Conclure un bail professionnel : formalités à respecter

La conclusion d'un bail professionnel requiert l'exécution de diverses formalités.

Autorisation du bailleur si le professionnel est déjà titulaire d'un contrat de bail

Bail d'habitation

Si le professionnel a un bail d'habitation et qu'il désire exercer son activité professionnelle à son domicile, il doit nécessairement obtenir l'accord du propriétaire. Un avenant au bail (avec, éventuellement, un loyer plus élevé compte tenu du changement de destination) devra être signé.

Si le locataire souhaite utiliser la totalité des locaux pour sa profession, un bail professionnel devra être conclu.

Bail mixte

S'il s'agit d'un bail mixte que le locataire a jusqu'à présent affecté exclusivement à l'habitation, l'accord du propriétaire n'est pas exigé si une partie des locaux reste affectée à l'habitation, sauf clause contraire du bail.

Mais, si le locataire souhaite affecter la totalité des locaux à son usage professionnel, l'accord du propriétaire est obligatoire puisqu'un bail professionnel doit être signé.

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Vérification des clauses du prêt

Si l'acquisition du bien loué a été financée par un prêt, le propriétaire doit vérifier que le contrat de prêt ne contient pas de clause stipulant que le prêt est réservé à l'acquisition d'un bien à usage d'habitation. C'est notamment le cas des prêts conventionnés et des prêts épargne-logement.

Si c'est le cas, le bien ne peut pas être destiné à un usage professionnel, commercial ou industriel, sous peine pour le propriétaire d'avoir à rembourser la totalité du prêt sans pouvoir résilier le bail. Il risque donc de se retrouver avec un locataire professionnel en place jusqu'à la fin du bail et d'être obligé de rembourser immédiatement le capital emprunté pour acquérir le bien.

Vérification des clauses du règlement de copropriété

Pour que le propriétaire puisse conclure un bail professionnel, encore faut-il que le règlement de copropriété (ou de lotissement) autorise l'exercice d'une activité libérale dans les locaux loués. Il doit donc vérifier qui le règlement de copropriété contient des clauses restrictives relatives à l'exercice de la profession envisagée, et notamment :

  • une clause de limitation prévoyant les professions pouvant être exercées,
  • une clause de tolérance autorisant l'installation, à la condition que l'exercice professionnel ne nuise pas au voisinage,
  • une clause d'occupation exclusivement bourgeoise interdisant toute activité professionnelle dans l'immeuble.

Autorisation administrative si le professionnel désire affecter un logement à un usage professionnel

La transformation d'un local d'habitation en local professionnel nécessite une démarche administrative préalable.

L'autorisation de changement d'usage, régie par le code de la construction et de l'habitation, n'est obligatoire que dans les cas suivants :

  • le projet de transformation concerne un local d'habitation, c'est-à-dire toutes les catégories de logements et leurs annexes (y compris les logements-foyers, loges de gardien, chambres de service, logements de fonction, logements inclus dans un bail commercial et locaux meublés),
  • le logement est situé dans les communes de plus de 200 000 habitants et dans les départements des Hauts-de-Seine (92), de la Seine-Saint-Denis (93) et du Val-de-Marne (94), sauf dans les zones franches urbaines (ZFU).

Toutefois, l'autorisation de changement d'usage n'est pas requise lorsque l'activité professionnelle, y compris commerciale, est exercée par le ou les occupants ayant leur résidence principale dans le local et lorsqu'elle ne s'accompagne d'aucune réception de clientèle ni de marchandises.

Documents à faire réaliser

Diagnostics techniques

Un dossier de diagnostics techniques regroupant les constats et autres diagnostics relatifs au plomb, à l'amiante, aux termites (si le bien se situe dans une zone contaminée ou susceptible de l'être à court terme, identifiée par un arrêté préfectoral), à l'installation intérieure de gaz naturel, aux risques naturels et technologiques et à la performance énergétique doit être annexé au bail.

État des risques technologiques et naturels

Le propriétaire doit joindre au contrat de location un état des risques naturels et technologiques, si le bien loué est situé dans une zone couverte par un plan de prévention des risques technologiques ou par un plan de prévention des risques naturels prévisibles (feu de forêt, avalanche, mouvement de terrain...) ou dans des zones de sismicité définies par décret en Conseil d'État.

Ce document, datant de moins de 6 mois, doit être annexé au bail et lors de l'arrivée d'un nouveau locataire.

Par ailleurs, si le bien loué se situe à l'intérieur du périmètre d'un plan de prévention des risques naturels ou technologiques en zone sismique ou réglementée, il convient de remplir l'imprimé administratif « État des risques » et de l'annexer au contrat de bail. Un exemplaire sera annexé à chacun des originaux du bail destiné au bailleur et au locataire.

Enfin, si le local loué a subi un sinistre ayant donné lieu au versement d'une indemnité d'assurance, le bailleur est tenu d'informer, par écrit annexé au bail, le locataire de tout sinistre survenu pendant la période où il a été propriétaire de l'immeuble. L'indemnisation peut aussi bien concerner des catastrophes naturelles que des catastrophes technologiques.

Établissement d'un écrit

Le bail professionnel doit être établi par écrit (loi 86-1290 du 23 décembre 1986, art. 57 A). Le bail écrit peut prendre la forme d'un acte authentique ou d'un acte sous seing privé.

En pratique, le bail sera établi en deux originaux au moins, dont un pour le bailleur et l'autre pour le locataire. Lorsqu'un tiers se porte caution des engagements du locataire dans l'acte de bail, un troisième original sera établi ; pour un cautionnement établi sur un document séparé, une copie du bail y sera annexée.

L'enregistrement du bail professionnel auprès du service des impôts n'est pas obligatoire.

Publication au Service de publicité foncière des baux de plus de 12 ans

Si le bail a une durée supérieure à 12 ans, l'acte doit être obligatoirement publié au Service de publicité foncière du lieu de situation de l'immeuble pour être opposable aux tiers, et notamment à un éventuel acquéreur de l'immeuble. Dans ce cas, il doit être établi devant notaire.