Le déroulement de l'entretien préalable

L'entretien préalable de licenciement doit se dérouler dans le respect de certaines règles mais la présence du salarié n'est pas obligatoire.

Quelles sont les conséquences de l'absence du salarié à l'entretien préalable de licenciement ?

Rien n'oblige le salarié à se rendre à l'entretien : son absence ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement.

L'absence du salarié ou de son assistant n'a aucune incidence sur la procédure. L'employeur n'est pas tenu de reconvoquer le salarié à un nouvel entretien, même en cas d'empêchement ou d'indisponibilité de son conseiller, et peut lui envoyer sa lettre de licenciement.

Quelles règles l'employeur doit-il respecter lors de l'entretien préalable de licenciement ?

L'employeur peut se faire représenter ou assister

L'employeur peut se faire remplacer par un salarié de l'entreprise à qui il a donné une délégation permanente pour embaucher et licencier le personnel, par exemple le directeur des ressources humaines, par le président du groupe ou par un autre salarié (chef de service, supérieur hiérarchique...). Un écrit n'est pas obligatoire.

L'employeur mais aussi se faire assister, mais uniquement par une personne appartenant à l'entreprise : supérieur hiérarchique du salarié, juriste salarié, salarié qui a constaté la faute... Il ne peut donc se faire assister par un huissier, un avocat, le responsable d'une entreprise sous-traitante ou un membre de sa famille.

Organiser un véritable entretien

L'entretien préalable doit se dérouler :

  • avec un seul salarié. L'entretien préalable a toujours un caractère strictement individuel, il est donc exclu pour l'employeur de convoquer à un entretien préalable commun, plusieurs salariés ayant commis la même faute et dont il envisage le licenciement ;
  • physiquement. Il ne peut être remplacé par une conversation téléphonique ou par des conversations informelles ;
  • dans une langue compréhensible par les deux interlocuteurs. Si le salarié maîtrise parfaitement une langue étrangère, l'entretien peut se tenir dans cette langue. Sinon, il faut faire appel à un interprète accepté par les deux parties.

Avancer les raisons de la décision envisagée

L'entretien a pour objet d'expliquer au salarié les motifs de la rupture afin que celui-ci puisse s'expliquer et éventuellement modifier l'appréciation de son employeur. La procédure est donc invalide si :

  • l'employeur ne précise pas au salarié les motifs de la décision qu'il envisage de prendre ;
  • la lettre de licenciement comporte un motif non énoncé lors de l'entretien ;
  • le salarié a été licencié pour des faits postérieurs à l'entretien préalable. Un nouvel entretien préalable doit dans ce cas être organisé.

Pendant l'entretien, le salarié est libre de présenter sa défense. Les propos qu'il tient ne peuvent constituer un motif de licenciement, sauf s'ils sont abusifs.

Comment prouver ce qui s'est dit pendant l'entretien préalable de licenciement ?

Il existe différentes manières de prouver ce qui s'est dit pendant l'entretien :

  • enregistrer l'entretien, si les deux parties l'acceptent ;
  • signer un compte rendu ;
  • faire établir une attestation par le conseiller qui a assisté le salarié durant l'entretien.

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