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Le fichier des adhérents : droits et obligations


LES GUIDES JURIDIQUES DE L'ASSOCIATION

Le fichier des adhérents est un fichier ou un traitement informatique contenant des informations relatives aux adhérents d'une association loi 1901. Il est soumis à une réglementation très précise.



Quelles sont les informations pouvant être collectées dans le fichier des adhérents d'une association ?

L'association loi 1901 a le droit de collecter les informations nécessaires à :

  • l'établissement de statistiques ;
  • la réalisation d'une liste de membres ;
  • la gestion de l'association.

Cela exclue donc :

  • les données pouvant faire apparaître directement ou indirectement les opinions politiques, philosophiques, ou religieuses ; les appartenances syndicales, les mœurs ou encore les origines raciales des personnes concernées. Toutefois, l'association qui obtient l'accord écrit de chacun des individus concernés a l'autorisation de collecter ces informations ;
  • les informations relatives aux difficultés économiques ou sociales, à l'état de santé ou encore le numéro de sécurité sociale de ces personnes ;
  • les condamnations pénales.



Doit-on apposer une mention particulière sur les bulletins d'inscription ?

Si les données sont recueillies à l'aide de formulaires, de questionnaires…, les documents devront mentionner l'avertissement suivant :
"Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de notre association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser à ............. ..."


Déclaration du fichier des adhérents d'une association loi 1901

La loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 prévoit la déclaration des fichiers informatiques à la CNIL. Mais, depuis 2006, les associations sont dispensées de déclarer le fichier informatique de leurs adhérents ou de leurs donateurs, sauf si le fichier contient des données sensibles :

  • des informations faisant apparaître les origines raciales ou ethniques; les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ; l'appartenance syndicale ou des informations relatives à la santé ou à la vie sexuelle ;
  • les infractions et condamnations ;
  • des données relatives aux difficultés sociales et économiques des adhérents ou des donateurs ;
  • les numéros INSEE ou de sécurité sociale.

Cela vise les fichiers comportant des noms mais aussi ceux ne comportant que des informations permettant d'identifier un individu sans que son nom n'apparaisse. Il peut s'agir de fichiers ne comportant que des numéros de compte bancaire, des numéros de téléphone, des emails ou qui pourraient permettre d'identifier la personne concernée par recoupement avec d'autres fichiers.

Si vous comptez collecter des informations sensibles, vous allez devoir formuler une demande d'autorisation à la CNIL. La demande se fait sur son site internet.


Location et vente du fichier des adhérents d'une association loi 1901

L'association a le droit de vendre ou de louer le fichier des adhérents à condition qu'elle en ait informé préalablement les adhérents et qu'elle les ait mis en mesure de s'y opposer, notamment au moyen d'une case à cocher sur le bulletin d'adhésion:
« Vos coordonnées pourront être cédés à des partenaires commerciaux. Si vous ne le souhaitez pas, veuillez cocher la case ci-contre. ».


Droits et recours des personnes fichées dans le fichier des adhérents d'une association loi 1901

Les personnes fichées bénéficient d'un droit d'information, d'un droit d'opposition, d'un droit d'accès aux informations et d'un droit de rectification. Elles ont le droit de demander la communication des informations les concernant et, en cas d'inexactitude peuvent exiger qu'elles soient complétées, mises à jour, clarifiées, rectifiées ou effacées.

Si la personne fichée ne parvient à exercer son droit d'accès et de rectification ou que ses informations ont été louées ou vendues sans son accord, elle peut saisir la CNIL. Le plus souvent, la commission invitera l'association à régulariser sa situation. Si elle ne s'exécute pas, l'affaire pourra être transmise aux tribunaux et entraîner des condamnations pénales (amende ou peine d'emprisonnement pour les dirigeants).


Pendant combien de temps peut-on conserver les informations sur les adhérents de l'association loi 1901 ?

Les informations concernant un adhérent peuvent être conservées durant toute la durée de son adhésion. Dès sa démission ou sa radiation, elles devront être détruites, sauf accord exprès du membre sortant.

Les adhérents

A TÉLÉCHARGER

Réussir la création de son association loi 1901

Créer une association n'est pas toujours si simple que l'on peut le penser. Même si les formalités de création sont plus souples qu'une entreprise, de nombreux fondateurs rencontrent des difficultés lors de la création de leur association.

Réussir les assemblées générales de son association

Pour qu'une décision soit valablement adoptée par l'assemblée générale, il est nécessaire de respecter des règles strictes de convocation, de vote, voire de quorum, sous peine d'annulation de la décision prise.

Rémunérer les dirigeants d'une association

Sous certaines conditions, une association a la possibilité de rémunérer ses dirigeants sans pour autant prendre son caractère désintéressé.

Obtenir une subvention

La très grande majorité des subventions étant aujourd'hui attribuées afin de financer un objectif précis, l'association désireuse d'obtenir des fonds publics doit savoir présenter son projet et le mettre en cohérence avec les politiques du financeur.

Recevoir des dons

Sous certaines conditions, les particuliers et les entreprises qui effectuent des dons et versements aux associations peuvent bénéficier d'une réduction d'impôts.

Révoquer le dirigeant d'une association

Sauf disposition contraire des statuts, une association est parfaitement libre de révoquer à tout moment ses dirigeants. La révocation peut intervenir sans préavis, motifs et indemnité. Elle peut être décidée sur un incident de séance, sans avoir été inscrite à l'ordre du jour.

Modifier les statuts d'une association

L'adoption de la décision de modifier les statuts d'une association loi 1901 nécessite de respecter certaines obligations : existence ou non qu'un quorum, montant de ce quorum, mode d'adoption de la décision, majorité nécessaire pour adopter la décision… Une seule irrégularité peut venir invalider la modification des statuts.

Démission du dirigeant d'une association

Un dirigeant d'association peut à tout moment décider de mettre fin à son mandat. Afin de ne pas porter préjudice à l'association, il est préférable que le dirigeant démissionnaire respecte un délai de préavis, de façon à ce que l'association puisse lui trouver rapidement un successeur.

Rembourser les frais d'un bénévole

Un bénévole peut être amené à engager des frais sur ses propres deniers pour le compte de l'association. Le bénévole ayant supporté une dépense pour le compte de l'association peut légitimement demander à celle-ci le remboursement de ses frais.

Sanctionner et exclure l'adhérent d'une association

Sanctionner ou exclure l'adhérent d'une association nécessite de suivre un certain nombre de règles mises au point par les tribunaux.

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