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Le fichier des adhérents : droits et obligations



A DÉCOUVRIR

Le fichier des adhérents est un fichier ou un traitement informatique contenant des informations relatives aux adhérents d'une association loi 1901. Il est soumis à une réglementation très précise.



Quelles sont les informations pouvant être collectées dans le fichier des adhérents d'une association ?

L'association loi 1901 a le droit de collecter les informations nécessaires à :

  • l'établissement de statistiques ;
  • la réalisation d'une liste de membres ;
  • la gestion de l'association.

Cela exclue donc :

  • les données pouvant faire apparaître directement ou indirectement les opinions politiques, philosophiques, ou religieuses ; les appartenances syndicales, les mœurs ou encore les origines raciales des personnes concernées. Toutefois, l'association qui obtient l'accord écrit de chacun des individus concernés a l'autorisation de collecter ces informations ;
  • les informations relatives aux difficultés économiques ou sociales, à l'état de santé ou encore le numéro de sécurité sociale de ces personnes ;
  • les condamnations pénales.



Doit-on apposer une mention particulière sur les bulletins d'inscription ?

Si les données sont recueillies à l'aide de formulaires, de questionnaires…, les documents devront mentionner l'avertissement suivant :
"Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de notre association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser à ............. ..."


Déclaration du fichier des adhérents d'une association loi 1901

La loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 prévoit la déclaration des fichiers informatiques à la CNIL. Mais, depuis 2006, les associations sont dispensées de déclarer le fichier informatique de leurs adhérents ou de leurs donateurs, sauf si le fichier contient des données sensibles :

  • des informations faisant apparaître les origines raciales ou ethniques; les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ; l'appartenance syndicale ou des informations relatives à la santé ou à la vie sexuelle ;
  • les infractions et condamnations ;
  • des données relatives aux difficultés sociales et économiques des adhérents ou des donateurs ;
  • les numéros INSEE ou de sécurité sociale.

Cela vise les fichiers comportant des noms mais aussi ceux ne comportant que des informations permettant d'identifier un individu sans que son nom n'apparaisse. Il peut s'agir de fichiers ne comportant que des numéros de compte bancaire, des numéros de téléphone, des emails ou qui pourraient permettre d'identifier la personne concernée par recoupement avec d'autres fichiers.

Si vous comptez collecter des informations sensibles, vous allez devoir formuler une demande d'autorisation à la CNIL. La demande se fait sur son site internet.


Location et vente du fichier des adhérents d'une association loi 1901

L'association a le droit de vendre ou de louer le fichier des adhérents à condition qu'elle en ait informé préalablement les adhérents et qu'elle les ait mis en mesure de s'y opposer, notamment au moyen d'une case à cocher sur le bulletin d'adhésion:
« Vos coordonnées pourront être cédés à des partenaires commerciaux. Si vous ne le souhaitez pas, veuillez cocher la case ci-contre. ».


Droits et recours des personnes fichées dans le fichier des adhérents d'une association loi 1901

Les personnes fichées bénéficient d'un droit d'information, d'un droit d'opposition, d'un droit d'accès aux informations et d'un droit de rectification. Elles ont le droit de demander la communication des informations les concernant et, en cas d'inexactitude peuvent exiger qu'elles soient complétées, mises à jour, clarifiées, rectifiées ou effacées.

Si la personne fichée ne parvient à exercer son droit d'accès et de rectification ou que ses informations ont été louées ou vendues sans son accord, elle peut saisir la CNIL. Le plus souvent, la commission invitera l'association à régulariser sa situation. Si elle ne s'exécute pas, l'affaire pourra être transmise aux tribunaux et entraîner des condamnations pénales (amende ou peine d'emprisonnement pour les dirigeants).


Pendant combien de temps peut-on conserver les informations sur les adhérents de l'association loi 1901 ?

Les informations concernant un adhérent peuvent être conservées durant toute la durée de son adhésion. Dès sa démission ou sa radiation, elles devront être détruites, sauf accord exprès du membre sortant.


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