L'information juridique des entreprises, des associations, des salariés et des locataires

Le fichier des adhérents : droits et obligations


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

Le fichier des adhérents est un traitement informatique contenant des informations relatives aux adhérents d'une association loi 1901. Il est soumis à une réglementation très précise.

De quelle façon les informations du fichier des adhérents peuvent-elles être collectées ?

Pour pouvoir figurer dans le fichier des adhérents, les données personnelles doivent respecter cinq conditions :

  • être recueillies et traitées de manière loyale et licite ;
  • être collectées et mises à jour pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, par exemple la gestion des cotisations ;
  • être adéquates, pertinentes et non excessives compte tenu des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs ;
  • être exactes, complètes et, si nécessaire, mises à jour ;
  • être conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une période qui n'excède pas la durée nécessaire aux buts pour lesquels elles sont réunies et traitées.

L'inscription de données personnelles dans le fichier des adhérents nécessite par ailleurs le consentement préalable des personnes concernées, sauf si cette opération est rendue nécessaire par :

  • le respect d'une obligation légale à laquelle l'association est soumise, telles les obligations déclaratives en matière fiscale et sociale ;
  • l'exécution d'une mission de service public dont l'association est investie ;
  • la réalisation de l'intérêt légitime poursuivi par l'association (par exemple, prospection par une association à but caritatif ou à caractère politique).

Faut-il déclarer le fichier des adhérents d'une association à la CNIL ?

Dispense de déclaration à la CNIL

Les fichiers des membres et des donateurs peuvent être dispensés de déclaration à la CNIL si quatre conditions sont remplies :

  • la constitution du fichier poursuit certains buts déterminés,
  • les données personnelles recueillies sont limitées,
  • les données personnelles ne sont pas conservées après la démission ou la radiation, sauf accord exprès de l'intéressé,
  • les données personnelles ne sont communiquées qu'à certaines personnes.

Buts poursuivis par le fichier

Pour être dispensé de déclaration à la CNIL, l'établissement du fichier ne doit avoir que pour seul objectif :

  • l'enregistrement et la mise à jour des données personnelles nécessaires à la gestion administrative des membres et donateurs, notamment la gestion des cotisations ;
  • l'établissement de statistiques ;
  • la réalisation d'une liste de membres ou de contacts, en vue d'adresser convocations, bulletins et journaux ;
  • l'établissement d'un annuaire de membres, d'anciens élèves ou étudiants ;
  • la communication des opérations relatives à des actions de prospection auprès des membres, donateurs et prospects.

Nature des données personnelles recueillies

Seul le recueil de certaines données personnelles est dispensé de déclaration à la CNIL :

  • L’identité du membre : nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse, numéros de téléphone (fixe et mobile) et de télécopie, email.
  • L'identité bancaire pour la gestion des dons.
  • Les informations utiles à la vie associative : état des cotisations, position vis-à-vis de l’association, informations strictement liées à l'objet statutaire.
  • Les données de connexion (date, heure, adresse internet protocole de l'ordinateur visiteur, page consultée) uniquement pour calculer la fréquentation du site internet de l'association.

Durée limitée de conservation des données personnelles

Les données personnelles ne peuvent être conservées après la démission ou la radiation d'un membre, sauf accord exprès de l'intéressé.

En outre, les données issues d'un fichier loué ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la réalisation de la campagne de dons pour laquelle elles ont été louées.

Confidentialité des données personnelles

Le fichier des adhérents et des donateurs ne peut être consulté que par :

  • les personnes chargées par les statuts de la gestion de l'association ;
  • les candidats aux fonctions de dirigeant, afin d'envoyer leur profession de foi aux électeurs ;
  • les services de l'association chargés de l'administration et de la gestion des membres ;
  • les entreprises auprès desquelles l'association a conclu un contrat d'assurance ou de prévoyance, visant ses activités.

Si les personnes figurant dans le fichier en ont été informées et ont donné leur accord, ces données personnelles peuvent faire l'objet :

  • d'une diffusion sous forme d'un annuaire ;
  • d'une cession, location ou d'un échange à des fins de prospection, à l'exclusion d'opérations de prospection politique.

Déclaration ou autorisation la CNIL

La déclaration du fichier des adhérents est obligatoire lorsque les quatre conditions présentées précédemment ne sont pas respectées.

Une autorisation de la CNIL est cependant nécessaire lorsque le fichier des adhérents comporte certaines données sensibles :

  • les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l'appartenance syndicale ou des informations relatives à la santé ou à la vie sexuelle ;
  • les infractions, condamnations ou mesures de sûreté ;
  • la santé ou la vie sexuelle ;
  • les difficultés sociales et économiques des adhérents ou des donateurs ;
  • les numéros INSEE ou de sécurité sociale.

La procédure s'effectue en ligne, sur le site de la CNIL.

Exclure un adhérent

Des problèmes avec un adhérent ?

Les étapes à suivre pour vous séparer d'un adhérent conformément à la loi

TÉLÉCHARGER

Doit-on apposer une mention particulière sur les bulletins d'inscription ?

Si les données sont recueillies à l'aide de formulaires, de questionnaires..., les documents devront mentionner l'avertissement suivant :
"Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de notre association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser à ............. ..."

Location et vente du fichier des adhérents d'une association loi 1901

L'association a le droit de vendre ou de louer le fichier des adhérents à condition qu'elle en ait informé préalablement les adhérents et qu'elle les ait mis en mesure de s'y opposer, notamment au moyen d'une case à cocher sur le bulletin d'adhésion:
« Vos coordonnées pourront être cédés à des partenaires commerciaux. Si vous ne le souhaitez pas, veuillez cocher la case ci-contre. ».

Droits et recours des personnes fichées dans le fichier des adhérents d'une association loi 1901

Les personnes fichées bénéficient d'un droit d'information, d'un droit d'opposition, d'un droit d'accès aux informations et d'un droit de rectification. Elles ont le droit de demander la communication des informations les concernant et, en cas d'inexactitude peuvent exiger qu'elles soient complétées, mises à jour, clarifiées, rectifiées ou effacées.

Si la personne fichée ne parvient à exercer son droit d'accès et de rectification ou que ses informations ont été louées ou vendues sans son accord, elle peut saisir la CNIL. Le plus souvent, la commission invitera l'association à régulariser sa situation. Si elle ne s'exécute pas, l'affaire pourra être transmise aux tribunaux et entraîner des condamnations pénales (amende ou peine d'emprisonnement pour les dirigeants).

Pendant combien de temps peut-on conserver les informations sur les adhérents de l'association loi 1901 ?

Les informations concernant un adhérent peuvent être conservées durant toute la durée de son adhésion.

Dès sa démission ou sa radiation, elles doivent être détruites, sauf accord exprès du membre sortant.

Guides à télécharger

Nos services

Assistant-juridique.fr

Suivez-nous