Quelles règles une facture doit-elle remplir pour rendre la TVA déductible ?

Pour qu'une entreprise puisse exercer son droit à déduction de la TVA, la remise d'une facture est obligatoire.

Dans quels cas la remise d'une facture est-elle obligatoire ?

Règle applicable

L'article L 441-3 du Code de commerce prévoit que tout achat d'un produit ou toute prestation de services pour une activité professionnelle doit faire l'objet d'une facture établie en double exemplaire dont l'un est remis au client. En matière fiscale, la remise d'une facture est le document sur lequel sont basés l'exigibilité de la TVA et l'exercice du droit à déduction.

Attention, les tickets de cartes bancaires ou les relevés mensuels de la banque qui récapitulent les achats opérés avec ce moyen de paiement ne comportent pas la plupart des mentions obligatoires requises. Il ne peut, par conséquent, être envisagé d'admettre que ces documents constituent des factures permettant de justifier la déduction de la TVA.

Seules les opérations effectuées pour un autre assujetti, ou pour une personne morale non assujettie, qu'elles soient ou non exonérées de TVA, donnent lieu à facturation. Cette obligation ne vise donc pas les opérations réalisées avec un particulier, sauf si elles comportent l'exécution de travaux immobiliers (et que ces travaux immobiliers soient assortis ou non de vente).

Sanctions possibles

En l'absence de facture, le droit commercial instaure des sanctions importantes :

  • les personnes physiques peuvent subir une amende de 75 000 euros ou de 50% de la somme qui aurait dû être facturée,
  • les personnes morales peuvent être déclarées pénalement responsables et se voir infliger une amende de 375 000 euros ou se voir demander 250% de la somme qui aurait dû être facturée. L'exclusion des marchés publics jusqu'à 5 ans est également possible.
Le droit fiscal prévoit également ses propres sanctions.

De son côté, l'acheteur peut être recherché en responsabilité s'il n'a pas réclamé de facture à son fournisseur.

Ces obligations visent aussi bien les entreprises indépendantes que les entreprises liées. En effet, le fait d'appartenir à un groupe de sociétés ne dispense pas d'appliquer les règles légales même pour les factures entre sociétés du même groupe. Outre la facture, un contrat signé sera également nécessaire.

Quelles règles une facture doit-elle respecter ?

Moment de remise de la facture

En principe, la facture doit être remise dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services. Cependant, un différé général de facturation est admis s'il ne dépasse pas quelques jours que peuvent justifier les nécessités de la gestion administrative.

De plus, les entreprises qui réalisent des opérations fréquentes au profit d'un même client peuvent, dans certaines conditions, être autorisées à lui délivrer des factures périodiques ou récapitulatives. Cette faculté est réservée aux entreprises qui rencontrent un obstacle matériel à leurs obligations de facturation en raison de l'existence d'opérations très fréquentes, au profit d'un même client, au cours d'un même mois. Plusieurs conditions doivent alors être respectées :

  • la remise de bons de livraisons ou de fourniture de prestations numérotés de manière continue comportant certaines mentions,
  • l'émission de la facture périodique ou récapitulative au plus tard à la fin du mois civil au cours duquel le fait générateur de l'opération est intervenu.

Facture électronique

La remise d'une facture électronique est possible, à condition que l'entreprise soit obtienne un certificat électronique délivré par un prestataire agréé, soit utilise l'Echange de Données Informatisées (EDI).

Pour les factures sur support papier, un exemplaire doit être remis au client. Théoriquement, la remise d'un fax ou l'envoi de la facture par fichier Excel ou PDF via un email n'est pas valable.

Conservation en double

L'entreprise doit conserver un double de tous les documents émis. Mais l'administration fiscale admet que ce double puisse être uniquement électronique lorsqu'il présente des garanties suffisantes d'inviolabilité et de pérennité.