe une déclaration de cessation des paiements. Au-delà, les dirigeants sont susceptibles d'engager leur responsabilité financière.